فلسفه 5 اس سنتی و نوین

هر خانواده ایرانی در پایان هر سال به خانه تکانی می‌پردازد. در جریان خانه تکانی ، کلیه اشیاء غیر ضروری از دسترس خارج می‌شود ، همی اشیاء و همه محلها تمیز می شوند و جای هر چیزی مشخص می‌شود. از آنجا که بهار ، آغاز سال و فصل زنده شدن دوباره طبیعت است ، ما هم سعی می‌کنیم روح تازه‌ای در زندگی خود بدمیم. اما این کار فقط یک بار در سال انجام می‌شود و پس از مدت کوتاهی دوباره این نظم به هم می‌ریزد و بی‌نظمی جای آن را می گیرد ، اشیاء کثیف می‌شوند و محلها گرد و غبار می‌گیرند. 5 اس سعی بر آن دارد تا روحیه بهاری را در محیط کار و کارخانه همواره حفظ کند. امروزه از اجرای 5 اس به عنوان روشی برای دستیابی به بهره‌وری بالاتر و کیفیت برتر استفاده می‌شود. با اجرای 5 اس از اتلاف هزینه و زمان ، کاسته و بر کمیت و کیفیت تولید افزوده می‌شود.

 
تعریف جامع 5 اس

5 اس یک تکنیک کاربردی است با استفاده از مشارکت ذهنی و عملی کلیه کارکنان جهت:

u    افزایش کیفیت محیط کار

u    افزایش بهره وری فرایندها

u    کاهش اتلاف ها ( MUDA)

 
هدف 5 اس

5 اسیک برنامه مشارکت سازمانی است جهت:

u    افزایش تعداد کارکنان با داشتن گرایشات کایزن

u    ایجاد گروههای کاری مؤثر از طریق مشارکت

u    توسعه تفکر مدیران و ناظران برای رهبری کاربردی

u    اصلاح زیرساختها برای ایجاد تکنولوژیهای پبشرفته کایزن

 
دلایل محبوبیت:

u    محیط کار پاکیزه و سازماندهی بهتر

u    ایمنی و تسهیلات بیشتر در بخش فروش و عملیات اداری

u    ملموس بودن نتایج برای همه چه از داخل و چه از خارج

u    خلق تفکر و ایده‌های جدید ناشی از مشاهده نتایج حاصله

u    ایجاد نظم و انظباط در افراد بطور طبیعی

u    احساس غرور در افراد در محیط کار

u    دریافت سفارشات جدید در نتیجه وجهه ممتاز شرکت

 
فواید : (PQCDSM)

u    بهره‌وری ،       Productivity

u    کیفیت ،                  Quality

u    هزینه ،                           Cost

u    تحویل ،               Delivery

u    ایمنی ،                       Safety

u    انگیزش ،           Motivation

5s
اصل 1- ساماندهی

ساماندهی ، مرتب ساختن اشیاء بر اساس قواعد معینی است . ساماندهی به معنای تشخیص ضروری از غیر ضروری ، اتخاذ تصمیمات قاطع و اجرای مدیریت اولویتها برای رهایی از غیر ضروریهاست . اولین قدم ، طبقه‌بندی اشیاء و کارها و دسته‌بندی آنها بر اساس اهمیت است . پس از آن لازم است با یک تصمیم‌گیری قاطعانه ، اشیاء غیر ضروری را از یکدیگر مشخص و جدا کنیم بدین ترتیب بررسی و ریشه‌یابی و تعیین علل اساسی مشکلات ، امکان پذیر خواهد شد .
 
الف : ساماندهی اولیه

1- شناسایی اقلام غیر ضروری

ابزار: چک لیست شناسایی اقلام غیر ضروری و عملیات آکافودا ( استفاده از برگه های قرمز و زرد)

تعریف : اقلام غیر ضروری اقلامی هستند که بیش از یک سال مورد استفاده قرار نگرفته اند و مورد نیاز نیستند.

2- طبقه بندی اقلام غیر ضروری

ابزار : مدیریت اولویتها

مدیریت اولویتها ، عبارتست از تعیین این که هر چیزی از چه اهمیتی برخورداراست و چند مرتبه استفاده می‌شود . سپس اشیای زاید از لیست کالاهای موجود حذف و دور ریخته می‌شوند . در همین حالا ، اشیای مورد نیاز طوری ذخیره می‌شوند که در هنگام نیاز بتوان در حداقل زمان به آنها دست یافت .

پس در مدیریت اولویتها باید به دو سؤال پاسخ داد .

-       هر چیز چند مرتبه در طول زمان معینی استفاده می‌شود ؟

- آیا محل معین و مناسبی برای آن وجود دارد تا به سادگی در دسترس قرار گیرد ؟

نحوه اجرا: یک مکان مناسب برای این اقلام در نظر گرفته شده و تمام اقلام به این محوطه انتقال می یابد. واحدهای مختلف از اقلام بازدید کرده و اقلام مورد نیاز خود را شناسایی و لیست می کنند.اقلام باقیمانده مطابق جدول پیوست طبقه بندی و وارهایی می شوند.

3- وارهایی اقلام غیر ضروری

ابزار : استانداردهای وارهایی

برای خلاصی از دست اشیاء غیر ضروری ، عملیاتی باید صورت گیرد که شامل موارد زیر است :

1-تعیین اهداف و محدوده عملیات (چه مکانهایی ، چه اشیایی و تا چه حد باید تحت پوشش عملیات پاکسازی قرار گیرد ؟)

2-کسب آمادگیهای لازم- در این مرحله باید به سؤالات پنج (چ) و یک (ک) پاسخ داد :

چه کسی مسئول چه کاری است ؟ چه وقت ؟ چطور ؟ چرا ؟ کجا ؟

لازم است تمام جزئیات کار از قبیل چگونگی حمل اشیاء زاید به خارج از محیط کار ، همه مسایل مربوط به ایمنی و غیره مورد بررسی قرار گیرد .

3-آموزش لازم به افراد برای تشخیص غیر ضروری‌ها – افراد باید به نحو مطلوب در رابطه به موارد زیر آموزش ببینند .

3-1- بررسی قفسه‌ها و گنجه‌ها خصوصا قسمتهای عقب و بالای آنها

3-2- بررسی گذرگاهها و گوشه و کنارها

3-3- بررسی محل نگهداری لوازم تولید و نگهداری قطعات در دست ساخت . لازم است اصل (هر چه زودتر می‌آید ، زودتر می‌رود )پس از مرحله اول پاکسازی ، همواره اجرا شود ، تا اشیاء در محوطه پشت ماشینها و زیر چرخهای دستی و غیره جمع نشود .

3-4- بررسی محل نگهداری مته‌ها ، ابزارها ، آچار‌، گیره و وسایل اندازه‌گیری .بررسی دقیق ،از تجمع بیش از حد این لوازم و یا نگهداری قطعات شکسته آنها جلوگیری می‌کند اشیاء زاید را دور بریزید .

3-5- بررسی محل نگهداری قطعاتی که ممکن است در آینده مورد استفاده قرار گیرند. این بررسی نشان خواهد داد بسیاری از اشیاء برای مدتهای زیادی بدون هیچگونه نیازی جمع‌آوری شده و باعث شده‌اند که برای یافتن یک شی ضروری، همه اشیاء به دفعات زیر و رو شوند.

3-6- بررسی کنار ستونها زیر پله‌ها

3-7- ماشینهای دستی، چهارپایه‌ها، قوطی‌ها، چرخهای دستی، بلبیرینگ‌ها، سیمهای رابط، سوئیچها، لوله‌هایی که برای روز مبادا ذخیره شده‌اند، معمولا بدون استفاده باقی می‌مانند آنها را دور بریزید.

3-8- بررسی کف طبقات، روی زمین‌، پارتیشنها- بسیاری از اشیاء به علل گوناگون به زمین می‌افتند و یا روی زمین می‌افتد اما دیگر کسی آنها را بر نمی‌دارد.

3-9- بررسی انبارها و اطاقکها – این مکانها معمولا مملو از اشیلء اضافی است.

3-10- دیوارها و تابلوهای اعلانات- اینمحلها پر از اعلانات قدیمی و مطالبی که اهمیت خود را در طول زمان از دست داده‌اند.

3-11- بررسی کناره حفاظها، نرده‌ها، دیوارهای بیرونی، اطراف ناودانها، خلاصی از دست اشیاء زائد و بازگرداندن زیبایی به محیط کار.

4-تعیین معیارها و موازین لازم برای تعیین علل نگهداری یا دور ریختن اشیاء . این مرحله شامل انجام مواردی از قبیل موارد زیر است :

4-1- تهیه فهرست همه اشیاء غیر ضروری خارج شده از محیط کار

4-2- تعیین مقدار (اندازه، وزن، حجم… ) اشیاء خارج شده

4-3- پاسخ به سؤالات زیر :

4-3-1- آیا اشیاء مورد نظر باید دور ریخته شوند؟

4-3-2- آیا آنها را باید در انباری دورتر از محل فعلی ذخیره کرد؟

4-3-3- آیا در جای دیگری به آنها نیاز داریم؟

4-3-4- آیا باید تعمیر شوند؟

تذکر : نکته مهم عبارتست از (تصمیم دقیق و اجرای قاطع آن)

5-انجام بازرسی و ارزیابی توسط مدیریت، ارائه پیشنهادهای اصلاحی

در این مرحله، مدیریت از کارگاه بازدید می‌کند، پیشرفت موجود را بررسی کرده و پیشنهادهای اصلاحی می‌دهد، بهتر است مدیریت، در هر کارگاه، حداقل یک یا دو قفسه را باز کرد، از فرد مسئول بخواهد که اشیاء را بیرون بیاورد و سپس برای برگرداندن وسایل به قفسه از وی توضیح بخواهد . اشیایی که دلیل قانع کننده‌ای برای بازگشت آنها وجود ندارد، نباید به محل اولیه بازگردند.

4 – شناسایی و حذف علل ایجاد اقلام غیر ضروری

ابزار : نمودار استخوان ماهی

مثال:

-       تغییر در طرح تولید و فروش

-       سفارشات اضافی

-       فقدان کنترل کیفی

-       فقدان کنترل کمی

-       انتخاب نادرست محل انبارها و روشهای ضعیف انبارداری

-       سیستم نادرست ورود و خروج کالا

-       ماشینها و تجهیزات قدیمی و متروک

-       حمل و نقل نادرست

-       تولید اضافی

 
ب: ساماندهی روزانه

مراحل فوق در دستور کار روزانه کلیه کارکنان قرار می گیرد.
اصل 2- نظم و ترتیب

نظم و ترتیب یعنی قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب یا به ترتیب مطلوب به نحوی که بتوان به بهترین وجهی از آنها استفاده کرد . نظم و ترتیب ، روشی است برای یافتن و به کار بردن اشیاء مورد نیاز ، بدون اتلاف وقت در اثر جستجوهای بیهوده . با طراحی یک سیستم نظم و ترتیب سعی می‌شود هر چیز با توجه به کار کرد آن و با در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و معلوم قرار گیرد تا نیازی به جستجو و زیرورو کردن همه چیز نباشد . قواعد اصلی به منظور تعیین کارکرد اشیاء جهت برقراری سیستم نظم و ترتیب به قرار زیر است :

-اشیایی را که استفاده نمی‌کنیم ، دور می‌ریزیم

- اشیایی را که استفاده نمی‌کنیم اما ممکن است در آینده مورد استفاده قرار گیرند ، در جایی دور از دسترس قرار می‌دهیم

- اشیایی را که به ندرت استفاده می‌کنیم ، در جایی دور از دسترس نگه می‌داریم

- اشیایی را که گهگاه استفاده می‌کنیم ، در محل کار قرار می‌دهیم

- اشیایی را که غالبا استفاده می‌کنیم ، در محل کار قرار می‌دهیم یا با خود حمل می‌کنیم

هدف از نظم و ترتیب ، نهایتا در اختیار داشتن و دسترسی به اشیاء مورد نیاز در زمان ، مکان و به تعداد مورد نظر است برای دستیابی به هدف ، سوالات زیر در مورد هر یک از اشیاء باید پرسیده شود : چه چیز - چه وقت - چرا - چه کسی - چطور - کجا ، پنج(چ) و یک (ک)

1-  شناسایی اقلام ضروری

اقلام باقیمانده از مرحله ساماندهی هستند.

2-  تعیین تناوب استفاده و مقدار مورد نیاز

ابزار : چک لیست شناسایی اقلام ضروری

3-  تعیین مکان و نحوه چیدمان با توجه به بند قبل

ابزار : مطابق هفت اصل نظم و ترتیب

4-  نشانه گذاری جهت رعایت محلهای استقرار

نکته : برچسب گذاری کامل در گام چهارم صورت خواهد گرفت.

 
هفت اصل نظم و ترتیب

1-   برای انبار کردن و ذخیره کردن اقلام از روش اولین وارده – اولین صادره (FIFO ) پیروی نمائید.

2-   برای هر یک از اقلام، مکان مشخصی در نظر بگیرید.

3-   کالاها و اقلام و محل قرار گرفتن آنها باید به طور سیستماتیک نشانه گذاری شود.

4-   اقلام و اشیاء را طوری قرار دهید که با صرف حداقل زمان ممکن، قابل دسترسی باشند.

5-   اقلام و اشیاء را طوری قرار دهید که به آسانی قابل دسترسی و استفاده باشد.

6-   ابزار و وسایل انحصاری و ویژه را از وسایل عادی مجزا نمایید.

7-   ابزار و وسایلی را که مرتبا مورد استفاده قرار می گیرد در نزدیکی کاربران قرار دهید.

 
اصل 3- پاکیزه سازی

پاکیزه سازی به معنای تمیز ساختن اشیاء است . پاکیزه سازی از دیدگاه عملیاتی به معنای دور ریختن زواید ، پاکیزه ساختن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی ، و به طور کلی عبارت از بازرسی کامل همه چیز است . هر چه دقت و سخت‌گیری بیشتری در پاکیزه سازی و مقررات مربوط به آن داشته باشید ، مشکلات و اشتباهات کمتری در امر کنترل کیفیت خواهید داشت . پاکیزه‌سازی، تنها به معنای تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست ، بلکه به همراه تمیز ساختن ، همه مکانها و اشیاء و دستگاهها مورد بازرسی و بازبینی وتحت کنترل قرار گرفته و اطلاع کاملی از وضعیت فعلی و نیازهای احتمالی آینده حاصل خواهد شد .

 
الف : پاکیزه سازی اولیه

1-  انجام نظافت بزرگ

محدوده: در کف کارخانه، راهروها ، محیطهای عمومی و ماشین آلات و ابزارها و …

نکته: تغییرات اساسی در کف و سقف سالنهای تولیدی اگر در برنامه کارخانه باشد، بایستی قبل از پاکیزه سازی اولیه انجام گردد.

2- شناسایی و حذف علل آلودگیها

راه اصولی جلوگیری از آلودگی محیط این است که علل ایجاد آلودگی را یافته و از بین ببریم نه آنکه فقط با معلول و نتیجه دست و پنجه نرم کنیم . علاوه بر استفاده از لیستهای کنترل ، لازم است مراحلی را در ردیابی و یافتن منشا آلودگیها اجرا کنیم .

برای ردیابی و یافتن علل آلودگیها دو نکته را باید بررسی کرد:

- شناسایی آلودگی، محل و نوع آن

- جستجو برای یافتن علل آلودگیها

(مطابق جدول علل آلودگیها)

ردیابی علمی آلودگیها مستلزم پرسیدن سؤالات زیر است :

-آلودگی چیست؟

-چرا آلودگی مسئله ساز است؟

-وجود آلودگی تا چه میزان قابل اغماض است؟

برای پاسخ به سؤالات فوق لازم است فعالیتهای زیر انجام شود :

-نوع آلودگیها را مشخص کنید (تهیه برچسبها بر روی محلهای آلوده، وضعیت، مقدار و … )

-جدولهایی را برای تعیین دقیق آنها طراحی کنید.

-طرح اجرایی مقابله با آلودگیها را تهیه کنید.

طرح اجرایی مقابله با آلودگیها شامل دو فعالیت عمده است :

-جلوگیری از تجمع آلودگیها

-جمع آوری و حذف

(مطابق جدول حذف آلودگیها )

 
ب: پاکیزه سازی روزانه و دوره ای

ابزار:   - تهیه و اجرای آیین نظافت

- لحاظ کردن پاکیزه سازی در سرویسهای روزانه و دوره ای ماشین آلات

 
اصل 4- استاندارد سازی

در استاندارد سازی ، سعی بر آن است که اولا با دیدار از اشیاء ، ماشین آلات ، محلها و افراد ، ‌ بر تولید ، کیفیت ، ایمنی و تقریبا هر چیز دیگر نظارت کامل اعمال شود . ثانیا سعی می‌شود که مقررات خاصی را برای اجرای فعالیتها و بازبینی‌ها و خصوصا سه مورد ساماندهی ، نظم و ترتیب و پاکیزه‌سازی وضع و همواره اجرا شود تا امور در اسرع وقت و با دقت کامل انجام شوند .

هدف حفظ سطح نتایج حاصله از 3 گام نخست است بوسیله:

1-استاندارد کردن مراحل

ابزار: تهیه آیین نامه‌ی اجرایی 5 اس

2-استانداردسازی محیط کار

ابزار:

-       مدیریت دیداری

مثال: برچسب گذاری، تابلوها، علائم، خط کشیها

-       مدیریت رنگها

مدیریت رنگها عبارتست از انتخاب رنگهای معینی برای محیطهای مختلف و نیز طراحی برچسبهایی بارنگهای مختلف برای مشخص کردن ، دستگاههای حساس ، خراب ، ضروری ‌دارای اولویت و غیره

مثال: استفاده از استاندارد JIS-Z 9102 (استاندارد رنگ سیستم لوله کشی)

3- کنترل و نظارت بر اجرا

در انتهای هر گام 5 اس و به صورت دوره ای پس از استقرار نظام 5 اس ممیزی توسط کمیته ممیزین صورت می گیرد.

ابزار: چک لیست های ممیزی 5 اس

 
اصل 5- انضباط

انضباط به معنای آموزش افراد و آگاه کردن آنها از مقررات و ایجاد توانایی لازم برای انجام امور به طریقی مطلوب و مناسب در کارکنان مؤسسات و شرکتها است . به عبارت دیگر ، انضباط به معنای ایجاد عادات صحیح به جای عادات نادرست است . اجرای دقیق مقررات به صورت یک فرهنگ در محیط کار امری الزامی است که برای دستیابی به آن می‌توان از گردهمائی‌ها ، تکرار شفاهی‌جلسات کوتاه آموزشی روزانه با حضور فعال و کامل همه افراد استفاده کرد .

هدف حفظ و ارتقای نظام 5 اس است بوسیله‌ی:

-       شکل‌گیری عادات و تغییرات فرهنگی

-       آموزش مستمر و اثربخش

-       ایجاد روحیه‌ی مشارکت

-       ایجاد تعهد در کارکنان

-       ایجاد رقابت بین کمیته‌های اجرایی

-       ایجاد انگیزش (مادی و معنوی)

نحوه‌ی ارتقاء

u    طرحهای ارزیابی و تشویقی5 اس را تهیه نمائید.

u    رقابتهای درون واحدی را برای حفظ و استمرار فعالیت‌ها سازماندهی کنید.

u    به گروهها و افرادی که تمرینهای 5اس را بدرستی اجرا می‌‌کنند، متنا وبا جوائزی اهداء نمائید.

u    بازدیدهای مطالعاتی از سایر شرکت‌های اجرا کننده 5 اس را انجام دهید تا با تبادل ایده‌ها و نقطه نظرات ، زمینه لازم برای کمک به اجرای اصلاحات فراهم شود.

رقابتهای درون شرکتی 5 اس را برای جلوگیری از بازگشت به عقب و ارتقاء بیشتر در دستور کار قرار دهید.