اصول ممیزی چیست؟
اصول و فعالیتهای ممیزی
ممیزی در ایزو 9000-2005 به عنوان یک فرایند نظاممند، مستقل، و مستند برای به دست آوردن مدارک ممیزی و ارزیابی عینی آنها و به منظور تعیین حدود اجرای معیارهای ممیزی تعریف شده است. بنابر این، ممیزی فرایند مستندسازی است که در برنامهریزی، اجرا، تهیه گزارش و مراحل تکمیلی انجام میگیرد. اساس ممیزی بر روشهای نوشتهشدهای است که از قبل در طول مرحلهی طرحریزی تدوین میشود تا از انجام الزامات و به دست آوردن اهداف در تمام یک ممیزی اطمینان حاصل شود. ممیزی همچنین، توسعهی عناصر لازم نظام مدیریت، انجام مستندسازی و اجرای مؤثر آن را مورد خطاب قرار میدهد. بنابر این، ممیزی شامل قضاوتهایی در وضعیت جاری، مستندسازی، و اجرای مؤثر عناصر قابل اجرا در نظام مدیریت میشود. یک نظام ممیزی کیفیت عملاً دارای چهار مرحله اصلی برنامهریزی مقدماتی، اجرا، گزارش و فعالیتهای تکمیلی است که به اختصار به آنها میپردازیم.
اجرای ممیزی
اولین فعالیت در محّل برگزاری ممیزی، جلسه افتتاحیه است که در آن افراد گروه ممیزی و مدیریت سازمان معرفی میشوند. در این جلسه، برنامه کار، حدود، اهداف، الزامات، مناطق و روشهای ممیزی باید مورد بحث قرار بگیرند و در انتها تأیید شوند. سرانجام، جدول زمانی برای اجرای ممیزی به همراه جلسههای گروه ممیزی و جلسههای کوتاه دیگر تنظیم میشود و اقدامات لازم باید برای نیازهای اداری و تسهیلاتی صورت گیرد و هرگونه مستندات و مراجع اضافی مورد نیاز باید درخواست شود. در جدول زمانی یک تاریخ نیز برای جلسه اختتامیه تنظیم میشود.
همزمان با انجام کار ممیزی، سرممیز باید روزانه با گروه ممیزی ملاقات داشته باشد و یافتهها و مشاهدههای آنها را مورد بحث و گفتگو قرار دهد و از انجام وظایف محوله به آن اطمینان حاصل نماید. جلسههای کوتاه روزانه باید با مدیریت صورت پذیرد تا یافتهها مورد بحث قرار گیرند و همچنین فرصتهایی برای توضیح، دفاع و چارهجویی فراهم آید. ممیزان باید مشاهدهها و یافتهها را مستند کنند، که این شامل تأیید راهنماها و مدیریت یا کارکنان عملیاتی که یافتهها را در آن واحد گزارش نمودهاند نیز میشود.
گزارش:
علاوه بر جلسههای کوتاه با مدیریت، اولین گزارش کامل شده از نتایج ممیزی باید توسط سرممیز در جلسه اختتامیه ارائه شود. در این ارتباط، نتایجی که توسط سرممیز در جلسههای گروهی ثبت و خلاصه شدهاند باید به صورت شفاهی و کتبی ارائه شوند. توافق و تعهد مدیریت باید برای اقدامات اصلاحی مشخص به دست آید تا نامنطبقها در یک چارچوب زمانی توافقی تصحیح گردند.
گزارش کامل رسمی باید توسط سرممیز تنظیم و به موکل تحویل داده شود. این امر باید به فاصله کوتاهی بعد از جلسه پایانی صورت گیرد و تمام یافتههای مربوط که با مدارک عینی حمایت میشوند و توسط ممیزان جمعآوری شده است، باید ضمیمه شوند. تأیید انتشار گزارش، اگر لازم باشد، باید با اجازه طرفهای ذینفع باشد. فعالیتهای اصلاحی مورد انتظار باید در گزارشی کاملاً روشن و واضح برای مدیریت ترسیم گردد و تکمیل فعالیتهای اصلاحی به وسیلهی سازمان باید به اطلاع ممیز برسد.
پیگیری:
اجرای اقدامات اصلاحی و تهیه جوابیه به ممیزی سازمان، اولین فعالیت کارهای تکمیلی خواهد بود. فعالیتهای اصلاحی ممکن است انجام یا حداقل قبل از دریافت گزارش ممیزی شروع شده باشد. در این ارتباط، راهحلهای اصلی باید تا حد امکان زود صورت گیرد و اگر این امر امکان پذیر نباشد یک راه حل موقتی برای ارائه یک راه حل کاملتر در آینده نزدیک باید انجام پذیرد. مسئولیت مدیریت این است که علل ریشهای عدم انطباقهای گزارش شده را پیدا نماید تا به صورت کامل و مناسب با آن مشکل برخورد شود.
فعالیتهای تکمیلی سرممیز شامل مرور و ارزیابی نتایج حاصل از فعالیتهای اصلاحی انجام شده نیز میشود. تعیین اثر بخشی اقدامات اصلاحی باید جداً مورد نظر قرار گیرد و در صورت نیاز جدول زمانی ممیزی بعدی تنظیم شود تا صحت و سقم اجرای مؤثر کارهای اصلاحی مشخص شود. ممیزی تکمیلی ممکن است موشکافانهتر و خلاصهتر از ممیزی اولیه باشد و در آن توقف و یا ادامه اقدامات اصلاحی درخواست گردد. زمانیکه فعالیتهای اصلاحی به صورت مطلوب انجام پذیرفت، فرایند ممیزی پایان میپذیرد. آنگاه برای اطمینان از اینکه نظام کیفیت تحت هیچ تغییر عمده که باعث تنزل درجهی کیفیت شود قرار نگرفته است، در رابطه با بازدیدهای نظارتی یک قرارداد بین طرفین منعقد میشود.