اصول مستندسازی در نظام مدیریت کیفیت
الزامات مستندسازي
مديريت بايستي مستندات و از جمله سوابق مرتبط مورد نياز براي ايجاد، بكارگيري و برقرار نگهداشتن سيستم مديريت كيفيت و همچنين براي پشتيباني از اجراي اثربخش و كاراي فرآيند هاي سازمان را مشخص كند. ماهيت و گستره مستندات بايستي الزامات مربوط به قرارداد ها، قوانين و مقررات و همچنين نيازها و انتظارات مشتريان و ساير طرف‌ هاي ذينفع را برآورده نموده و متناسب با سازمان باشد. مستندات مي‌تواند به هر شكل يا نوع از هر رسانه متناسب با نيازهاي سازمان باشد. به منظور فراهم نمودن مستنداتي كه بتوانند نيازها و انتظارات طرف ‌هاي ذينفع را برآورده سازد مديريت بايستي موارد زير را مورد توجه قرار دهد:
    الزامات قراردادي از جانب مشتري و ساير طرف ‌هاي ذينفع
    پذيرش استاندارد هاي بين ‌المللي، ملي، منطقه ‌اي و بخش ‌هاي صنعتي
    الزامات مربوط با قوانين و مقررات ذيربط
    تصميمات اتخاذ شده توسط سازمان
    منابع اطلاعاتي برون سازماني مرتبط با ارتقاي شايستگي سازماني
    اطلاعات مربوط به نيازها و انتظارات طرف ‌هاي ذينفع

اهداف اصلي مستندسازي در يك سازمان
    تبادل اطلاعات
    ارائه شواهد دال بر انطباق
    انتقال تجارب
از سوی دیگر، گستره مستند سازي سيستم مديريت كيفيت در هر سازمان مي‌تواند به دلايل زير متفاوت باشد:
    ‌اندازه سازمان و نوع فعاليت آن
    پيچيدگي فعالیت¬ ها، فرآيند ها و تأثيرات متقابل آن ها
    صلاحيت نيروي انساني(با توسعه شایستگی کارکنان، سطح مستندات سازمان کم ¬تر می¬گردد).

مستند سازي مي ‌تواند بر روي هر واسطه اطلاعاتي صورت پذيرد. كليات مستند سازي سيستم مديريت كيفيت بايد شامل موارد زير باشد:
    خط مشي كيفيت و اهداف كيفيتي مدون شده 
    نظامنامه كيفيت 
    روش ‌هاي اجرايي مدوني كه از طرف استاندارد بين المللي الزام شده ‌اند
    سوابق كيفي
    قوانین و دستورالعمل ها.
نظام ¬نامه (Manual): سندی است که سیستم مدیریتی یک سازمان را تشریح می نماید. نظام¬ نامه کیفیت یک سازمان معرفی اجمالی از مجموعه فرآیند ها و فعالیت هایی است که سازمان در راه شکل دهی و تکوین کیفیت به عبارتی بهتر، به منظور مدیریت کیفیت انجام می دهد. حدود جزئیات مربوط به این فعالیت ها و نیز نحوه نگارش، فصل بندی و قالب عمومی آن بستگی به نوع سازمان، گستردگی آن، فصل بندی، همچنین قالب عمومی آن بستگی به نوع سازمان، گستردگی آن، پیچیدگی فعالیت های سازمان و به سلیقه و تصمیم گیری سازمان بستگی دارد.
روش اجرایی (Procedure): سندی که راه و روش مشخص جهت انجام یک فرآیند را بیان می کند.
دستورالعمل کاری (Working Instruction): سندی است که چگونگی انجام یک وظیفه را توسط افراد تشریح می کند.
سابقه (Record): سندی که نتایج بدست آمده در آن ذکر شده و شواهدی دال بر انجام فعالیت را فراهم می آورد.
 يادآوري1: نظام نامه كيفيت سازمان بايد الزامات خاص مشتري را شامل شود.
يادآوري2: در تدوين روش هاي اجرايي بايد كليه فعاليت ها و مسئول اجراي آن ها به روشني مشخص شده باشند.
يادآوري3: روش هاي اجرايي بايد دستورالعمل ها را شامل شده و يا در آن به دستورالعمل هايي اشاره شده باشد.
يادآوري4: در دستورالعمل ها بايد روش انجام كار به‌ روشني توضيح داده شود و تا حد امكان از ارجاع دادن به مدارك ديگر خودداري شود.
كنترل مستندات
مستنداتي كه در سيستم مديريت كيفيت الزام شده‌اند بايد تحت كنترل باشند. يك روش اجرايي مدون بايد براي تعريف كنترل ‌هاي مورد نياز زير اجرا گردد:
    تصويب مستندات از نظر تناسب آن ها، پيش از انتشار 
    بازنگري و به روزآوري (بر حسب تغييرات و وضعيت ويرايش جاري مستندات مشخص شده‌ باشند)
    حصول اطمينان از اينكه تغييرات و وضعيت ويرايش جاري مستندات مشخص شده‌اند.
    حصول اطمينان از اينكه ويرايش ‌هاي معتبر مستندات در مكان استفاده در دسترس مي ‌باشند.
    حصول اطمينان از اينكه مستندات با منشاء برون سازماني، مورد شناسايي قرار گرفته ‌اند و توزيع آن ها تحت كنترل است.
    حصول اطمينان از اينكه مستندات غير معتبر مورد استفاده ناخواسته قرار نمي‌گيرند و در صورتيكه به هر دليلي نگهداري شوند، به نحو مناسبي مورد شناسايي قرار مي‌گيرند.

مزایای اجرای مستند سازی:
    مستند سازی مناسب این امکان را پدید می آورد تا بعد از انجام یک فرآیند یا اقدام چگونگی اجرای آن را بررسی نمایند. به عبارتی این کار، ممیزی و ارزیابی خدمات را تسهیل می کند.
    هر گاه مستند سازی به عنوان رویه ای ثابت در اجرای کارها نهادینه شود، هنگام بروز مشکلات احتمالی، با رجوع به آن مستندات می توان به راحتی به جستجوی علل و عوامل اصلی پیش آمدن آن مشکل پرداخت.
    مستند سازی پیوسته و همزمان با مراحل مختلف اجرای کار زمینه بروز اختلافات در زمینه ارتباطات کاری بین پرسنل را از بین می برد.
    با پیشرفت کار، سازمان قادر نیست تا این حجم عظیم اطلاعات را در ذهن خود نگهداری کند، بنابراین ثبت و ضبط اطلاعات و تلخیص و تجزیه و تحلیل و در نهایت بایگانی آن ها از مفقود شدن اطلاعات مهم جلوگیری می کند.
    در صورت رخ دادن تغییر و تحول و جابه جایی پرسنل، امکان پیگیری کار توسط دیگران را میسر می نماید.
    مستند سازی همزمان ابزاری کارا برای مطلع نمودن قسمت های مختلف سازمان از وضعیت کار بوده و تعداد جلسات مورد نیاز برای ایجاد ارتباطات شفاهی را کاهش می دهد.