یکی از حوزه‌های 10 گانه دانش در استاندارد PMBOK که در استاندارد مدیریت پروژه، ISO21500، از آنها به عنوان گروه‌های موضوعی یاد می‌شود، حوزه منابع (Resource) است. طبق بند 4-2-3-5 استاندارد ISO21500، گروه موضوعی منابع شامل فرآیندهایی است که برای شناسایی و به دست آوردن منابع مناسب پروژه از جمله افراد، امکانات، تجهیزات، مواد، زیرساخت‌ها و ابزارها الزامی هستند.

از جمله مواردی که تفاوت‌های پروژه‌ها را رقم می‌زنند، منابع بهره‌برداری شده آنها هستند. بر اساس استاندارد ISO21500، تیم پروژه باید دسترسی به منابع را به عنوان یکی از عوامل تاثیرگذار بر عملکرد و موفقیت پروژه در نظر بگیرد.

علاوه بر این، بر اساس بند 3-11 استاندارد ISO21500، اقلام تحویلی پروژه باید الزامات پروژه را برآورده کنند و با همه محدودیت‌های تعیین شده از جمله منابع پروژه مانند افراد، امکانات، تجهیزات، مواد، زیرساخت‌ها، ابزارها و سایر منابع لازم برای اجرای فعالیت‌های پروژه ارتباط داشته باشند.

مدیریت پروژه نیازمند هماهنگی قابل توجهی است، به این معنی که مستلزم آن است که هر فرآیندی به طور شایسته با دیگر فرآیندها هماهنگ و در ارتباط باشد. بر اساس بند 4-1 استاندارد ISO21500، برای حصول موفقیت یک پروژه، گستره پروژه در چارچوب محدودیت‌ها، توام با رعایت ریسک‌های پروژه و منابع مورد نیاز برای آماده کردن اقلام تحویلی پروژه، باید تعریف و مدیریت گردد.

جدول 1، فرآیندهای گروه موضوعی منابع را در ارجاع متقابل به گروه‌های فرآيندی نشان می‌دهد.

جدول 1 - فرآيندهای گروه موضوعی منابع در ارجاع متقابل به گروه‌های فرآيندی

در استاندارد مدیریت پروژه، ISO21500، در مجموع 58 بار از واژه منابع استفاده شده است؛ از جمله در بندهای زیر:

4-3-6 کنترل تغییرات:

منظور از فرآیند کنترل تغییرات در استاندارد ISO21500 عبارت است از کنترل تغییرات در پروژه و اقلام تحویلی آن و رد یا قبول رسمی این تغییرات قبل از اجرای اقدامات بعدی.

مطابق استاندارد ISO21500، در طول پروژه ضروری است که درخواست‌های تغییر را ثبت و ضبط و آنها را با توجه به منفعت، گستره، منابع، زمان، هزینه، کیفیت و ریسک، ارزش‌یابی کرد، اثرات آنها را ارزیابی و قبل از اجرا مجوز آنها را اخذ نمود.

4-3-7 ختم یک مرحله یا کل پروژه:

منظور از فرآیند ختم یک مرحله یا کل پروژه در استاندارد ISO21500 عبارت است از تایید تکمیل تمام فرآیندها و فعالیت‌های پروژه در راستای خاتمه دادن به یک مرحله از پروژه یا کل آن.

بر اساس استاندارد ISO21500، پس از ختم هر یک از مراحل پروژه، همه کارکنان پروژه و سایر منابع باید آزاد شوند.

4-3-15 تشکیل تیم پروژه:

منظور از فرآیند تشکیل تیم پروژه در استاندارد ISO21500 عبارت است از دستیابی به منابع انسانی مورد نیاز برای تکمیل پروژه.

بر اساس استاندارد ISO21500، مدیر پروژه باید تعیین کند چگونه و چه زمانی اعضای تیم پروژه در اختیار خواهند بود، و همچنین چگونه و چه زمانی از پروژه مرخص خواهند شد. هنگامی که منابع انسانی درون سازمان در دسترس نباشند، باید نسبت به استخدام منابع اضافی یا واگذاری کار به سازمانی دیگر از طریق قرارداد فرعی توجه شود. محل اجرا، تعهدات، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، و همچنین گزارش‌دهی و ابلاغ نیازمندی‌های کار باید تعیین تکلیف شوند.

مدیر پروژه ممکن است در انتخاب اعضای تیم پروژه کنترل کامل داشته یا نداشته باشد، اما بر اساس استاندارد ISO21500، مدیر پروژه باید در انتخاب آنها دخیل باشد. مدیر پروژه، در صورت امکان، باید هنگام تشکیل تیم پروژه، عواملی مانند مهارت و تخصص، تفاوت شخصیت‌ها و پویایی گروه را در نظر بگیرد. از آنجا که پروژه‌ها به طور معمول در محیطی در حال تغییر اجرا می‌شوند، این فرآیند معمولا به طور مداوم در طول پروژه انجام می‌شود.

4-3-16 برآورد منابع:

منظور از فرآیند برآورد منابع در استاندارد ISO21500 عبارت است از تعیین منابع مورد نیاز برای هر فعالیت در لیست فعالیت‌ها. منابع ممکن است شامل افراد، امکانات، تجهیزات، مواد، زیرساخت‌ها و ابزار باشد. بنا بر این، مشخصه‌های منابع، از جمله مبدا، واحدهای سنجش و شروع و پایان بهره‌برداری ثبت می‌شوند.

4-3-17 تعریف سازمان پروژه:

منظور از فرآیند تعریف سازمان پروژه در استاندارد ISO21500 عبارت است از تضمین تمام تعهدات مورد نیاز از جانب تمام طرف‌های درگیر در یک پروژه. بر اساس استاندارد ISO21500، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و اختیارات مربوط به پروژه باید با توجه به ماهیت و پیچیدگی پروژه مشخص شوند و خط مشی‌های موجود سازمان مجری را باید مد نظر قرار دهند.

مطابق استاندارد ISO21500، تعریف ساختار سازمانی (organizational structure) پروژه شامل شناسایی تمام اعضای تیم و سایر افردی است که مستقیما در کار پروژه درگیر هستند.

فرآیند تعریف سازمان پروژه شامل واگذاری مسئولیت‌های و اختیارات پروژه می‌شود. این مسئولیت‌ها و اختیارات ممکن است در سطوح مناسب ساختار شکست کار تعریف شوند. طبق استاندارد ISO21500، این تعاریف معمولا شامل مسئولیت‌های اجرای کار مصوب، مدیریت پیشرفت و تخصیص منابع می‌شوند.

4-3-18 توسعه تیم پروژه:

منظور از فرآیند توسعه تیم پروژه در استاندارد ISO21500 عبارت است از بهبود عملکرد و تعامل اعضای تیم به نحوی مستمر. بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند توسعه تیم پروژه باید انگیزه و عملکرد تیم را ارتقا دهد.

فرآیند توسعه تیم پروژه به شایستگی‌های تیم پروژه بستگی دارد. بر اساس استاندارد ISO21500، قواعد رفتار قابل قبول باید در اوایل پروژه ایجاد شوند تا سوء تفاهم‌ها و تعارض‌ها به حداقل برسد.

4-3-19 کنترل منابع:

منظور از فرآیند کنترل منابع در استاندارد ISO21500 این است که حصول اطمینان حاصل شود منابع مورد نیاز برای پذیرش تعهد کار پروژه در دسترس هستند و در راستای رعایت الزامات پروژه، به شیوه ملزوم اختصاص یافته‌اند.

همان گونه که در استاندارد ISO21500 آمده، ناسازگاری‌هایی در دسترس بودن منابع ممکن است به علت شرایط غیر قابل اجتناب از قبیل خرابی تجهیزات، آب و هوا، ناآرامی‌های کارگری یا مشکلات فنی رخ دهند. چنین شرایطی ممکن است نیاز به تغییر زمان‌بندی فعالیت‌ها داشته باشد که منجر به تغییر الزامات منابع برای فعالیت‌های جاری یا بعدی می‌شود. بر اساس استاندارد ISO21500، برای شناسایی چنین کمبودهایی باید روش‌های اجرایی مدون شوند تا تخصیص مجدد منابع را تسهیل کنند.

4-3-20 مدیریت تیم پروژه:

منظور از فرآیند مدیریت تیم پروژه در استاندارد ISO21500 عبارت است از بهینه‌سازی عملکرد تیم، ارایه بازخورد، حل مشکلات، تقویت ارتباطات و هماهنگی تغییرات، به منظور دستیابی به موفقیت پروژه.

بر اساس استاندارد ISO21500، به عنوان یکی از نتایج مدیریت تیم پروژه در الزامات منابع ممکن است تجدید نظر شود. مشکلات باید مطرح شوند و داده‌ها برای ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان و درس‌آموخته‌های پروژه فراهم گردند.

4-3-22 برآورد مدت فعالیت‌ها:

منظور از فرآیند برآورد مدت فعالیت‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از برآورد زمان لازم برای تکمیل هر فعالیت در پروژه.

همان طور که در استاندارد ISO21500 تشریح شده، مدت فعاليت‌ها تابعی از موضوعاتي مانند کميت و نوع منابع موجود، ارتباط بين فعاليت‌ها، ظرفيت‌ها، تقویم‌های برنامه‌ریزی، منحني‌های يادگيري و پردازش اداري هستند. مدت زمان‌ها اغلب توازن بین محدودیت‌های زمانی و دسترسی به منابع را بیان می‌کنند.

4-3-23 تدوین برنامه زمان‌بندی:

منظور از فرآیند تدوین برنامه زمان‌بندی در استاندارد ISO21500 عبارت است از محاسبه زمان‌های شروع و پایان فعالیت‌های پروژه و ایجاد خط مبنای کلی برنامه زمان‌بندی پروژه.

برنامه زمان‌بندی در سطح فعالیت ایجاد می‌شود، که مبنای تخصیص منابع و تدوین بودجه مبتنی بر زمان را به دست می‌دهد. بر اساس استاندارد ISO21500، در صورت لزوم، برآوردهای مدت فعالیت‌ها و منابع مورد نیاز باید بازبینی و اصلاح شوند تا یک برنامه زمان‌بندی مورد تایید را تدوین کنند، که بتواند به عنوان خط مبنایی لحاظ گردد که ردیابی پیشرفت در مقایسه با آن ممکن شود.

دکتر: مانی الهی