سیستم مدیریت یکپارچه چیست؟

سه واژه «مدیریت»،‌ «سازمان» و «سیستم» در مفاهیم و استفاده‌های روزمره بسیار پرکابرد هستند. با یک تمثیل می‌توان این واژگان را ملموس‌تر کرد.

یک خودرو را در نظر بگیرید. سازمان مثل خودرو است که برای انجام یک کارکرد از قبل طراحی شده است و شامل اجزایی می‌شود که نهایتا یک جابجایی از یک مبدا به مقصد را می توان به وسیله آن انجام داد. پس سازمان یک وسیله است.

البته سازمان یک تفاوت معنادار دارد و اینست که اجزای تشکیل دهنده آن انسان‌ها هم هستند و یک پدیده انسانی و اجتماعی است که صرفا هم نمی توان به آن یک نگاه ماشینی داشت.

حال برای راندن این خودرو به یک راننده نیاز هست که این خودرو بتواند در مسیری هدفمند به سمت مقصد هدایت شود و در مسیر از آسیب و تصادف اجتناب شود و به درستی نگهداری و سوخت‌رسانی شود و با بازدهی مناسبی به مقصد برسد.

راننده را می‌توان مدیر و رانندگی این خودرو را می‌توان مدیریت در نظر گرفت.
از سویی برای راندن این خودرو به مجموعه ای از قواعد و دستورالعمل‌ها نیاز هست که بر طبق آن این خوردو با بهره‌وری بهتری کار کند. این قواعد حاکم بر مسیریابی و هدایت و کنترل و سرعت و توقف و هر شیوه و روش را می توان در مجموع،‌ سیستم نامید.

حال یک راننده برای راندن به آیین‌نامه رانندگی نیاز دارد و دستورالعمل راندن آن خودرو خاص یعنی به سیستمی برای مدیریت کردن نیاز دارد.

این ابزار بسیار کلیدی برای مدیریت کردن را «سیستم مدیریت» می‌نامیم. حال ممکن است یک سازمان به اندازه کافی از این قواعد برخوردار نباشد و یک مدیر قبل از هر کاری لازم بداند که چنین سیستمی را ایجاد کند و اصطلاحا برای سازمان، سیستم‌سازی کند.

سیستم‌سازی به مدیر کمک می‌کند تا پدیده سازمان را بهتر بتواند بشناسد و مدیریت کند. همچنین سیستم‌سازی کمک می‌کند که مدیر بتواند سایر افراد را هم در سازمان از طریق ساختار دادن به سازمان هماهنگ نماید و همجنین از طریق فرآیند دادن به کارها، شیوه انجام کارها را روشمند کند.

یک راه میانبر و ساده برای این کار وجود دارد. به جای اینکه مدیر چرخ را دوباره اختراع کند می‌تواند از تجربیات تدوین شده‌ای که وجود دارد استفاده نماید.

تجربیات تجمعی سایر مدیران موفق در مقیاس جهانی در قالب استانداردهایی جمع‌آوری می‌شود و این استانداردها برای استفاده مدیران از طریق سازمان استاندسازی جهانی (ایزو) تدوین و مرتبا به‌روز می‌شود.

سازمان ایزو برای اغلب سیستم‌های مدیریتی، استانداردهایی را تدوین کرده است. اصطلاحا این دسته از استانداردها را استانداردهای سیستم مدیریت می‌نامند.

پس امروزه مدیران یک ابزار بسیار موثر و کاربردی در اختیار دارند به نام «استانداردهای سیستم مدیریت» که از آن به تناسب در سازمان استفاده می‌نمایند.

به عنوان مثال سیستم مدیریت کیفیت در قالب ایزو ۹۰۰۱ به بهبود فرآیندها و فرآورده‌ها در راستای رضایت مشتری می‌پردازد.

یک مدیر اگر بخواهد به فرآیند و کیفیت محصول و رضایت مشتری دست یابد می‌تواند از این ابزار در سازمان کمک بگیرد.

یا ممکن است در یک سازمان موضوع ایمنی موضوع مهمی باشد و مدیر می تواند از استاندارد سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه‌ای در قالب استاندارد ایزو ۴۵۰۰۱ استفاده نماید.

البته در سازمانها اغلب از ترکیبی از چند استاندارد استفاده می‌شود و اینجاست که این استانداردها با هم پیاده می‌شوند و از آنجایی که این استانداردها فصل مشترک هم دارند برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها و بهبود استقرار آنها می‌توان به صورت یک کل منسجم در قالب یک سیستم یکپارچه از این سیستم‌های مدیریت استفاده نمود.

این شیوه از استقرار سیستم‌ها را یکپارچه سازی سیستم می‌نامند و به سیستم برقرارشده «سیستم یکپارچه مدیریت» یا « سیستم یکپارچه مدیریت» گفته می‌شود.

انتخاب استانداردهایی که با هم یکپارچه می‌شوند با خود سازمان است و ترکیب آن متغیر است.

مثلا یک پتروشیمی می‌تواند استاندرادهای ایزو ۹۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱ و ایزو ۱۴۰۰۱ که مربوط به محیط زیست است را با استاندارد تخصصی حوزه نفت و گاز و پتروشیمی که ایزو ۲۹۰۰۱ است با هم یکپارچه نماید.

یا اینکه یک شرکت در حوزه صنایع غذایی استاندارد ایزو ۹۰۰۱ را با استاندارد ایزو  ۲۲۰۰۰ که استاندارد تخصصی صنایع غذایی است یکپارچه کند. یا یک شرکت که در صنعت فناوری اطلاعات و ارتباطات مشغول است ایزو ۲۰۰۰۰ را با ایزو ۲۷۰۰۰ که در حوزه‌های فرآیندهای این صنعت و امنیت اطلاعات است به صورت یکپارچه مستقر نماید.

بنابراین علاوه بر اینکه توصیه می‌شود مدیران از این استاندرادها استفاده کنند،‌ بهتر است ترکیبی از استانداردها را مناسب و مرتبط با سازمان انتخاب نمایند.

مشاوران حوزه استانداردها هم می‌توانند در این انتخاب و پیاده‌سازی به سازمان کمک کنند. شرکت آرشانیک آوید نیز با بیش از دو دهه مشاوره در این حوزه آماده همکاری با سازمان‌ها می‌باشد.