شرح خدمات پروژه نگهداری سیستم مدیریت یکپارچه (IMS)
1. فعالیتهای مقدماتی :
بازدید مقدماتی از شرکت و پروژه (ارزیابی اولیه) و انجام معارفه. تهیه گزارش بازدید و ارائه راهکارهای لازم جهت ایجاد آمادگی شرکت برای مرحله طرح ریزی
2. تشکیل و معرفی سازمان کار مشاور و کارفرما:
تعیین و معرفی تیم مشاور و تقسیم وظایف بین تیم مشاور
تدوین شیوه گردش کار بین مشاور و کارفرما
تعیین اعضای کمیته راهبری کارفرما و شرح وظایف کمیته (ماهیت راهبردی و تصمیم گیری و تامین منابع دارد)
تعیین اعضای کمیته اجرایی کارفرما و شرح وظایف کمیته (ماهیت اجرایی دارد)
تعیین و معرفی رسمی نماینده (نمایندگان) مدیریت از سوی مدیریت ارشد کارفرما
3. جلسات توجیهی و ایجاد حس ضرورت:
برنامه ریزی و هماهنگی عملیات توجیهی
تبیین مبانی و ضوابط سیستم مدیریت یکپارچه (IMS)
آشنایی مدیران ارشد شرکت با مراحل اجرایی و کسب حمایت آنان در استقرار سیستم مذکور
تشکیل اولین جلسه کمیته راهبری ، همچنین اعضاء کمیته های بهداشت ، ایمنی و محیط زیست
آموزش های مدیریتی برای ایجاد هم ذهنی در زمینه اهمیت موضوعات مرتبط با IMS
ایجاد حس ضرورت در مدیران و کارکنان کلیدی و فضای همراهی و هم افزایی از طریق مکانیزم های اطلاع رسانی و ایجاد نگرش های نوین
4. شناخت وضعیت موجود :
سنجش وصعیت استقرار سیستم ها و بررسی شاخص ها
تجزیه تحلیل فاصله (Gap Analisys) و آسیب شناسی استقرار
همکاری در تهیه برنامه ارزیابی متناسب با واحدها
انجام ارزیابی از واحد های شرکت توسط گروه ارزیابی
جمع آوری نتایج و شواهد جهت تهیه گزارش جامع ارزیابی و ارایه به شرکت
تهیه برنامه زمان بندی اجرای پروژه (گانت چارت) متناسب با مفاد قرارداد جهت ارائه به کارفرما
5. آموزش :
همکاری در برنامه ریزی جهت اجرای دوره های آموزشی مرتبط با موضوعات مطابق جدول بند 7
نظارت بر اجرای دوره های آموزشی برنامه ریزی شده
نیازسنجی آموزشهای IMS
اجرای برنامه های آموزشی IMS برای مخاطبان سطوح مختلف
تبصره : دوره های آموزشی مذکور با توجه به شرایط شرکت و با هماهنگیهای قبلی برگزار خواهد شد و آموزش های مندرج در جدول بند 7 جزیی از شرح خدمات می باشد و هزینه جداگانه ندارند.
همکاری با کارفرما درمورد نیازسنجی و برنامه ریزی آموزشی در زمینه آموزش های مرتبط با این قرارداد صورت خواهد پذیرفت و در صورت توافق و درخواست کارفرما از طرف مشاور ارایه خواهد گردید.
6. طرحریزی :
تعیین و بازنگری جایگاه واحد HSE و کیفیت در چارت شرکت و مشخص نمودن ساختار آن
همکاری و نظارت برتهیه شرح وظایف، مسئولیتها و اختیارات کارکنان در ارتباط با موضوعات ایمنی و بهداشت حرفه ای و زیست محیطی
همکاری در تعیین یا بازنگری شرح وظایف و اختیارات مدیریت واحدهای مرتبط و نماینده مدیریت
همکاری در تدوین فرازهای خط مشی سیستم
همکاری و نظارت در شناسایی شرایط مخاطره آمیز (Hazards) در محیط کار و ارزیابی ریسک مخاطرات ایمنی و بهداشت حرفهای با استفاده از متدولوژی شناسایی مخاطرات
همکاری در شناسایی جنبه ها و پیامدهای زیست محیطی با استفاده از متدولوژی شناسایی و ارزیابی جنبههای زیست محیطی
همکاری در تدوین اهداف استراتژیک و برنامه های زیست محیطی و ایمنی و بهداشتی
7. مستندسازی :
تعیین فرمت و ساختار مناسب جهت مستند سازی سیستم مدیریت یکپارچه اعم از سیستم کدگذاری مدارک و تهیه لیست مستندات سیستم (در صورت وجود سیستم کد گذاری مناسب در سیستم مدیریت کیفیت یکپارچه سازی سیستم کنترل مدارک)
مستند سازی شامل :
تدوین مدارک (روشهای اجرایی / دستورالعملها / آئین نامه های درون شرکتی) مورد نیاز
تدوین نظام نامه IMS (manual)
تدوین طرحهایی به منظور آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری
همکاری در مراحل تائید ، تصویب و توزیع مستندات
تشریح نحوه اجرای سیستم به کارکنان موثر بر سیستم مدیریت یکپارچه
نظارت و همکاری در اجرای فعالیتها و کنترل عملیات مطابق چارچوب و الزامات IMS
نظارت برثبت سوابق اجرای فعالیتهای سیستم مدیریت یکپارچه
نظارت بر شناسایی تجهیزات کنترلی و اندازه گیری موضوعات مرتبط با IMS و تدوین برنامه هایی به منظور حصول اطمینان از دقت و صحت آنها
نظارت و همکاری در شناسایی ، جمع آوری ، ثبت و توزیع قوانین و مقررات مرتبط با موضوعات IMS
نظارت و همکاری در شناسایی مکانیسم ارتباطات به منظور تشریح ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی مرتبط با سیستم مدیریت یکپارچه
همکاری در تعیین شیوههای گزارش دهی و تجزیه و تحلیل حوادث (بالقوه و بالفعل) تاثیرگذار ایمنی و بهداشت حرفه ای
همکاری در تعیین روشهای ایمن انجام کار و تدوین روشهای اجرایی تعمیرات و نگهداری بطریق ایمن و با لحاظ نمودن موازین زیست محیطی
همکاری در تعیین و بررسی موضوعات بهداشتی از قبیل عمومی و صنعتی
همکاری در تعیین روش اصولی نظارت بر پیمانکاران
همکاری در تبیین روشهایی در جهت ارتقاء فرهنگ کارکنان و افزایش آگاهیهای طرفهای ذینفع نسبت به روند بهداشت، ایمنی و محیط زیست شرکت
همکاری در تعیین مکانیزم جهت بازدید ادواری از عملکرد سیستم IMS
تعیین مکانیسم مدیریت تغییرات ( با رویکرد تغییر بر اساس سیستم IMS)
تعیین متدولوژی حفظ ،نگهداری ویکپارچگی سرمایه های سازمان مطابق با اصول IMS
8. زمینه سازی اجرا :
نظارت بر رفع کمبود احتمالی مدارک و مستندات سیستم
تعیین منابع و زیرساختهای لازم بمنظور اجرای مناسب سیستم
همکاری در تعیین مکانیزم های انگیزشی کارکنان موثر در استقرار سیستم
ارایه آموزش های حین اجرا و توجیه مجریان روش های اجرایی و دستورالعمل ها
نظارت بر مکانیزم تصویت و توزیع مستندات طرح ریزی شده
9. اندازه گیری و پایش :
شناسایی و انتخاب پیمانکاران و مراکز معتبر و معتمد برای انجام اندازه گیری ها
تعیین بخش هایی از اندازه گیری که امکان اجرا در درون سازمان دارند
نظارت بر پایش و اندازه گیری های مورد نیاز سیستم مدیریت یکپارچه
تحقق برنامه ها و اهداف زیست محیطی
اجرای معاینات پزشکی مورد نیاز
اندازه گیری آلایندههای زیست محیطی
اندازه گیری عوامل زیان آور محیط کار و
نظارت بر تهیه گزارش های پایش و اندازه گیری
10. اجرا و عملیات :
تسری خط مشی و اهداف IMS
تسری و اجرای برنامههای فرهنگسازی IMS
تسری مکانیزم مدیریت IMS پیمانکاران شامل
روش اجرایی ارزیابی اولیه و انتخاب پیمانکاران بر اساس ملاحظاتIMS
روش اجرایی نظارت و بازرسی بر وضعیت IMS پیمانکاران در حین اجرای پروژهها
روش اجرایی گزارشدهی IMS توسط پیمانکاران
روش اجرایی ارزیابی نهایی عملکرد IMS پیمانکاران در انتهای پروژه
تسری HSE-PLAN برای استفاده در پروژههای زیرمجموعه
ارزیابی و تأیید HSE PLANها در مراحل مختلف پیمان
تسری شرح وظایف IMS مشاغل
تسری روش اجرایی شناسایی خطر و ارزیابی ریسک برای پروژه ها
تسری برنامههای آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری
تسری روش اجرایی مستندسازی سیستم مدیریت IMS
جمعبندی گزارشهای عملکرد IMSمجموعه پروژهها
تسری و به روزآوری دستورالعملهای IMSعملیات و چکلیستهای بازرسی
تسری مکانیزم بررسی و تجزیه و تحلیل رویدادها و اطلاع رسانی در مورد آنها
تسری برنامه و هماهنگی اندازهگیری آلایندهها
تسری برنامه و هماهنگی انجام معاینات شغلی
اجرای برنامههای شناسایی خطر و ارزیابی ریسک
انجام برنامههای بازرسی IMS، شناسایی عدم انطباقها و ارائه راهکار برای رفع آنها
شرکت در جلسات IMS بهمنظور تدوین برنامههای کلان IMS و بررسی عملکرد IMS پروژهها
کمک به استقرار سیستمهای مدیریت ایمنی، بهداشت و محیط زیست
11. نظارت بر اجرای سیستم طرح ریزی شده :
اجرای روشهای اجرایی و دستوالعمل ها
تهیه سوابق مورد نیاز
رفع مسایل اجرایی
آموزش های حین اجرا
12. انجام ممیزی داخلی:
همکاری در تهیه و تنظیم برنامه ممیزی داخلی
همکاری در انتخاب ممیزان و سر ممیزان داخلی IMS
همکاری در انجام ممیزی داخلی بمنظور حصول اطمینان از استقرار مناسب سیستم مدیریت یکپارچه IMS و ثبت سوابق عدم انطباقهای سیستم
نظارت و همکاری در تهیه گزارش ممیزی
13. اعمال تغییرات نهایی
نظارت و همکاری در ریشه یابی عدم انطباقهای بالفعل / بالقوه و تعیین اقدامات اصلاحی / پیشگیرانه
اعمال تغییرات و بازنگری و ویرایش مستندات مورد نیاز
14. همکاری در بازنگری مدیریت
تعیین اقدامات مورد نیاز واحدها و آمادگی برای بازنگری مدیریت
نظارت در انجام بازنگری مدیریت و ثبت سوابق مربوطه و نحوه پیگیری نتایج آن
پیگیری مفاد گزارش بازنگری مدیریت و تصمیمات متخذ شده که در بازه زمانی قبل از ممیزی نهایی قرار گیرند
15. هماهنگی ممیزی نهایی
همکاری در انتخاب موسسه معتبر صدور گواهینامه IMS
همکاری و نظارت در تعیین برنامهریزی و اجرای پیش ممیزی خارجی
نظارت و همکاری در رفع مغایرتهای احتمالی و انجام اقدامات اصلاحی
همکاری در برنامه ریزی انجام ممیزی خارجی
همکاری در آماده سازی واحدها بمنظور انجام ممیزی خارجی
حضور و همکاری با شرکت در زمان اجرای ممیزی نهایی