امروزه، مستدات از چنان اهمیتی برخوردار هستند که انجام مستند سازی به صورت موثر در اولویت قرار دارد. حجم زیاد اسناد در سازمان ها و نبود دسترسی سریع و به موقع به اسناد باعث کاهش ارزش مستندات شده است. برای رفع این مشکل، می توان یک سیستم مدیریت اسناد (Document management System) مناسب را ایجاد کرد.

کنترل سوابق
کنترل مستندات و فرآیندهای مدیریت مستندات ناکارآمد برای شرکت هایی که به کسب و کار در محیط های نظارتی می پردازند بزرگترین آسیب انطباقی هستند. هنگامی یک شرکت بتواند برسیستم نرم افزاری کنترل مستندات که به طور یکپارچه تمامی فرآیندهای کیفیت را به یکدیگر ارتباط می دهد تکیه کند، انطباق و بهبود کلی به طور مستمر و مداوم در سراسر شرکت وجود دارد. مسلم است که هرچه سازمان بزرگتر می شود کارهایی مانند توزیع اسناد به تک تک واحدها و جمع آوری مدارک باطل شده زمانبر تر هست.

فواید یک سیستم کنترل مستندات
- مدیریت کیفیت یکپارچه، خودکار و به طور موثر مدیریت فرآیندهای کنترل سند برای کمک به اطمینان از انطباق با مقررات FDA، استانداردهای کیفیت ISO، و سایر الزامات قانونی جهانی
- ارائه کنترل مستندات قوی و نرم افزار مدیریت اسناد
- فراهم کردن ابزار و خدمات ضروری برای اجرای موفقیت آمیز و کسب اعتبار مناسب
- امکان مکانیزه نمودن فرایند کنترل مدارک، کاهش کاغذ بازی در فرآیند کنترل مدارک و مستندات ایزو
- امکان ردیابی دریافت مدارک جدید توسط تمامی واحدهای سازمان
- نصب نرم افزار بصورت مرکزی و یکپارچه و فقط بر روی سرور
- قابلیت های جستجوی تمام متن مستندات حتی تصاویر اسناد
- ایمن سازی اطلاعات سیستم در اختیار گذاشتن تعریف سطوح دسترسی ودسته بندی آنها با توجه به نیاز هر سازمان
- استفاده از زبان برنامه نویسی ASP.NET و C# ، بانک اطلاعاتی SQL-Server با تنظیم Windows & SQL Server Authentication .
- تحت وب بودن (Web based)