یکی از حوزه‌های 10 گانه دانش در استاندارد PMBOK که در استاندارد مدیریت پروژه، ISO21500، از آنها به عنوان گروه‌های موضوعی یاد می‌شود، حوزه زمان (Time) است. طبق بند 4-2-3-6 استاندارد ISO21500، گروه موضوعی زمان شامل فرآیندهای مورد نیاز برای زمان‌بندی فعالیت‌های پروژه و نظارت بر پیشرفت آن برای کنترل برنامه زمان‌بندی می‌شود.

بر اساس بند 3-11 استاندارد ISO21500، اقلام تحویلی پروژه باید الزامات پروژه را برآورده کنند و با همه محدودیت‌های تعیین شده از جمله برنامه زمان‌بندی ارتباط داشته باشند. مدت زمان اجرا یا تاریخ تعیین شده برای اتمام پروژه یکی از محدودیت‌های اصلی اغلب پروژه‌ها محسوب می‌گردد.

جدول 1، فرآیندهای گروه موضوعی زمان را در ارجاع متقابل به گروه‌های فرآيندی نشان می‌دهد.

جدول 1 - فرآيندهای گروه موضوعی زمان در ارجاع متقابل به گروه‌های فرآيندی

در استاندارد مدیریت پروژه، ISO21500، در مجموع 16 بار از واژه زمان، 41 بار از واژه زمان‌بندی(Schedule)، 14 بار از واژه توالی (Sequence) و 12 بار از واژه مدت (Duration) استفاده شده است؛ از جمله در بندهای زیر:

4-3-3 تدوین برنامه‌های پروژه:

آن گونه که استاندارد ISO21500 بیان می‌کند، برنامه‌های پروژه معمولا شامل برنامه پروژه و برنامه مدیریت پروژه می‌شود. بر اساس استاندارد ISO21500، برنامه‌های پروژه باید بازتاب یکپارچگی گستره، زمان، هزینه و سایر موضوعات باشند.

برنامه‌های پروژه معمولا شامل برنامه پروژه و برنامه مدیریت پروژه می‌شود. طبق استاندارد ISO21500، یکی از خروجی‌های اصلی فرآیند تدوین برنامه‌های پروژه، برنامه مدیریت پروژه است. به طور معمول، یکی از موضوعاتی که در برنامه مدیریت پروژه به آن پرداخته می‌شود، زمان‌بندی پروژه است.

4-3-6 کنترل تغییرات:

منظور از فرآیند کنترل تغییرات در استاندارد ISO21500 عبارت است از کنترل تغییرات در پروژه و اقلام تحویلی آن و رد یا قبول رسمی این تغییرات قبل از اجرای اقدامات بعدی.

مطابق استاندارد ISO21500، در طول پروژه ضروری است که درخواست‌های تغییر را ثبت و ضبط و آنها را با توجه به منفعت، گستره، منابع، زمان، هزینه، کیفیت و ریسک، ارزش‌یابی کرد، اثرات آنها را ارزیابی و قبل از اجرا مجوز آنها را اخذ نمود.

4-3-13 تعریف فعالیت‌ها:

منظور از فرآیند تعریف فعالیت‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از شناسایی، تعریف و مستند سازی تمام فعالیت‌هایی که باید در برنامه زمان‌بندی باشند و اجرا شوند، تا دستیابی به اهداف پروژه حاصل شود.

طبق تعریف استاندارد ISO21500، فعالیت (activity) عبارت است از مولفه‌ای از کار در قالب یک برنامه زمان‌بندی تعریف شده که لازم است برای تکمیل پروژه مورد تعهد واقع شود.

4-3-19 کنترل منابع:

منظور از فرآیند کنترل منابع در استاندارد ISO21500 این است که حصول اطمینان حاصل شود منابع مورد نیاز برای پذیرش تعهد کار پروژه در دسترس هستند و در راستای رعایت الزامات پروژه، به شیوه ملزوم اختصاص یافته‌اند.

ناسازگاری‌هایی در دسترس بودن منابع ممکن است به علت شرایط غیر قابل اجتناب از قبیل خرابی تجهیزات، آب و هوا، ناآرامی‌های کارگری یا مشکلات فنی رخ دهند. همان طور که در استاندارد ISO21500 آمده، چنین شرایطی ممکن است نیاز به تغییر زمان‌بندی فعالیت‌ها داشته باشد که منجر به تغییر الزامات منابع برای فعالیت‌های جاری یا بعدی می‌شود.

4-3-21 تعیین توالی فعالیت‌ها:

منظور از فرآیند تعیین توالی فعالیت‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از شناسایی و مستند سازی روابط منطقی بین فعالیت‌های پروژه.

بر اساس استاندارد ISO21500، تمام فعالیت‌های درون پروژه باید همراه وابستگی‌هایی باشند که نموداری شبکه‌ای را فراهم کنند به نحوی که تعیین مسیر بحرانی امکان‌پذیر شود. طبق تعریف استاندارد ISO21500، مسیر بحرانی (critical path) عبارت است از توالی فعالیت‌هایی که زودترین تاریخ ممکن برای تکمیل پروژه یا مرحله را مشخص می‌کنند.

بر اساس استاندارد ISO21500، توالی فعالیت‌ها باید به طور منطقی با روابط پیش‌نیازی مناسب و تقدم، تاخر، محدودیت‌ها، وابستگی‌های داخلی و وابستگی‌های خارجی مقتضی تعیین شوند تا بتوانند تکیه‌گاه مناسبی برای تدوین یک برنامه زمان‌بندی واقع‌بینانه و قابل دستیابی برای پروژه فراهم کنند.

4-3-22 برآورد مدت فعالیت‌ها:

منظور از فرآیند برآورد مدت فعالیت‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از برآورد زمان لازم برای تکمیل هر فعالیت در پروژه.

همان گونه که استاندارد ISO21500 بیان می‌کند، مدت فعاليت‌ها تابعی از موضوعاتي مانند کميت و نوع منابع موجود، ارتباط بين فعاليت‌ها، ظرفيت‌ها، تقویم‌های برنامه‌ریزی، منحني‌های يادگيري و پردازش اداري هستند. پردازش اداری ممکن است بر چرخه مصوبات تاثیر بگذارد. فعالیت‌های آینده ممکن است شامل کاری باشند که با پیشرفت زمان و دسترسی به اطلاعات دقیق‌تر به سطوح پایین‌تر شکسته شود. مدت زمان‌ها اغلب توازن بین محدودیت‌های زمانی و دسترسی به منابع را بیان می‌کنند. برآوردهای مجدد دوره‌ای که منجر به به‌روزآوری پیش‌بینی‌ها در مقایسه با خط مبنای اولیه می‌شود نیز جزیی از فرآیند برآورد مدت فعالیت‌ها است.

ممکن است هنگامی که زمان‌بندی فعالیت‌ها انجام و مسیر بحرانی تعیین می‌شود، لازم گردد برآوردهای مدت فعالیت‌ مجددا بررسی شوند. مطابق استاندارد ISO21500، اگر مسیر بحرانی آشکار کند که یک تاریخ تکمیل پروژه بعد از تاریخ تکمیل مقرر رخ می‌دهد، فعالیت‌هایی که در مسیر بحرانی قرار دارند ممکن است نیاز به تعدیل پیدا کنند.

4-3-23 تدوین برنامه زمان‌بندی:

منظور از فرآیند تدوین برنامه زمان‌بندی در استاندارد ISO21500 عبارت است از محاسبه زمان‌های شروع و پایان فعالیت‌های پروژه و ایجاد خط مبنای کلی برنامه زمان‌بندی پروژه.

طبق استاندارد ISO21500، فعالیت‌ها در یک توالی منطقی زمان‌بندی می‌شوند که مدت فعالیت‌ها، مایل‌استون‌ها و وابستگی‌های داخلی را برای تشکیل یک شبکه مشخص می‌کند.

همان طور که استاندارد ISO21500 عنوان می‌کند، سطح فعالیت عزم کافی برای کنترل مدیریت در طول دوره عمر پروژه را مهیا می‌کند. در نتیجه، برنامه زمان‌بندی وسیله‌ای برای ارزش‌یابی پیشرفت واقعی در بستر زمان در مقایسه با هدف از پیش تعریف شده برای سنجش موفقیت فراهم می‌کند.

برنامه زمان‌بندی در سطح فعالیت ایجاد می‌شود، که مبنای تخصیص منابع و تدوین بودجه مبتنی بر زمان را به دست می‌دهد. بر اساس استاندارد ISO21500، تدوین برنامه زمان‌بندی در طول پروژه، همان طور که کار پیشرفت می‌کند، برنامه‌های پروژه تغییر می‌کنند، ریسک‌های انتظاری رخ داده یا برطرف می‌شوند و ریسک‌های جدیدی شناسایی می‌شوند، باید امتداد پیدا کند. در صورت لزوم، برآوردهای مدت فعالیت‌ها و منابع مورد نیاز باید بازبینی و اصلاح شوند تا یک برنامه زمان‌بندی مورد تایید را تدوین کنند، که بتواند به عنوان خط مبنایی لحاظ گردد که ردیابی پیشرفت در مقایسه با آن ممکن شود.

4-3-24 کنترل برنامه زمان‌بندی:

منظور از فرآیند کنترل برنامه زمان‌بندی در استاندارد ISO21500 عبارت است از نظارت بر انحرافات برنامه زمان‌بندی و انجام اقدامات مقتضی.

بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند کنترل برنامه زمان‌بندی باید بر تعیین وضعیت جاری برنامه زمان‌بندی پروژه، مقایسه آن با برنامه زمان‌بندی مصوب خط مبنا برای تعیین هر گونه انحراف، پیش‌بینی تاریخ تکمیل و اجرای هر گونه اقدامات مقتضی به منظور جلوگیری از تاثیرات نامطلوب برنامه زمان‌بندی، تمرکز داشته باشد. همه تغییرات در برنامه زمان‌بندی خط مبنا باید مطابق فرآیند کنترل تغییرات (بند 4-3-6 استاندارد ISO21500) مدیریت شوند.

همچنین، بر اساس استاندارد ISO21500، پیش‌بینی‌های برنامه زمان‌بندی هنگام تکمیل باید به طور مرتب بر اساس روندهای گذشته و دانش فعلی تدوین و به‌روز شوند.

4-3-26 تدوین بودجه:

منظور از فرآیند تدوین بودجه در استاندارد ISO21500 عبارت است از توزیع بودجه پروژه به سطوح مناسب در ساختار شکست کار.

اختصاص بودجه به بخش‌های زمان‌بندی شده کار یک بودجه مبتنی بر زمان را فراهم می‌کند که می‌توان عملکرد واقعی را با آن مقایسه کرد. همان طور که استاندارد ISO21500 شرح می‌دهد، بودجه‌بندی مشخص می‌کند که کجا و چه زمانی هزینه‌ها صرف خواهند شد و ابزاری را مستقر می‌کند که با آن می‌توان عملکرد را مدیریت کرد.

4-3-27 کنترل هزینه‌ها:

منظور از فرآیند کنترل هزینه‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از نظارت بر انحرافات هزینه‌ها و انجام اقدامات مقتضی.

مطابق استاندارد ISO21500، به منظور ارزیابی عملکرد هزینه لازم است داده‌های زمان‌بندی شده، مانند پیشرفت فعالیت‌های زمان‌بندی شده و تاریخ‌های تکمیل پیش‌بینی شده فعالیت‌های جاری و آینده، تجمیع شوند.

4-3-30 پرداختن به ریسک‌ها:

منظور از فرآیند پرداختن به ریسک‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از توسعه گزینه‌ها و تعیین اقدامات برای افزایش فرصت‌ها و کاهش تهدیدها در قبال اهداف پروژه.

مطابق استاندارد ISO21500، فرآیند پرداختن به ریسک‌ها با قرار دادن منابع و فعالیت‌ها در بودجه و برنامه زمان‌بندی به ریسک‌ها رسیدگی می‌کند.

4-3-32 برنامه‌ریزی کیفیت:

منظور از فرآیند برنامه‌ریزی کیفیت در استاندارد ISO21500 عبارت است از تعيين الزامات و استانداردهاي كيفيت کاربردپذیر برای پروژه، اقلام تحویلی پروژه و چگونگي برآورده کردن الزامات و استانداردها بر اساس اهداف پروژه.

مطابق استاندارد ISO21500، فرآیند برنامه‌ریزی کیفیت شامل موارد مختلفی از جمله، تدوین برنامه کیفیت است که نوع بررسی‌ها، مسئولیت‌ها و شرکت‌کنندگان در قالب یک جدول زمانی مطابق با برنامه زمان‌بندی کلی پروژه را در بر می‌گیرد.

دکتر مانی الهی