یکی از حوزه‌های 10 گانه دانش در استاندارد PMBOK که در استاندارد مدیریت پروژه، ISO21500، از آنها به عنوان گروه‌های موضوعی یاد می‌شود، حوزه هزینه (Cost) است. طبق بند 4-2-3-7 استاندارد ISO21500، گروه موضوعی هزینه شامل فرآیندهایی است که برای تدوین بودجه و نظارت بر پیشرفت پروژه به منظور کنترل هزینه‌ها الزامی هستند.

بر اساس بند 3-11 استاندارد ISO21500، اقلام تحویلی پروژه باید الزامات پروژه را برآورده کنند و با همه محدودیت‌های تعیین شده از جمله هزینه ارتباط داشته باشند.

جدول 1، فرآیندهای گروه موضوعی هزینه را در ارجاع متقابل به گروه‌های فرآيندی نشان می‌دهد.

جدول 1 - فرآيندهای گروه موضوعی هزینه در ارجاع متقابل به گروه‌های فرآيندی

در استاندارد مدیریت پروژه، ISO21500، در مجموع 45 بار از واژه هزینه استفاده شده است؛ از جمله در بندهای زیر:

4-3-3 تدوین برنامه‌های پروژه:

آن گونه که استاندارد ISO21500 بیان می‌کند، برنامه‌های پروژه معمولا شامل برنامه پروژه و برنامه مدیریت پروژه می‌شود. بر اساس استاندارد ISO21500، برنامه‌های پروژه باید بازتاب یکپارچگی گستره، زمان، هزینه و سایر موضوعات باشند.

برنامه‌های پروژه معمولا شامل برنامه پروژه و برنامه مدیریت پروژه می‌شود. طبق استاندارد ISO21500، یکی از خروجی‌های اصلی فرآیند تدوین برنامه‌های پروژه، برنامه مدیریت پروژه است. به طور معمول، یکی از موضوعاتی که در برنامه مدیریت پروژه به آن پرداخته می‌شود، هزینه پروژه است.

4-3-6 کنترل تغییرات:

منظور از فرآیند کنترل تغییرات در استاندارد ISO21500 عبارت است از کنترل تغییرات در پروژه و اقلام تحویلی آن و رد یا قبول رسمی این تغییرات قبل از اجرای اقدامات بعدی.

مطابق استاندارد ISO21500، در طول پروژه ضروری است که درخواست‌های تغییر را ثبت و ضبط و آنها را با توجه به منفعت، گستره، منابع، زمان، هزینه، کیفیت و ریسک، ارزش‌یابی کرد، اثرات آنها را ارزیابی و قبل از اجرا مجوز آنها را اخذ نمود.

4-3-25 برآورد هزینه‌ها:

منظور از فرآیند برآورد هزینه‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از به دست آوردن تقریبی از هزینه‌های مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت پروژه و برای پروژه به طور کلی.

مطابق استاندارد ISO21500، برآوردهای هزینه می‌توانند بر اساس واحدهای سنجش مانند نفر ساعت یا تعداد تجهیزات ساعت یا معادل ارزش پولی بیان شوند. زمانی که پروژه شامل تعدادی از فعالیت‌های تکراری و متوالی است، ممکن است منحنی‌های یادگیری مورد استفاده قرار گیرند. بر اساس استاندارد ISO21500، پروژه‌هایی که با بیش از یک نوع واحد پولی سر و کار دارند، باید نرخ تبدیل ارز مورد استفاده در هزینه‌یابی برنامه پروژه را شناسایی کنند.

برآوردهای ذخیره یا اقتضایی برای مقابله با ریسک‌ها یا عدم اطمینان‌ها استفاده می‌شوند و بر اساس استاندارد ISO21500، باید به برآوردهای هزینه پروژه اضافه شوند و به وضوح شناسایی گردند.

4-3-26 تدوین بودجه:

منظور از فرآیند تدوین بودجه در استاندارد ISO21500 عبارت است از توزیع بودجه پروژه به سطوح مناسب در ساختار شکست کار.

همان طور که در استاندارد ISO21500 آورده شده، اختصاص بودجه به بخش‌های زمان‌بندی شده کار یک بودجه مبتنی بر زمان را فراهم می‌کند که می‌توان عملکرد واقعی را با آن مقایسه کرد. برقراری بودجه‌های واقع‌گرایانه، که مستقیما به یک گستره کاری مقرر مقید هستند، برای هر سازمان مسئول اجرای پروژه ضروری است. برآورد هزینه و بودجه‌بندی پروژه با هم پیوند نزدیکی دارند. برآورد هزینه کل هزینه پروژه را تعیین می‌کند، در حالی که بودجه‌بندی مشخص می‌کند که کجا و چه زمانی هزینه‌ها صرف خواهند شد و ابزاری را مستقر می‌کند که با آن می‌توان عملکرد را مدیریت کرد.

بر اساس استاندارد ISO21500، سنجه‌های هدف عملکرد هزینه باید در فرآیند بودجه‌بندی ایجاد شوند. تنظیم سنجه‌های هدف پیش از ارزیابی عملکرد هزینه باعث افزایش پاسخگویی و پرهیز از قضاوت غیرمنصفانه می‌شود.

همچنین، آیتم‌های ذخیره یا اقتضایی که به فعالیت‌ها یا گستره کاری دیگری اختصاص ندارند، ممکن است به منظور کنترل مدیریت یا برای پوشش ریسک‌های شناسایی شده، ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار گیرند. بر اساس استاندارد ISO21500، چنین آیتم‌هایی و ریسک‌های مرتبط با آنها باید به وضوح شناسایی شوند.

4-3-27 کنترل هزینه‌ها:

منظور از فرآیند کنترل هزینه‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از نظارت بر انحرافات هزینه‌ها و انجام اقدامات مقتضی.

بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند کنترل هزینه‌ها باید بر تعیین وضعیت فعلی هزینه پروژه، مقایسه آن با هزینه‌های خط مبنا برای تعیین هر گونه انحراف، پیش‌بینی قیمت تمام شده مورد انتظار و اجرای هر گونه اقدام پیش‌گیرانه یا اصلاحی مناسب در راستای جلوگیری از تاثیرات هزینه‌ای نامطلوب تمرکز داشته باشد. تمام تغییرات در هزینه‌های خط مبنا باید مطابق فرآیند کنترل تغییرات (بند 4-3-6 استاندارد ISO21500) مدیریت شوند.

همان گونه که در استاندارد ISO21500 تشریح شده، هنگامی که کار آغاز می شود، داده‌های عملکرد شامل هزینه‌های بودجه‌بندی شده، هزینه‌های واقعی و قیمت تمام شده برآوردی تجمیع می‌شوند. به منظور ارزیابی عملکرد هزینه لازم است داده‌های زمان‌بندی شده، مانند پیشرفت فعالیت‌های زمان‌بندی شده و تاریخ‌های تکمیل پیش‌بینی شده فعالیت‌های جاری و آینده، تجمیع شوند. انحرافات ممکن است ناشی از برنامه‌ریزی ضعیف، تغییرات گستره پیش‌بینی نشده، مشکلات فنی، خرابی تجهیزات یا سایر عوامل خارجی مانند دشواری‌های تامین‌کننده باشد. مطابق استاندارد ISO21500، صرف نظر از علت، اقدامات اصلاحی یا نیازمند تغییر در هزینه خط مبنا یا مستلزم تدوین یک برنامه جبرانی کوتاه‌مدت است.

دکتر: مانی الهی