عشق یعنی اراده به توسعه خود با دیگری در جهت ارتقای رشد دومی. ( اسکات پک )
جایگاه BPM در سازمان های ایرانی
BPM چیست؟
مدیریت فرآیند سازمان، طراحی، اجرا، و بهبود فعالیتهای بین وظیفه ای است که اشخاص، سیستمهای اطلاعاتی، شرکای تجاری رابه هم پیوند میدهد. ( Jannel B. Hill and Jim Sinur 2006 )
BPM به عنوان یک رویکرد ساختاریافته و سیستماتیک شامل روشها، تکنیکها، و ابزارهایی برای طراحی، مستندسازی، تجزیه وتحلیل، بهبود، کنترل، و مدیریت فرآیندهای عملیاتی سازمان به منظور کمک به بهبود کیفیت محصولات و خدمات تعریف میشود.( ون درالست، 2003 )
» مدیریت فرآیندهای کسب وکار « رشد و توسعه فناوری و مطرح شدن مفاهیم جدید در علم مدیریت کسب وکار، راهکاری جدید با نام( Business Process Management ( برای مقابله با مشکلات و استفاده بهینه از فرصتهای پیشروی را فراهم میکند.
مزایای BPM چیست ؟
مزایای BPM بسیار گسترده می باشد اما در زیر به چند مزیت اصلی اشاره می شود:
1 - شناسایی مناسب و دقیق فرآیندهای سازمان
۲ - کشف ، عارضه یابی و اصلاح فرآیندهای سازمان
۳ - بهبود فرآیندهای سازمان از طریق بررسی ارتباطات و مدلسازی
4 - ایجاد شفافیت و یکپارچگی در اجرای فرآیندها
5 - افزایش رضایت مشتریان داخلی و خارجی سازمان
6 - کاهش زمان ارائه محصولات یا خدمات
7 - کنترل و پایش( Monitoring ) برخط فرآیندهای سازمان
8 - تهیه گزارش ها و تحلیل های مدیریتی در هر مقطع زمانی
و.....
BPM در سازمان های ایرانی
تغییرات زیاد در جوامع امروزی باعث شده که سازمان های ایرانی نیز برای تطابق خود با شرایط محیطی، دست به اقداماتی بزنند.BPM به عنوان یک راهکار می تواند زمینه ای را فراهم سازد که کارآیی و اثربخشی را درشرایط محدودیت منابع، افزایش دهد.
اما در این مسیر سازمان های ایرانی خصوصا سازمان های دولتی با چالش هایی نظیر موارد ذیل مواجه می باشند:
توجه کمتر به سودآوری و انگیزه مادی
- محدودیتهای قانونی شامل : کنترل بیش از اندازه ،تعدد مراجع مختلف برای تصویب و تأیید
- اثرگذاری سیاست شامل : تنوع و ناهمگونی گروه های مختلف تأثیرگذار بر تصمیم گیری، احساس نیاز مدیران به حمایت گروه ها وقدرت های رسمی موافق
- عدم شناخت کافی از انتظارات مشتریان و ذینفعان
- ترس از تغییر در سطوح میانی سازمان
- پیچیدگی و عدم شفافیت استراتژی ها و اهداف سازمان
- ضعف نقش رهبری سازمان شامل: قدرت پایین در تصمیم گیری ، عدم انعطاف پذیری ،نفوذ کم مدیران بر زیردستان و اعمال قدرت برآنها
- عملکرد سازمانی شامل : عدم نظارت مناسب برکارکنان ، جابجایی های زیاد ، عدم توجه به بحث انگیزشی کارکنان و...
بنابراین می توان گفت پیاده سازی موفق و اثربخش BPM در سازمان های ایرانی در ابتدا نیازمند حل مشکلات ریشه ای فوق وایجاد تفکر سیستمی و فرآیندی می باشد دراینصورت است که می توان به پیاده سازی اثربخش BPM به عنوان یک راهکار مناسب در جهت بهبود مستمر سازمان و فرآیندهای آن امیدوار بود.
ازین رو سازمان های ایرانی که بدنبال حرکت در مسیر بهبود و نیز رقابت در سطح جهانی می باشند باید :
- ایجادتفکرسیستمی و فرآیندی در مقابل تفکر وظیفه ای در تمام سطوح سازمان
- یکپارچه سازی وظایف در مقابل تقسیم وظایف
- فرایند تصمیم گیری جزئی از وظایف کارمندان شود و از تمرکزگرایی در تصمیم گیری پرهیز شود.
- به جای تأکید بر آموزش و روش های کلیشه ای دیگران سعی شود افراد با تکیه بر فکر و قدرت خود الگوها و روش های نو، به وجود آورند.
- رویه های کاری انعطاف پذیر برای نیروی انسانی ایجاد کرده تا در صورت بروز نیازهای مختلف قابلیت اجرای رویه های متفاوت را داشته
- باشد.
- فرایندهایی را انتخاب کنند که، از لحاظ انجام پذیری واقعی تر باشد و نیروی انسانی توانایی انجام آن را داشته باشد.
- کنترل را جزیی از وظایف کارمندان کنند و بازرسی کردن را کاهش دهند.
- به کیفیت کارمندان توجه کنند.
این احساس را در کارمندان ایجاد کنند که حقوق آنها را مشتریان پرداخت می کنند نه مدیرشان، در نتیجه کوشش کنند با خلاقیت و نوآوری سطح سرویس دهی و در نهایت میزان بهره وری سازمان را بالا ببرند.
حال می توان با همکاری تمامی افراد سازمان چرخه حیات BPM در یک سازمان شامل ( مدلسازی و طراحی، توسعه و
استقرار،مدیریت و تعامل و تحلیل و بهینه سازی) را پیاده سازی نمود.
نویسنده : مهندس وحید رهنما