یکی از حوزه‌های 10 گانه دانش در استاندارد PMBOK که در استاندارد مدیریت پروژه، ISO21500، از آنها به عنوان گروه‌های موضوعی یاد می‌شود، حوزه گستره (Scope) است. طبق بند 4-2-3-4 استاندارد ISO21500، گروه موضوعی گستره فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی و تعریف کار و اقلام تحویلی الزامی را در بر می‌گیرد.

بر اساس بند 3-11 استاندارد ISO21500، اقلام تحویلی پروژه باید الزامات پروژه را برآورده کنند و با همه محدودیت‌های تعیین شده از جمله گستره پروژه ارتباط داشته باشند.

مدیریت پروژه نیازمند هماهنگی قابل توجهی است، به این معنی که مستلزم آن است که هر فرآیندی به طور شایسته با دیگر فرآیندها هماهنگ و در ارتباط باشد. بر اساس بند 4-1 استاندارد ISO21500، برای حصول موفقیت یک پروژه، گستره پروژه در چارچوب محدودیت‌ها، توام با رعایت ریسک‌های پروژه و منابع مورد نیاز برای آماده کردن اقلام تحویلی پروژه، باید تعریف و مدیریت گردد.

جدول 1، فرآیندهای گروه موضوعی گستره را در ارجاع متقابل به گروه‌های فرآيندی نشان می‌دهد.

جدول 1 - فرآيندهای گروه موضوعی گستره در ارجاع متقابل به گروه‌های فرآيندی

در استاندارد مدیریت پروژه، ISO21500، در مجموع 35 بار از واژه گستره استفاده شده است؛ از جمله در بندهای زیر:

4-3-3 تدوین برنامه‌های پروژه:

آن گونه که استاندارد ISO21500 بیان می‌کند، برنامه‌های پروژه معمولا شامل برنامه پروژه و برنامه مدیریت پروژه می‌شود. بر اساس استاندارد ISO21500، برنامه‌های پروژه باید بازتاب یکپارچگی گستره، زمان، هزینه و سایر موضوعات باشند.

4-3-6 کنترل تغییرات:

منظور از فرآیند کنترل تغییرات در استاندارد ISO21500 عبارت است از کنترل تغییرات در پروژه و اقلام تحویلی آن و رد یا قبول رسمی این تغییرات قبل از اجرای اقدامات بعدی.

مطابق استاندارد ISO21500، در طول پروژه ضروری است که درخواست‌های تغییر را ثبت و ضبط و آنها را با توجه به منفعت، گستره، منابع، زمان، هزینه، کیفیت و ریسک، ارزش‌یابی کرد، اثرات آنها را ارزیابی و قبل از اجرا مجوز آنها را اخذ نمود.

4-3-11 تعریف گستره:

منظور از فرآیند تعریف گستره در استاندارد ISO21500 عبارت است از آشکار کردن کامل گستره پروژه، از جمله اهداف، اقلام تحویلی، الزامات و مرزها، از طریق تعریف وضعیت نهایی پروژه.

تعریف گستره پروژه، مشخص می‌کند که پروژه چه کمکی به آرمان‌های استراتژیک سازمان خواهد کرد. بر اساس استاندارد ISO21500، بیانیه گستره پروژه باید به عنوان مبنایی برای تصمیم‌گیری‌های آینده پروژه، همچنین برای اطلاع‌رسانی در مورد اهمیت پروژه و منافعی که باید به واسطه اجرای موفقیت‌آمیز پروژه محقق شوند، مورد بهره‌برداری قرار گیرد. از جمله خروجی‌های اصلی فرآیند تعریف گستره می‌توان به بیانیه گستره (scope statement) اشاره نمود.

4-3-12 ایجاد ساختار شکست کار:

منظور از فرآیند ایجاد ساختار شکست کار در استاندارد ISO21500 ایجاد یک چارچوب تجزیه سلسله مراتبی برای نمایش کاری است که جهت دستیابی به اهداف پروژه، باید تکمیل شود.

مطابق استاندارد ISO21500، ساختار شکست کار، چارچوبی برای تقسیم و تجزیه کار پروژه به اجزای کوچکتر، و در نتیجه قابل کنترل‌تر فراهم می‌کند. ساختار شکست کار (WBS) که از خروجی‌های اصلی فرآیند ایجاد ساختار شکست کار است، خود از ورودی‌های اصلی فرآیند کنترل گستره (بند 4-3-14 استاندارد ISO21500) محسوب می‌گردد.

4-3-13 تعریف فعالیت‌ها:

منظور از فرآیند تعریف فعالیت‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از شناسایی، تعریف و مستند سازی تمام فعالیت‌هایی که باید در برنامه زمان‌بندی باشند و اجرا شوند، تا دستیابی به اهداف پروژه حاصل شود.

مطابق استاندارد ISO21500، فرآیند تعریف فعالیت‌ها از پایین‌ترین سطح ساختار شکست کار آغاز می‌شود و از طریق استفاده از اجزایی کوچکتر، به نام فعالیت، کار را شناسایی، تعریف و مستند سازی می‌کند، تا مبنایی را برای برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه کار فراهم نماید. لیست فعالیت‌ها (activity list) که از خروجی‌های اصلی فرآیند تعریف فعالیت‌ها است، خود از ورودی‌های اصلی فرآیند کنترل گستره (بند 4-3-14 استاندارد ISO21500) محسوب می‌گردد.

4-3-14 کنترل گستره:

منظور از فرآیند کنترل گستره در استاندارد ISO21500 بیشینه کردن اثرات مثبت و کمینه کردن اثرات منفی پروژه است که در نتیجه تغییرات گستره ایجاد شده اند.

بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند کنترل گستره باید بر تعیین وضعیت گستره فعلی پروژه، مقایسه وضعیت موجود گستره با گستره خط مبنای مصوب برای تعیین هر گونه مغایرت، پیش‌بینی گستره و اجرای هر درخواست تغییر مناسب برای جلوگیری از اثرات منفی گستره، متمرکز باشد.

همچنین، مطابق استاندارد ISO21500، فرآیند کنترل گستره با عواملی که تغییرات گستره را فراهم و تاثیر آن تغییرات را بر اهداف پروژه کنترل می‌کنند، در ارتباط است. از فرآیند کنترل گستره برای حصول اطمینان از پردازش همه درخواست‌های تغییر از طریق فرآیند کنترل تغییرات (بند 4-3-6 استاندارد ISO21500) استفاده می‌شود. همچنین، از فرآیند کنترل گستره برای مدیریت تغییرات استفاده و با سایر فرآیندهای کنترل یکپارچه می‌شود. طبق تعریف استاندارد ISO21500، تغییرات خارج از کنترل اغلب با عنوان لغزش از گستره پروژه مورد ارجاع واقع می‌شوند. بیانیه گستره از جمله ورودی‌های اصلی فرآیند کنترل گستره محسوب می‌شود.

4-3-27 کنترل هزینه‌ها:

منظور از فرآیند کنترل هزینه‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از نظارت بر انحرافات هزینه‌ها و انجام اقدامات مقتضی.

بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند کنترل هزینه‌ها باید بر تعیین وضعیت فعلی هزینه پروژه، مقایسه آن با هزینه‌های خط مبنا برای تعیین هر گونه انحراف، پیش‌بینی قیمت تمام شده مورد انتظار و اجرای هر گونه اقدام پیش‌گیرانه یا اصلاحی مناسب در راستای جلوگیری از تاثیرات هزینه‌ای نامطلوب تمرکز داشته باشد. همان طور که در استاندارد ISO21500 تشریح شده، یکی از دلایل انحرافات ممکن است تغییرات گستره پیش‌بینی نشده باشد.

  دکتر مانی الهی