بسیاری از مؤسسات بر این باورند که کیفیت مهمترین و اساسی ترین خواسته مشتری می باشد و به کیفیت به عنوان یکی از فاکتورهای اصلی ( بحرانی ) موفقیت در دنیای رقابتی امروز نگاه می کنند . در راستای هر تلاش جدی برای بهبود کیفیت ، باید هزینه مصرف شده نیز مورد محاسبه قرار گیرد ، این مسئله درست است که هدف اصلی رسیدن به نیازهای واقعی مشتری و برآوردن آنها است اما انجام این کار با هزینه کمتر ، سود بیشتری را در پی خواهد داشت . این تنها زمانی اتفاق می افتد که هزینه های مورد نیاز برای رسیدن به یک سطح کیفی خاص ، کاهش بیابد . این کاهش هم به نوبه خود فقط زمانی پدید می آید که هزینه های کیفیت ، شناخته شده و مورد اندازه گیری قرار گیرند . بنابراین سنجش و گزارش دهی در مورد هزینه های کیفیت می تواند به عنوان یک نتیجه قابل توجه و گویا ، مورد توجه مدیران قرار گیرد .

هیچ توافق کلی در مورد ارائه یک تعریف جامع از هزینه های کیفیت وجود ندارد )(Machowski & Dale.1998.

اما مفهوم عمومی و رایج آن عبارت است از مجموع هزینه های تطابق [i]و عدم تطابق[ii] . هزینه های تطابق شامل هزینه های صرف شده برای جلوگیری از بروز سطح کیفیت پایین ( هزینه های بازرسی و ارزیابی کیفیت ) می شود . هزینه های عدم تطابق نیز شامل هزینه سطح کیفیت پایین می باشد که به دلیل ناتوانی در ارائه خدمات و یامحصول مناسب ایجاد می شود ( هزینه دوباره کاری و برگشت محصولات ) .

با توجه به مطالعات انجام شده توسط (.1995Dale and Plunkett( ، باید به این نکته اشاره کرد که امروزه مؤسسات زیادی در سطح دنیا بر این باورند که هزینه های کیفیت در واقع شامل هزینه های طراحی ، اجرا ، عملیات و نگهداری یک سیستم مدیریت کیفیت ، هزینه منابع در نظر گرفته شده برای بهبود مداوم ، هزینه سیستم ، هزینه محصول ضایعاتی و یا خدمت نامناسب و تمام هزینه های ضروری دیگر و همچنین فعالیتهای جنبی انجام شده برای دستیابی به محصول و یا خدمت دهی مناسب می باشند . متخصصین کیفیت عقاید مختلفی در زمینه اندازه گیری هزینه های کیفیت دارند ، ادوارد دمینگ که می توانیم او را بهترین و شناخته شده ترین مدافع سیستم مدیریت کیفیت تصور کنیم ، عقیده داشت که هزینه عدم تطابق ( و هزینه ناشی از تولید کالای ضایعاتی ) آن قدر بالا است که ارزیابی هزینه کیفیت ، کاری بیهوده و کاملاً غیر ضروری است .

او هیچ نکته مثبتی را در محاسبه معیارهای مالی مرتبط با کیفیت نمی دید . در هنگامیکه دمینگ اندازه گیری هزینه کیفیت را چیزی جز اتلاف وقت نمی دانست ، دو محقق به نامهای (Joseph Juran and Philip Crosby ) نیاز به وجود آن را احساس کردند . آنها عقیده داشتند که در راستای افزایش جلوگیری از بروز نقص در فرآیندها ، هزینه دوباره کاری باید به اندازه ای بیشتر از افرایش هزینه فرآیندهای پیشگیرانه ، کاهش بیابد . نتیجه اساسی ، دستیابی به هزینه کل کمتر بود ، در این حالت و با در نظر گرفتن این نکات : (( کیفیت رها است )) (Crosby, 1979) .منظور این است که با در نظر گرفتن این نکات و بررسی آنها قبل از اعمال تغییرات ، پروژه های کیفی خود را از بندهای ایجاد شده در طول سالیان متمادی رها خواهند کرد . تجزیه و تحلیل هزینه کیفیت ، بین فعالیتهای بهبود و هزینه های ایجاد شده وانتظارات مشتری ارتباط برقرار می کند.کاهش هزینه ها و افزایش سودمندیهای بهبود کیفیت مؤید این مطلب هستند . هزینه های بهبود و فعالیتهای پیشگیرانه به عنوان یک نوع سرمایه گذاری مد نظر قرار می گیرند ، که این سرمایه گذاری در راستای کاهش بروز نقایص در فرآیندها انجام می شوند . در فعالیتهای پیشگیرانه ای که بهبود مناسبی را به دنبال نمی آورند ، پول و زمان به هدر می رود . شاید از دیدگاه دمینگ هدف واقعی و درست ، رسیدن به سطح ضایعات صفر بوده باشد . اما در بعضی از فرآیندها رسیدن به سطح کیفی بسیار بالا ، اقتصادی نمی باشد . آنها بر این عقیده اند که کیفیت مطلق باید برای رسیدن به اهداف دیگری ، فدا شود ( به طور مثال برای رسیدن به بهبود زمان سیکل) . بنابراین یک تخمین واقعی از هزینه کیفیت و سودهای حاصل شده از فرآیند بهبود که مقایسه صحیحی بین هزینه های تطابق و عدم تطابق را نیز برقرار می کند ، باید به عنوان یک جزء ضروری و اولیه هر پروژه کیفی مورد توجه واقع شود و به صورت یک نتیجه قابل استناد به مدیران در تصمیم گیریها کمک کند . تعدادی از مؤسسات در حال حاضر به دنبال دستورالعملهای تئوری و نتایج به اثبات رسیده عملی در زمینه کیفیت و هزینه های مرتبط با آن و نتایج حاصل از اجرای سیستمهای هزینه یابی کیفیت می باشند .

[i] ( Conformance Costs

[ii] ( Non Conformance Costs