برای شناخت این مفهوم ابتدا با تکنیک تجزیه، دو جزء " مدیریت " و " سیستم " را تعریف می کنیم:
مدیریت چیست؟

مجموعه ای از فعالیتهای برنامه ریزی (طرحریزی)، سازماندهی ، هدایت و کنترل. به زبان ساده وقتی بخواهیم بگوییم همه چیز مرتب است و نقصی وجود ندارد به جای بیان واژه های متفاوت و مکمل از یک واژه کلی استفاده می نماییم، می گوییم "اینجا مدیریت دارد."

چرا سیستم مدیریت؟
پیتر سنژ در بیان یکی از قوانین تفکر سیستمی چنین اظهار می‌دارد که رفتارها منبعث از ساختار می‌باشند. این اصل بدان معناست که وجود ساختار در یک سازمان رفتار کارکنان را در آن موضوع تغییر می‌دهد. سیستم‌های مدیریتی چنین ساختارهایی را فراهم می‌آورند.

سیستم چیست؟
سیستم: مجموعه‌ای از اجزای مرتبط با هم جهت تامین هدف مشخص
د راین تعریف به سه کلمه دقت کنید: (اجزا - تعامل - هدف) هر سیستم اجزایی دارد. این اجزا با هم تعامل دارند. این تعامل در راستای یک هدف است.
سیستم مدیریت چیست؟

سیستم مدیریتی:
نظامی است هدفمند و سازماندهی شده با برنامه ‏ریزی خاص که با تهیه دستورالعمل‏ ها، روشهای اجرایی و استانداردها و مقررات جاری استقرار یافته و مورد بازنگری قرار می‏ گیرد و در مقاطع زمانی مختلف اصلاح می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌گردد و به عبارت ساده ایجاد یک سیستم برای مدیریت کردن یک کار.

مزیت سیستم مدیریت:
یک سیستم مدیریت خوب جایگزین مدیر می شود و وابستگی سیستم و سازمان به فرد را کاهش می دهد و زمان کمی از مدیر صرف کارهای روزمره و عمده زمان صرف برنامه ریزی کلان و استراتژیک می شود.

مثال:
تهیه یک لیست خرید و علامت گذاری پس از انجام خرید هر قلم کالا یک سیستم مدیریتی است که به ما کمک می کند فرآیند خرید را بدون فراموشی انجام دهیم.

این یک سیستم مدیریت ساده است اما یک انبار هم سیستم مدیریت انبار می خواهد تا کنترل ما بر انبار نظام مند گردد. برای هر مجموعه از کارهای سازمانی می توانیم سیستم مدیریت خاص خود را داشته باشیم مانند سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات، سیستم مدیریت قراردادها و ...

اما برخی از سیستم های مدیریتی معروف تر هستند و برای آنها در سازمان ایرو استانداردهایی تدوین شده است مانند:

سیستم مدیریت کیفیت که استاندارد ایزو سری 9000 برای آن تهیه شده است.

سیستم مدیریت زیست محیطی که استاندارد سری 14000 برای آن تهیه شده است.