اهمیتی که مستندسازی در یک نظام مدیریت کیفیت دارد به صورت کاملاً روشن با اشاره به ایزو 9001-2008 تشریح شده و این استاندارد، موضوع را مورد بررسی قرار میدهد. گرچه ویرایش 2000 و 2008 این استاندارد تأکید کمتری را نسبت به ویرایشهای قبلی بر مستندسازی دارد، مستندسازی مانند استانداردسازی برای تعریف و پیادهسازی یک نظام کیفیت ضروری است. کلید مستندسازی یک نظام مدیریت کیفیت، نظامنامهی کیفیت[1]، روشهای اجرائی، دستورالعملهای کاری، فرمها، سوابق، پروندهها، گزارشها و کتابهای مربوط هستند. در این ارتباط، از نظامنامهی کیفیت اغلب به عنوان سنگ بنای نظام کیفیت نام برده میشود.
نظامنامهی کیفیت
به طور کلی، هدف نظامنامهی کیفیت، مستندسازی خطمشیها و روشهایی است که بر کیفیت اثر میگذارند. این باید شامل بیانیههای خطیمشی و مأموریتی باشد که توسط مدیرعامل تأیید و امضاء شدهاند. این بیانیهها ممکن است شامل تعهداتی نسبت به کیفیت و امیدهایی که یک راهبرد کیفیتی خوب کسب و کار میتواند بر سازمان، مشتریان و جامعه اثر بگذارد نیز باشد.
علاوه بر بیانیههای خطمشی و مأموریت، یک نظامنامهی کیفیت باید نظام مدیریت کیفیت را تشریح نماید و اختیارات و مسئولیتها و همچنین وظایف و فرایند طرحریزی کیفیت را تعریف نماید. با توجه به این زمینهها، چهار تعریف زیر از ایزو 9000-2005 مفید فایده هستند:
1- نظام مدیریت کیفیت: نظام مدیریتی که رهبری و کنترل سازمان را با توجه به کیفیت انجام میدهد.
2- مدیریت کیفیت: فعالیتهای هماهنگ برای رهبری و کنترل سازمان با توجه به کیفیت.
3- خط مشی کیفیت: اهداف و جهتگیری کلی یک سازمان در ارتباط با کیفیت که توسط مدیریت ارشد بیان میشود.
4- طرح کیفیت [2]:اسنادی که مشخص میکند چه روشی و منابعی باید توسط چه کسی، کجا و در چه پروژهای، یا محصولی، یا فرایندی یا قراردادی خاص بهکار رود.
مستند سازی کامپیوتری
نظامنامهی کیفیت معمولاً برای رساندن اطلاعات بین مدیران ارشد و ذینفعان شامل مشتریان، سهامداران، تأمینکنندگان، و ... توزیع میشود. این میتواند به عنوان یکی از ابزارهای بازاریابی برای اطلاع رسانی به مشتریان و مشتریان بالقوه خطمشیهای مدیریت و اهداف کیفیت، به کار رود. نظامنامهی کیفیت اغلب به عنوان سند مهمی است که بر اساس آن ممیزی میتوان کیفیت را طراحی نمود یا به عنوان ورودی برای بررسی جایزهی کیفیت، به کار میرود. این در حالی است که برای بسیاری از موارد مانند جایزهی ملی کیفیت ایران، اظهارنامه بایستی تهیه شود که ساختار آن با نظامنامهی کیفیت متفاوت است. در سطح نظامها، نظامنامهی کیفیت ممکن است راهبردهای تحقیقات بازار؛ ارزیابی ترجیحات مشتریان (احتمالاً از طریق گسترش عملکرد کیفیت3)؛ راهبردهایی برای طرح و توسعه، سیاستهای تدارکات، طرح و توسعه فرایند، فروش و پخش را مخاطب قرار دهد. هیچگونه فرم یا فهرست ثابتی از عناوین و یا اینکه چه جزئیاتی باید در نظامنامهی کیفیت درج شود وجود ندارد. بعضیها ترجیح میدهند که روشهای اجرائی را از نظامنامهی کیفیت خارج نموده و آنها را به اسناد سطوح پایینتر انتقال دهند و یا نام خاص دیگری برای نظامنامه تعیین نمایند.
[1]. Quality Manual
[2]. Quality Plan 3. Quality Function Deployment