S1

Seiri

تفکیک و تعمیر

  تعریف کوتاه  S1

تشخیص ضروری از غیر ضروری و دور ریختن اشیا زاید

تعریف کامل S1  

جداکردن اقلام ، اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی از غیر آن و دور ریختن غیر کاربردی­ها از محیط کار و همچنین تعمیر، تعویض یا تصحیح معایب و نواقص می­باشد.

  هدف از اجرای  S1

-1  تعیین معیارهایی برای حذف غیرضروریها

-2  به کارگیری مدیریت اولویتها و تعیین اولویتها

-3  حذف علل آلودگی

-4  استفاده بهینه از فضای محیط کار

-5  استفاده بهینه از تجهیزات

-6  ریشه­یابی علل معایب

اقدامات لازم برای پياده سازی S1

تفکیک

تعمیر

تفکیک

١- تهيه برگه‏های مخصوص تعيين وضعيت اشيا و اسناد

٢-  شناسايي اقلام مورد نياز، زايد و تعميری

٣-  استفاده از برگه­های مخصوص برای تعيين وضعيت آنها

۴-  دور نمودن اشيا زايد از کارگاه

۵-  تفکيک اشيا زايد

۶-  تعيين تکليف اشيا زايد

٧-  کنترل اوراق و اشيا زايد

٨-  پيشگيری از پديد آمدن اشيا و اموال زايد

تهيه برگه­ های مخصوص تعيين وضعيت اشيا و اسناد

الف- لازم است پيش از اجرای عملی تفکيک، برگه‏های تعيين وضعيت، به تعداد مناسب تهيه شود.

ب- يکی از انواع برگه­های تعيين وضعيت اشيا را به سه دسته تفکيک مي­کند:

١) اشيا و اسنادی که زايد يا بدون کاربرد هستند.

٢) اشيا و اسنادی که نياز به تعمير يا اصلااح دارند.

٣) اشيا و اسنادی که در مورد زايد يا غير زايد بودن آنها يا در مورد نياز به تعمير آنها در نگاه اول، ترديد وجود دارد.

ج-  مي­توان برای هر يک از سه برگه تعيين وضعيت از سه عنوان گويا اما متفاوت استفاده نمود:

١) برای اشيا و اسناد زايد يا بدون کاربرد، از عنوان “مرا دور کنيد”

٢) برای اشيا و اسناد نيازمند به تعمير يا اصلاح ، از عنوان “مرا تعمير کنيد”

٣) برای اشيا و اسناد بلا تکليف از عنوان “مرا تعيين تکليف کنيد” استفاده شود.

د- هر يک از سه نوع برگه بايد دارای شماره سريال باشند.

شناسايي اقلام مورد نياز، زايد و تعميری

الف- با دقت به اشيا و اسناد محيط کار خود نگاه کنيد و با توجه به کاربرد، آنها را به صورت ذهنی يا مکتوب به دو

دسته لازم و غير لازم تفکيک نماييد.

ب- اشيا و اسناد لازم، اشيايي مي­باشند که برای انجام وظايف، ضروری هستند.

ج- اشيا و اسناد غيرلازم، اشيايي مي­باشند که يا ارتباطی با وظايف محوله ندارند يا در حال حاضر نيازی به آنها نمی­باشد.

د- اشیا زايد هم شامل اقلامی مي­باشند که در کل سازمان، غيرقابل استفاده هستند.

استفاده از برگه‏های مخصوص برای تعيين وضعيت اقلام

الف- پس از تفکيک، از سه برگه راهنما برای تعيين وضعيت آن اشيا و اسناد استفاده نماييد.

ب- برگه‏ها را جابجا و دستکاری نکنيد.

ج- حتی الامکان از برگه­های “مرا تعيين تکليف کنيد” استفاده ننماييد.

کنترل اوراق و اشیا زاید

الف- از چسباندن عکس، اطلاعیه، اعلامیه، پوستر و ... بر روی جایی غیراز تابلوی اعلالانات (خصوصا بر روی در یا پنجره) جدا خودداری شود.

ب- حتی الامکان از نصب تابلو در راهرو اجتناب شود.(به جز تابلوی منظره یا محصولات شرکت)

ج- به دیوار اتاق مدیران حداکثر دو قاب می­توان نصب کرد .

تعمیر

١- تعمير ساختمان، معبر، پل و...

٢- تعمير يا تعويض سيستمهای روشنايی، تهويه و تاسيسات

٣- تعمير يا تعويض ماشين آلات، تجهيزات و...

۴- تعويض يا بازسازی اشيا مستهلک يا غير قابل استفاده

۵- تعمير اشيا و ابزار خراب

۶- اصلاح و بازسازی برنامه­های نرم افزاری

٧- نگهداری اموال، اشيا و تاسيسات و...

٨- برنامه­ريزی و نظارت بر تعميرونگهداری

S2

Seiton

ترتيب و تنظيم

تعريف کوتاه S2  

استقرار منظم ماشينها و اشيا برای دستيابی سريع به آنها

تعريف کامل  S2

مرتب کردن اقلام، اورق و اطلاعات و تعيين جای مناسب برای آنان، به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس

باشند، می­باشد.

هدف از اجرای  S2

١- نظم و ترتيب در محل کار

٢- استقرار و جایدهی مناسب (از لحاظ کيفيت، ايمنی و بازدهی)

٣- ارتقا بهروری از طريق حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشيا

۴- سرعت دسترسی به اشيا و اسناد

۵- کاهش ضايعات ناشی از نابسامانی ودر هم ريختگی

۶- کاهش اشتباهات و دوباره کاري­ها

در کارخانجاتی که تعداد و تنوع ابزارهای آن زیاد است، رعایت نکات پنجگانه زیر ضرورت دارد :

١- از بين بردن نياز به ابزار (تا حد امکان)

٢- کاهش تعداد ابزار مورد نياز

٣- قرار دادن ابزار در محلهايی که سريعا قابل دسترس باشند.

۴- قرار دادن ابزار به طريقی که به عوض کردن دست، احتياج نباشد.

۵- قرار دادن ابزار به نحوی که بتوان با يک دست، آن را دوباره به جای خود بازگرداند.

  اقدامات لازم برای پياده سازی  S2

١- ايجاد نظم عمومی

٢- نظم در ثبت، استفاده و بايگانی نامه­ها و مدارک

٣- نظم در محيط اداری و برای وسايل اداری

۴- نظم در محيط توليدی

۵- نظم برای اشيا و وسايل توليدی

 

ايجاد نظم عمومی

١- مشخص سازی سازمان

٢- مشخص سازی زير مجموعه­های اصلی سازمان

٣- مشخص سازی بخشهای هر زير مجموعه

۴- مشخص سازی اشيا

۵- مشخص سازی محل اشيا

۶- مشخص سازی وضعيت اشيا

٧- مشخص سازی افراد

٨- نظم در تابلوی اعلالانات

مشخص سازی سازمان

الف- بايد هر سازمانی دارای نام خاص خود باشد.

ب- لازم است که نام شرکت بطور واضح و مناسبی در سر در آن سازمان نصب گردد.

ج- بهتر است که نام شرکت در تمام اوراق رسمی سازمان، عنوان گردد.

د- در صورت نياز بايد نام سازمان در سر در آن، به دو يا چند زبان نوشته شود.

ه- بهتر است که در سر در سازمان، آرم و نشان تجاری آن سازمان نيز درج شود.

ی- بايد در رسانه­های معرف يا مرتبط با سازمان (مانند: سايت اينترنتی سازمان يا نشريه داخلی و بر شور و...) نيز نام سازمان درج شود.

مشخص سازی اشيا

الف- تمامی اشيا بايد دارای نام يا شماره باشند.

ب- نام يا شماره اشا بايد منحصر به فرد باشد.

ج- نام يا شماره اشيا بايد حتی الامکان ارتباط منطقی با اشيا مربوطه داشته باشد.

د- حتی الامکان می­بايست از بکارگيری u1606 نامهای نا مانوس و دور از ذهن، اجتناب شود.

ه- همواره بايد دو نسخه از هر يک از نامها يا شماره­ها موجود باشد، يکی بر روی وسيله يا ابزار، و ديگری بر روی محل قرارگيری آن.

مشخص سازی محل اشيا

الف- هريک از اشيا بايد دارای محل مشخصی بوده، ودر آن محل قرار داشته باشد.

ب- هيچ چيز را با جعبه يا محل قرارگيری آن بر نداريد.

ج- قبل از برداشتن هر چيز ميزان موجودی را بررسی کنيد.

د- هم خود وسيله و هم محل قرارگيری آن را با بر چسب مشخص نماييد.

ه- در صورت نياز برای وسايل عمومی، از برگه­ای که محل قرارگيری تمامی آن وسايل را نشان مي­دهد استفاده نماييد.

نظم در ثبت، استفاده و بايگانی نامه­ها و مدارک

١- طراحی و تهيه فرمهای استاندارد سازی

٢- بکارگيری فرمهای اداری در فايلها و پرونده­ها

٣- روش امور دفتری و مکاتبات

۴- نحوه بايگانی نامه­ها و مدارک

۵- شفاف سازی اطلاعات و ارتباطات

۶- تعيين تعداد پرونده­ها و اقلام روی ميز (حين کار)

٧- بکارگيری اصل فقط يکی

٨- برقراری نظم در پرونده­ها

بکار گيری اصل فقط يکی

الف- می­بايست پرونده‏ها در يک محل نگهداری شوند.

ب- می­بايست از هر وسيله مورد نياز، فقط يکی در اختيار کارکنان قرار گيرد.

ج- سعی شود که رسيدگی و پردازش يک کار معين در يک روز انجام شود.

د-  سعی شود که طول مدت جلسات به يک ساعت کاهش يابد.

ه- سعی شود که طول مدت مکالمات تلفنی به يک دقيقه کاهش يابد.

ی- سعی شود که فقط از يک گوشی استفاده شود.

نظم در محیط اداری و برای وسایل اداری

واحدهای يک سازمان  (Layout)

1- نحوه استقرار

٢- نحوه چيدن ميز، کمد، فايل و ... در اتاق

٣- شکل ميزها و طرز قرار گرفتن آنها

۴- نحوه چيدن لوازم التحرير يا لوازم شخصی در داخل کشو

۵- نحوه چيدن کتابها، مجلالات و جزوات و ...

۶- نحوه شناسه گذاری و رد يابی

نظم در محيط توليدی

١- راهنمای بخشها و فعاليتها

٢- نحوه مرتب سازی ماشين آلات

٣- نحوه مرتب سازی ابزارها

۴- نحوه مرتب سازی مواد و قطعات

۵- نظم در انبار و نگهداری محصولات توليدی

۶- نظم در استفاده از کامپيوتر

نظم برای اشيا و وسايل

١- مرتب نمودن لوازم و وسايل

٢- مرتب نمودن اشيا و اقلام

٣- مرتب نمودن اشيا ظريف

۴- مرتب نمودن سيم و کابل و وسايل برقی

S3

Seiso

تميزی

  تعريف کوتاه  S3

حذف آلودگيها و آلاينده‏ها

تعریف کامل  S3  

پيشگيری از کثيفی، و پاکيزه نگهداشتن محيط، اموال و افراد و حذف يا کنترل

تعریف کامل

پيشگيری از کثيفی، و پاکيزه نگهداشتن محيط، اموال و افراد و حذف يا کنترل آلاينده‏ها مي­باشد.

هدف از اجرای  S3

١- دستيابی به ميزان مطلوبی از پاکيزگی و حذف کامل آلودگيها

٢- شناسايی مشکلا-ت جزيی از طريق با بينی

٣- درک پاکيزه سازی به عنوان نوعی بازبينی

۴- کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار

۵- کاهش خرابی ماشين آلات

۶- تثبيت و بهبود کيفيت

٧- جلوگيری از بيماری کارکنان

باور به نکات زير باعث ميشود که اجرای عمليات پاکسازی موفق گردد:

- چيزی يا جايی را کثيف نکنيم.

- ريخت و پاش نکنيم.

- هر چيز را بلافاصله پس از کثيف شدن، تميز کنيم.

- محل کار خود را خانه خود بدانيم.

- تميزی را يک ارزش بدانيم.

اقدامات لازم برای پياده سازی  S3

١- پاکسازی محيط سازمان

٢- پاکسازی تجهيزات و وسايل

٣- پاکيزگی کارکنان

پاکسازی محيط سازمان

١- انجام هماهنگی‏ها و اطلاع رسانی لازم

٢- تفکيک محيط کار و تقسيم کار

٣- تعيين دامنه، مصاديق و راههای رفع آلودگی محيطی، صوتی، تصويری، هوا، آب و رعايت بهداشت عمومی

۴- تهيه وسايل و لوازم پاکيزگی

۵- انجام حرکتی همگانی برای پاکيزه سازی

پاکسازی تجهيزات و وسايل

١- تعيين تجهيزات و وسايل موجود

٢- تعيين شرايط محيطی و نگهداری تجهيزات و وسايل

٣- تعيين مصاديق آلودگی برای تجهيزات و وسايل

۴- تعيين آلاينده‏ها

۵- تعيين شيوه‏های پيشگيری از آلودگی

۶- تعيين شيوه‏ها رفع آلودگی

٧- تعيين ابزارهای رفع آلودگی

٨- اجرای پاکسازی

پاکيزگی کارکنان

١- تبيين اهميت پاکيزگی کارکنان

٢- تعيين دامنه، مصاديق و انواع آلودگی در کارکنان

٣- تعيين آلاينده‏ها

۴- تعيين شیوه‏های پيشگيری از آلودگی

۵- تعيين شيوه‏ها و ابزار رفع آلودگی

۶- زمانبندی اجرای پاکيزگی

٧- تهيه چک ليست بازبينی پاکيزگی کارکنان

٨- اجرای پاکيزگی

S4

Seiketso

تداوم و ايمنی

تعريف کوتاه  S4

کنترل و تداوم تفکیک، نظم و پاکیزگی

تعريف کامل  S4

تداوم، استاندار سازى و حفظ وضع مطلوب ناشى از اجراى تفكيك، ترتيب و تميزى، و رعايت ايمنی در کار می­باشد.

هدف از اجراى S4

١- جلوگيري از اعمال سليقه و چند باره کاری

٢- ايمن شدن محيط کاروکاهش حوادث و بيماريهای کاری

٣- تكرار کارهای درست، برای درست انجام دادن کارها

۴- کاهش زمان انجام کارها

۵- افزايش جذابيت محيط کاری

اقدامات لازم برای پياده سازی  S4

١- استاندارد سازی

٢- تداوم 5S

٣- برقراری سلامت و ايمنی در محيط کار

استاندارد سازی

١- تعيين استاندارد مناسب برای اقلام اداری، دستگاهها و تجهيزات، ابزار و وسايل، مواد و قطعات و کارکنان

٢- مشخص سازی اقلام اداری، دستگاهها و تجهيزات، ابزار و وسايل، مواد و قطعات و کارکنان

تداوم 5S

١- کسب حمايتهای لزم از مديريت ارشد سازمان

٢- تبيين اهداف و مزايای پياده سازی 5S

٣- جلب همکاری و مشارکت همگانی

۴- تشويق و ايجاد انگيزه برای تداوم اجرای 5S

۵- تداوم پياده سازی S ­های پنجگانه

۶- تدوين برنامه و استاندارد مدون و لازم الاجرا 5S

برقراری سلامت و ايمنی در محيط کار

-1  تدوین یا بکارگیری استانداردهای ایمنی

-2  تعیین هزینه‏های مادی و غیر مادی حوادث

-3  رعایت ایمنی هنگام طراحی محصول

-4  رعایت ایمنی هنگام استفاده از تجهیزات

-5  رعایت ایمنی هنگام حمل و انبارش

-6  رعایت ایمنی در برابر آتش سوزی

S5

Shitsuke

تعليم و انظباط

تعريف کوتاه  S5

عادت به انجام کارهای صحيح، به کمک آموزش و فرهنگ سازی

تعريف کامل  S5

آموزش کاربردی مفاهيم به تمامی کارکنان، جلب مشارکت عمومی و تدوين، ابلاغ و اجرای مقررات سازمان است.

هدف از اجراى  S5

١- مشارکت کامل در ایجاد عادات صحيح و پيروی از مقررات

٢- عادت به برقراری ارتباط به نحوصحيح و کنترل نتايج آن

٣- زمينه سازی فرهنگ خود انضباطی

۴- نهادينه شدن فرهنگ بهره­وری

۵- تشخيص بخشی (شخصيت دادن) به کارکنان

۶- جلب نظر مشتريان

٧- افزايش تعلق سازمان

اقدامات لازم برای پياده سازی 5S

١- اجرای آموزش

٢- برقراری نظم

٣- آراسته سازی کارکنان

۴- توسعه فرهنگ مشارکت

اجرای آموزش

١- تدوين نظام آموزشی

٢- تعيين شيوه‏های آموزشی

٣- انجام برنامه­ريزی آموزشی

۴- تعيين و تامين امکانات آموزشی

۵- ارايه آموزش به کارکنان

برقراری نظم

١- تدوين ضوابط اساسی شرکت

٢- تدوين يا شفاف سازی ضوابط جذب و استخدام کارکنان

٣- تدوين يا شفاف سازی نحوه آشنا سازی و تطبيق کارکنان

۴- تدوين يا شفاف سازی ضوابط نحوه کارکارکنان

۵- تدوين ضوابط تردد

۶- تدوين يا شفاف سازی ضوابط اداری، وضعيت خدمتی کارکنان

٧- انضباط در فعاليتهای جنبی کار

٨- تمرين انظباط

آراسته سازی کارکنان

١- تعيين مصاديق آراستگی کارکنان

٢- تدوين ضوابط نحوه تردد کارکنان از در شرکت

٣- تدوين ضوابط ظاهر کارکنان

۴- تدوين ضوابط رفتار فردی کارکنان

۵- تدوين ضوابط رفتار جمعی کارکنان

۶- تدوين ضوابط زمانی

٧- تدوين ضوابط لباس فرم

٨- تدوين ضوابط کارت روميزی

توسعه فرهنگ مشارکت

١- تبيين جايگاه و تاثير مشارکت کارکنان

٢- تبيين و ترغيب عوامل موثر بر نحوه مشارکت

٣- خصوصيات لازم برای فعاليت گروهی

۴- جلب مشارکت همگانی

۵- تبيين ارزشهای حاکم بر مشارکت

۶- دلپذير ساختن کار و مشارکت