S1
Seiri
تفکیک و تعمیر
تعریف کوتاه S1
تشخیص ضروری از غیر ضروری و دور ریختن اشیا زاید
تعریف کامل S1
جداکردن اقلام ، اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی از غیر آن و دور ریختن غیر کاربردیها از محیط کار و همچنین تعمیر، تعویض یا تصحیح معایب و نواقص میباشد.
هدف از اجرای S1
-1 تعیین معیارهایی برای حذف غیرضروریها
-2 به کارگیری مدیریت اولویتها و تعیین اولویتها
-3 حذف علل آلودگی
-4 استفاده بهینه از فضای محیط کار
-5 استفاده بهینه از تجهیزات
-6 ریشهیابی علل معایب
اقدامات لازم برای پياده سازی S1
تفکیک
تعمیر
تفکیک
١- تهيه برگههای مخصوص تعيين وضعيت اشيا و اسناد
٢- شناسايي اقلام مورد نياز، زايد و تعميری
٣- استفاده از برگههای مخصوص برای تعيين وضعيت آنها
۴- دور نمودن اشيا زايد از کارگاه
۵- تفکيک اشيا زايد
۶- تعيين تکليف اشيا زايد
٧- کنترل اوراق و اشيا زايد
٨- پيشگيری از پديد آمدن اشيا و اموال زايد
تهيه برگه های مخصوص تعيين وضعيت اشيا و اسناد
الف- لازم است پيش از اجرای عملی تفکيک، برگههای تعيين وضعيت، به تعداد مناسب تهيه شود.
ب- يکی از انواع برگههای تعيين وضعيت اشيا را به سه دسته تفکيک ميکند:
١) اشيا و اسنادی که زايد يا بدون کاربرد هستند.
٢) اشيا و اسنادی که نياز به تعمير يا اصلااح دارند.
٣) اشيا و اسنادی که در مورد زايد يا غير زايد بودن آنها يا در مورد نياز به تعمير آنها در نگاه اول، ترديد وجود دارد.
ج- ميتوان برای هر يک از سه برگه تعيين وضعيت از سه عنوان گويا اما متفاوت استفاده نمود:
١) برای اشيا و اسناد زايد يا بدون کاربرد، از عنوان “مرا دور کنيد”
٢) برای اشيا و اسناد نيازمند به تعمير يا اصلاح ، از عنوان “مرا تعمير کنيد”
٣) برای اشيا و اسناد بلا تکليف از عنوان “مرا تعيين تکليف کنيد” استفاده شود.
د- هر يک از سه نوع برگه بايد دارای شماره سريال باشند.
شناسايي اقلام مورد نياز، زايد و تعميری
الف- با دقت به اشيا و اسناد محيط کار خود نگاه کنيد و با توجه به کاربرد، آنها را به صورت ذهنی يا مکتوب به دو
دسته لازم و غير لازم تفکيک نماييد.
ب- اشيا و اسناد لازم، اشيايي ميباشند که برای انجام وظايف، ضروری هستند.
ج- اشيا و اسناد غيرلازم، اشيايي ميباشند که يا ارتباطی با وظايف محوله ندارند يا در حال حاضر نيازی به آنها نمیباشد.
د- اشیا زايد هم شامل اقلامی ميباشند که در کل سازمان، غيرقابل استفاده هستند.
استفاده از برگههای مخصوص برای تعيين وضعيت اقلام
الف- پس از تفکيک، از سه برگه راهنما برای تعيين وضعيت آن اشيا و اسناد استفاده نماييد.
ب- برگهها را جابجا و دستکاری نکنيد.
ج- حتی الامکان از برگههای “مرا تعيين تکليف کنيد” استفاده ننماييد.
کنترل اوراق و اشیا زاید
الف- از چسباندن عکس، اطلاعیه، اعلامیه، پوستر و ... بر روی جایی غیراز تابلوی اعلالانات (خصوصا بر روی در یا پنجره) جدا خودداری شود.
ب- حتی الامکان از نصب تابلو در راهرو اجتناب شود.(به جز تابلوی منظره یا محصولات شرکت)
ج- به دیوار اتاق مدیران حداکثر دو قاب میتوان نصب کرد .
تعمیر
١- تعمير ساختمان، معبر، پل و...
٢- تعمير يا تعويض سيستمهای روشنايی، تهويه و تاسيسات
٣- تعمير يا تعويض ماشين آلات، تجهيزات و...
۴- تعويض يا بازسازی اشيا مستهلک يا غير قابل استفاده
۵- تعمير اشيا و ابزار خراب
۶- اصلاح و بازسازی برنامههای نرم افزاری
٧- نگهداری اموال، اشيا و تاسيسات و...
٨- برنامهريزی و نظارت بر تعميرونگهداری
S2
Seiton
ترتيب و تنظيم
تعريف کوتاه S2
استقرار منظم ماشينها و اشيا برای دستيابی سريع به آنها
تعريف کامل S2
مرتب کردن اقلام، اورق و اطلاعات و تعيين جای مناسب برای آنان، به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس
باشند، میباشد.
هدف از اجرای S2
١- نظم و ترتيب در محل کار
٢- استقرار و جایدهی مناسب (از لحاظ کيفيت، ايمنی و بازدهی)
٣- ارتقا بهروری از طريق حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشيا
۴- سرعت دسترسی به اشيا و اسناد
۵- کاهش ضايعات ناشی از نابسامانی ودر هم ريختگی
۶- کاهش اشتباهات و دوباره کاريها
در کارخانجاتی که تعداد و تنوع ابزارهای آن زیاد است، رعایت نکات پنجگانه زیر ضرورت دارد :
١- از بين بردن نياز به ابزار (تا حد امکان)
٢- کاهش تعداد ابزار مورد نياز
٣- قرار دادن ابزار در محلهايی که سريعا قابل دسترس باشند.
۴- قرار دادن ابزار به طريقی که به عوض کردن دست، احتياج نباشد.
۵- قرار دادن ابزار به نحوی که بتوان با يک دست، آن را دوباره به جای خود بازگرداند.
اقدامات لازم برای پياده سازی S2
١- ايجاد نظم عمومی
٢- نظم در ثبت، استفاده و بايگانی نامهها و مدارک
٣- نظم در محيط اداری و برای وسايل اداری
۴- نظم در محيط توليدی
۵- نظم برای اشيا و وسايل توليدی
ايجاد نظم عمومی
١- مشخص سازی سازمان
٢- مشخص سازی زير مجموعههای اصلی سازمان
٣- مشخص سازی بخشهای هر زير مجموعه
۴- مشخص سازی اشيا
۵- مشخص سازی محل اشيا
۶- مشخص سازی وضعيت اشيا
٧- مشخص سازی افراد
٨- نظم در تابلوی اعلالانات
مشخص سازی سازمان
الف- بايد هر سازمانی دارای نام خاص خود باشد.
ب- لازم است که نام شرکت بطور واضح و مناسبی در سر در آن سازمان نصب گردد.
ج- بهتر است که نام شرکت در تمام اوراق رسمی سازمان، عنوان گردد.
د- در صورت نياز بايد نام سازمان در سر در آن، به دو يا چند زبان نوشته شود.
ه- بهتر است که در سر در سازمان، آرم و نشان تجاری آن سازمان نيز درج شود.
ی- بايد در رسانههای معرف يا مرتبط با سازمان (مانند: سايت اينترنتی سازمان يا نشريه داخلی و بر شور و...) نيز نام سازمان درج شود.
مشخص سازی اشيا
الف- تمامی اشيا بايد دارای نام يا شماره باشند.
ب- نام يا شماره اشا بايد منحصر به فرد باشد.
ج- نام يا شماره اشيا بايد حتی الامکان ارتباط منطقی با اشيا مربوطه داشته باشد.
د- حتی الامکان میبايست از بکارگيری u1606 نامهای نا مانوس و دور از ذهن، اجتناب شود.
ه- همواره بايد دو نسخه از هر يک از نامها يا شمارهها موجود باشد، يکی بر روی وسيله يا ابزار، و ديگری بر روی محل قرارگيری آن.
مشخص سازی محل اشيا
الف- هريک از اشيا بايد دارای محل مشخصی بوده، ودر آن محل قرار داشته باشد.
ب- هيچ چيز را با جعبه يا محل قرارگيری آن بر نداريد.
ج- قبل از برداشتن هر چيز ميزان موجودی را بررسی کنيد.
د- هم خود وسيله و هم محل قرارگيری آن را با بر چسب مشخص نماييد.
ه- در صورت نياز برای وسايل عمومی، از برگهای که محل قرارگيری تمامی آن وسايل را نشان ميدهد استفاده نماييد.
نظم در ثبت، استفاده و بايگانی نامهها و مدارک
١- طراحی و تهيه فرمهای استاندارد سازی
٢- بکارگيری فرمهای اداری در فايلها و پروندهها
٣- روش امور دفتری و مکاتبات
۴- نحوه بايگانی نامهها و مدارک
۵- شفاف سازی اطلاعات و ارتباطات
۶- تعيين تعداد پروندهها و اقلام روی ميز (حين کار)
٧- بکارگيری اصل فقط يکی
٨- برقراری نظم در پروندهها
بکار گيری اصل فقط يکی
الف- میبايست پروندهها در يک محل نگهداری شوند.
ب- میبايست از هر وسيله مورد نياز، فقط يکی در اختيار کارکنان قرار گيرد.
ج- سعی شود که رسيدگی و پردازش يک کار معين در يک روز انجام شود.
د- سعی شود که طول مدت جلسات به يک ساعت کاهش يابد.
ه- سعی شود که طول مدت مکالمات تلفنی به يک دقيقه کاهش يابد.
ی- سعی شود که فقط از يک گوشی استفاده شود.
نظم در محیط اداری و برای وسایل اداری
واحدهای يک سازمان (Layout)
1- نحوه استقرار
٢- نحوه چيدن ميز، کمد، فايل و ... در اتاق
٣- شکل ميزها و طرز قرار گرفتن آنها
۴- نحوه چيدن لوازم التحرير يا لوازم شخصی در داخل کشو
۵- نحوه چيدن کتابها، مجلالات و جزوات و ...
۶- نحوه شناسه گذاری و رد يابی
نظم در محيط توليدی
١- راهنمای بخشها و فعاليتها
٢- نحوه مرتب سازی ماشين آلات
٣- نحوه مرتب سازی ابزارها
۴- نحوه مرتب سازی مواد و قطعات
۵- نظم در انبار و نگهداری محصولات توليدی
۶- نظم در استفاده از کامپيوتر
نظم برای اشيا و وسايل
١- مرتب نمودن لوازم و وسايل
٢- مرتب نمودن اشيا و اقلام
٣- مرتب نمودن اشيا ظريف
۴- مرتب نمودن سيم و کابل و وسايل برقی
S3
Seiso
تميزی
تعريف کوتاه S3
حذف آلودگيها و آلايندهها
تعریف کامل S3
پيشگيری از کثيفی، و پاکيزه نگهداشتن محيط، اموال و افراد و حذف يا کنترل
تعریف کامل
پيشگيری از کثيفی، و پاکيزه نگهداشتن محيط، اموال و افراد و حذف يا کنترل آلايندهها ميباشد.
هدف از اجرای S3
١- دستيابی به ميزان مطلوبی از پاکيزگی و حذف کامل آلودگيها
٢- شناسايی مشکلا-ت جزيی از طريق با بينی
٣- درک پاکيزه سازی به عنوان نوعی بازبينی
۴- کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار
۵- کاهش خرابی ماشين آلات
۶- تثبيت و بهبود کيفيت
٧- جلوگيری از بيماری کارکنان
باور به نکات زير باعث ميشود که اجرای عمليات پاکسازی موفق گردد:
- چيزی يا جايی را کثيف نکنيم.
- ريخت و پاش نکنيم.
- هر چيز را بلافاصله پس از کثيف شدن، تميز کنيم.
- محل کار خود را خانه خود بدانيم.
- تميزی را يک ارزش بدانيم.
اقدامات لازم برای پياده سازی S3
١- پاکسازی محيط سازمان
٢- پاکسازی تجهيزات و وسايل
٣- پاکيزگی کارکنان
پاکسازی محيط سازمان
١- انجام هماهنگیها و اطلاع رسانی لازم
٢- تفکيک محيط کار و تقسيم کار
٣- تعيين دامنه، مصاديق و راههای رفع آلودگی محيطی، صوتی، تصويری، هوا، آب و رعايت بهداشت عمومی
۴- تهيه وسايل و لوازم پاکيزگی
۵- انجام حرکتی همگانی برای پاکيزه سازی
پاکسازی تجهيزات و وسايل
١- تعيين تجهيزات و وسايل موجود
٢- تعيين شرايط محيطی و نگهداری تجهيزات و وسايل
٣- تعيين مصاديق آلودگی برای تجهيزات و وسايل
۴- تعيين آلايندهها
۵- تعيين شيوههای پيشگيری از آلودگی
۶- تعيين شيوهها رفع آلودگی
٧- تعيين ابزارهای رفع آلودگی
٨- اجرای پاکسازی
پاکيزگی کارکنان
١- تبيين اهميت پاکيزگی کارکنان
٢- تعيين دامنه، مصاديق و انواع آلودگی در کارکنان
٣- تعيين آلايندهها
۴- تعيين شیوههای پيشگيری از آلودگی
۵- تعيين شيوهها و ابزار رفع آلودگی
۶- زمانبندی اجرای پاکيزگی
٧- تهيه چک ليست بازبينی پاکيزگی کارکنان
٨- اجرای پاکيزگی
S4
Seiketso
تداوم و ايمنی
تعريف کوتاه S4
کنترل و تداوم تفکیک، نظم و پاکیزگی
تعريف کامل S4
تداوم، استاندار سازى و حفظ وضع مطلوب ناشى از اجراى تفكيك، ترتيب و تميزى، و رعايت ايمنی در کار میباشد.
هدف از اجراى S4
١- جلوگيري از اعمال سليقه و چند باره کاری
٢- ايمن شدن محيط کاروکاهش حوادث و بيماريهای کاری
٣- تكرار کارهای درست، برای درست انجام دادن کارها
۴- کاهش زمان انجام کارها
۵- افزايش جذابيت محيط کاری
اقدامات لازم برای پياده سازی S4
١- استاندارد سازی
٢- تداوم 5S
٣- برقراری سلامت و ايمنی در محيط کار
استاندارد سازی
١- تعيين استاندارد مناسب برای اقلام اداری، دستگاهها و تجهيزات، ابزار و وسايل، مواد و قطعات و کارکنان
٢- مشخص سازی اقلام اداری، دستگاهها و تجهيزات، ابزار و وسايل، مواد و قطعات و کارکنان
تداوم 5S
١- کسب حمايتهای لزم از مديريت ارشد سازمان
٢- تبيين اهداف و مزايای پياده سازی 5S
٣- جلب همکاری و مشارکت همگانی
۴- تشويق و ايجاد انگيزه برای تداوم اجرای 5S
۵- تداوم پياده سازی S های پنجگانه
۶- تدوين برنامه و استاندارد مدون و لازم الاجرا 5S
برقراری سلامت و ايمنی در محيط کار
-1 تدوین یا بکارگیری استانداردهای ایمنی
-2 تعیین هزینههای مادی و غیر مادی حوادث
-3 رعایت ایمنی هنگام طراحی محصول
-4 رعایت ایمنی هنگام استفاده از تجهیزات
-5 رعایت ایمنی هنگام حمل و انبارش
-6 رعایت ایمنی در برابر آتش سوزی
S5
Shitsuke
تعليم و انظباط
تعريف کوتاه S5
عادت به انجام کارهای صحيح، به کمک آموزش و فرهنگ سازی
تعريف کامل S5
آموزش کاربردی مفاهيم به تمامی کارکنان، جلب مشارکت عمومی و تدوين، ابلاغ و اجرای مقررات سازمان است.
هدف از اجراى S5
١- مشارکت کامل در ایجاد عادات صحيح و پيروی از مقررات
٢- عادت به برقراری ارتباط به نحوصحيح و کنترل نتايج آن
٣- زمينه سازی فرهنگ خود انضباطی
۴- نهادينه شدن فرهنگ بهرهوری
۵- تشخيص بخشی (شخصيت دادن) به کارکنان
۶- جلب نظر مشتريان
٧- افزايش تعلق سازمان
اقدامات لازم برای پياده سازی 5S
١- اجرای آموزش
٢- برقراری نظم
٣- آراسته سازی کارکنان
۴- توسعه فرهنگ مشارکت
اجرای آموزش
١- تدوين نظام آموزشی
٢- تعيين شيوههای آموزشی
٣- انجام برنامهريزی آموزشی
۴- تعيين و تامين امکانات آموزشی
۵- ارايه آموزش به کارکنان
برقراری نظم
١- تدوين ضوابط اساسی شرکت
٢- تدوين يا شفاف سازی ضوابط جذب و استخدام کارکنان
٣- تدوين يا شفاف سازی نحوه آشنا سازی و تطبيق کارکنان
۴- تدوين يا شفاف سازی ضوابط نحوه کارکارکنان
۵- تدوين ضوابط تردد
۶- تدوين يا شفاف سازی ضوابط اداری، وضعيت خدمتی کارکنان
٧- انضباط در فعاليتهای جنبی کار
٨- تمرين انظباط
آراسته سازی کارکنان
١- تعيين مصاديق آراستگی کارکنان
٢- تدوين ضوابط نحوه تردد کارکنان از در شرکت
٣- تدوين ضوابط ظاهر کارکنان
۴- تدوين ضوابط رفتار فردی کارکنان
۵- تدوين ضوابط رفتار جمعی کارکنان
۶- تدوين ضوابط زمانی
٧- تدوين ضوابط لباس فرم
٨- تدوين ضوابط کارت روميزی
توسعه فرهنگ مشارکت
١- تبيين جايگاه و تاثير مشارکت کارکنان
٢- تبيين و ترغيب عوامل موثر بر نحوه مشارکت
٣- خصوصيات لازم برای فعاليت گروهی
۴- جلب مشارکت همگانی
۵- تبيين ارزشهای حاکم بر مشارکت
۶- دلپذير ساختن کار و مشارکت