استاندارد مدیریت پروژه ISO21500 چیست؟

(خلاصه استاندارد ISO21500:2012)

دکتر مانی الهی

 

مقدمه

استاندارد بین‌المللی ISO21500، راهنمایی برای مفاهیم و فرآیندهای مدیریت پروژه فراهم می‌کند که برای اجرای پروژه‌ها حایز اهمیت هستند و تاثیر به سزایی بر آنها دارند.

استاندارد ISO21500 به مدیران ارشد و حامیان پروژه کمک می‌کند تا شناختی بهتر نسبت به اصول و شیوه مدیریت پروژه پیدا کنند و بتوانند پشتیبانی شایسته‌ای برای مدیران و دست‌اندرکاران پروژه فراهم نمایند.

همچنین، استاندارد ISO21500 مبنایی مشترک پیش روی مدیران پروژه، تیم‌های مدیریت پروژه و اعضای تیم‌های پروژه قرار می‌دهد تا بر اساس آن استانداردها و شیوه‌های پروژه خود را با دیگران مقایسه و از آنها بهینه‌کاوی کنند.

علاوه بر این، توسعه‌دهندگان استانداردهای ملی یا سازمانی می‌توانند با بهره‌گیری از استاندارد ISO21500، مفاهیم و فرآیندهای مدیریت پروژه را با دیگر استانداردهای موجود انطباق دهند.

 

1 محدوده کاربرد استاندارد ISO21500 (Scope)

استاندارد بین‌المللی ISO21500 می‌تواند توسط هر نوع سازمانی، از جمله سازمان‌های دولتی، خصوصی یا انجمن‌ها، و برای هر نوع پروژه‌ای، بدون در نظر گرفتن پیچیدگی، اندازه یا مدت آن، مورد استفاده قرار گیرد.

استاندارد ISO21500 توصیف سطح بالایی از مفاهیم و فرآیندهایی ارایه می‌دهد که برای اعمال بهتر مدیریت پروژه مد نظر قرار می‌گیرند. با وجود این که پروژه‌ها خود در بستر برنامه‌ها و سبد پروژه‌ها قرار می‌گیرند، استاندارد ISO21500 در مورد مدیریت برنامه‌ها و سبد پروژه‌ها به راهنمایی جزییات نمی‌پردازد و مباحث مرتبط با مدیریت عمومی نیز فقط در قالب مدیریت پروژه مورد بحث قرار می‌گیرند.

 

2 اصطلاحات و تعاریف استاندارد ISO21500

اصطلاحات و تعاریف (Terms and definitions) به کار گرفته شده در استاندارد ISO21500 به شرح زیر هستند:

2-1 فعالیت (activity): مولفه‌ای از کار در قالب یک برنامه زمان‌بندی تعریف شده که لازم است برای تکمیل پروژه مورد تعهد واقع شود.

2-2 حوزه کاربرد (application area): دسته‌ای از پروژه‌ها که عموما دارای وجه مشترکی در ارتباط با یک محصول، مشتری یا حوزه هستند.

2-3 خط مبنا (baseline): مرجعی برای مقایسه که بر اساس آن عملکرد پروژه نظارت و کنترل می‌شود.

2-4 درخواست تغییر (change request): سندی که یک تغییر پیشنهادی را برای اعمال در پروژه تعریف می‌کند.

2-5 مدیریت پیکربندی (configuration management): به‌کارگیری روش‌های اجرایی برای کنترل، پیوند و بروزآوری مستندات، مشخصات و ویژگی‌های فیزیکی.

2-6 کنترل (control): مقایسه عملکرد واقعی با عملکرد برنامه‌ریزی شده، تجزیه و تحلیل انحرا‌ف‌ها و انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مناسب در صورت نیاز.

2-7 اقدام اصلاحی (corrective action): دستور و فعالیتی برای اصلاح اجرای کار به منظور هم‌راستا کردن اجرا با برنامه.

2-8 مسیر بحرانی (critical path): توالی فعالیت‌هایی که زودترین تاریخ ممکن برای تکمیل پروژه یا مرحله را مشخص می‌کنند.

2-9 تاخیر (lag): ویژگی که برای تعویق در شروع یا پایان یک فعالیت به یک نسبت منطقی اعمال می‌شود.

2-10 تقدم (lead): ویژگی که برای تسریع در شروع یا پایان یک فعالیت به یک نسبت منطقی اعمال می‌شود.

2-11 اقدام پیشگیرانه (preventive action): دستور و فعالیتی برای اصلاح کار به منظور اجتناب یا کاهش انحراف‌های بالقوه در اجرا نسبت به برنامه.

2-12 دوره عمر پروژه (project life cycle): مجموعه‌ای از مراحل تعریف شده از ابتدا تا انتهای پروژه.

2-13 فهرست ریسک‌ها (risk register): سوابق ریسک‌های شناسایی شده، از جمله نتایج تجزیه و تحلیل و پاسخ‌های برنامه‌ریزی شده.

2-14 ذی‌نفع (stakeholder): فرد، گروه یا سازمانی که در هر یک از جنبه‌های پروژه دارای منافعی است، یا می‌تواند بر آن تاثیر گذاشته یا از آن تاثیر پذیرد، یا خود را تحت تاثیر آن می‌پندارد.

2-15 مناقصه (tender): سندی در قالب یک پیشنهاد یا برگه مناقصه برای تامین یک محصول، خدمت یا دست‌آورد، که معمولا در پاسخ به یک دعوت یا درخواست تهیه می‌شود.

2-16 دیکشنری ساختار شکست کار (work breakdown structure dictionary): سندی که تک تک مولفه‌های ساختار شکست کار (WBS) را توصیف می‌کند.

 

3 مفاهیم مدیریت پروژه در استاندارد ISO21500

3-1 کلیات

استاندارد ISO21500 مفاهیم کلیدی مورد استفاده برای اکثر پروژه‌ها را تشریح و محیط‌هایی را که پروژه‌ها در آنجا انجام می‌شوند، توصیف می‌کند.

شکل 1 نشان می‌دهد که بر اساس استاندارد ISO21500، چگونه مفاهیم مدیریت پروژه (Project management concepts) به یکدیگر مرتبط می‌شوند. استراتژی سازمانی، فرصت‌ها را شناسایی می‌کند. فرصت‌ها ارزش‌یابی می‌شوند و باید مستند شوند. فرصت‌های برگزیده در قالب یک طرح توجیهی یا سایر سندهای مشابه بسط می‌یابند و می‌توانند به یک یا چند پروژه که اقلام تحویلی را فراهم می‌کنند، منتج شوند. از این اقلام تحویلی می‌توان برای تحقق منافع بهره برد. منافع مذکور می‌توانند به عنوان یک ورودی برای تحقق و بسط بیشتر استراتژی سازمانی لحاظ گردند.

1..jpg

کلید راهنما:

  • جعبه‌ها مفاهیم مدیریت پروژه معرفی شده در بخش‌های بعدی را نشان می‌دهند
  • پیکان نشان‌گر یک جریان منطقی است که به واسطه آن مفاهیم با هم پیوند می‌یابند
  • خطوط نقطه‌چین مرزهای سازمانی را نشان می‌دهند

 

 

 

 

 

شکل 1 - بررسی مفاهیم مدیریت پروژه و روابط آنها

 

 

3-2 پروژه (Project)

بر اساس استاندارد ISO21500، هر پروژه شامل یک مجموعه منحصر به فرد از فرآیندهای متشکل از فعالیت‌های هماهنگ و کنترل شده با تاریخ شروع و پایان مشخص است و معمولا به چند مرحله تقسیم می‌شود، که برای دستیابی به اهداف پروژه اجرا می‌شوند. دستیابی به اهداف پروژه مستلزم تامین اقلام تحویلی (deliverables) مطابق با الزامات (requirements) مشخص است.

هر پروژه‌ای ممکن است با محدودیت‌های چندگانه‌ای (بند 3-11 استاندارد ISO21500) مواجه باشد که بر تصمیماتی که در فرآیند مدیریت پروژه اتخاذ می‌شوند، تاثیر بگذارند.

اگر چه بسیاری از پروژه‌ها ممکن است مشابه هم باشند، هر پروژه‌ای منحصر به فرد است. همان طور که در استاندارد ISO21500 بیان شده، تفاوت‌های پروژه ممکن است در موارد زیر رخ دهد: اقلام تحویل شده، ذی‌نفعان تاثیرگذار، منابع بهره‌برداری شده، محدودیت‌ها و فرآیندهای اختصاصی.

 

3-3 مدیریت پروژه (Project management)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، مدیریت پروژه عبارت است از به‌کارگیری روش‌ها، ابزارها، تکنیک‌ها و شایستگی‌ها در یک پروژه. مدیریت پروژه شامل یکپارچه‌سازی مراحل مختلف دوره عمر پروژه (بند 3-10 استاندارد ISO21500) می‌شود.

مدیریت پروژه از طریق فرآیندها انجام می‌شود. فرآیندهای منتخب برای اجرای یک پروژه باید در یک نمایه نظام‌مند (systemic view) هم‌راستا شوند. بر اساس استاندارد ISO21500، هر مرحله از دوره عمر پروژه باید دارای اقلام تحویلی مشخصی باشد و این اقلام باید در طول پروژه به طور منظم مورد بازبینی قرار گیرند تا الزامات حامی پروژه، مشتریان و سایر ذی‌نفعان را برآورده سازند.

 

3-4 استراتژی سازمانی و پروژه‌ها (Organizational strategy and projects)

3-4-1 استراتژی سازمانی (Organizational strategy)

عموما، سازمانها بر اساس ماموریت، چشم‌انداز، خط مشی‌ها و عوامل خارج از مرز سازمانی، استراتژی خود را تدوین می‌کنند. همان طور که در استاندارد ISO21500 عنوان شده، پروژه‌ها اغلب، ابزاری برای دستیابی به آرمانهای استراتژیک هستند. نمونه‌ای از یک چارچوب آفرینش ارزش در شکل 2 نشان داده شده است.

 

 

2..jpg

 

شکل 2 نمونه‌ای از یک چارچوب آفرینش ارزش

آرمان‌های استراتژیک می‌توانند راهنمایی برای شناسایی و توسعه فرصت‌ها باشند. گزینش فرصت‌ها شامل در نظر گرفتن عوامل مختلف، از جمله چگونگی تحقق منافع و نحوه مدیریت ریسک‌ها است.

بر اساس استاندارد ISO21500، آرمان هر پروژه تامین منافع قابل اندازه‌گیری است که به تحقق فرصت‌های برگزیده کمک می‌کنند. هدف پروژه، با تامین اقلام تحویلی مورد نیاز پروژه، در تحقق آرمان پروژه مشارکت می‌کند. آرمان‌های پروژه هنگامی به بار می‌نشینند که منافع آن تحقق یابند. دست‌یابی به آرمان‌ها ممکن است تا یک دوره زمانی پس از دست‌یابی به اهداف، به درازا بکشد.

3-4-2 ارزش‌یابی فرصت‌ها و شروع پروژه (Opportunity evaluation and project initiation)

آن گونه که در استاندارد ISO21500 آورده شده، به منظور شناسایی پروژه‌های قابل اجرا که می‌تواند برخی یا همه فرصت‌ها را به منافع ملموس تبدیل کند، ممکن است فرصت‌ها ارزش‌یابی شوند تا نقطه اتکایی برای اتخاذ تصمیم آگاهانه توسط مدیریت مسئول فراهم کنند. این فرصت‌ها ممکن است، به عنوان نمونه، یک تقاضای جدید در بازار، یک نیاز سازمانی جاری یا یک الزام قانونی جدید را شامل شوند.

فرصت‌ها اغلب از طریق مجموعه‌ای از فعالیت‌ها که مجوز رسمی برای شروع یک پروژه جدید را فراهم می‌کنند، ارزش‌یابی می‌شوند. بر اساس استاندارد ISO21500، سازمان باید یک حامی پروژه را به عنوان مسئول آرمان‌ها و منافع پروژه تعیین کند.

از دیدگاه استاندارد ISO21500، آرمان‌ها و منافع ممکن است منجر به توجیه سرمایه‌گذاری در پروژه شوند، مثلا در قالب یک طرح توجیهی کسب‌وکار، که ممکن است به اولویت‌بندی همه فرصت‌ها کمک کند. معمولا، منظور از ارایه توجیه، کسب تعهد سازمانی و اخذ مجوز برای سرمایه‌گذاری در پروژه‌های منتخب است.

طبق استاندارد ISO21500، فرآیند ارزش‌یابی می‌تواند شامل معیارهای متعددی، از جمله تکنیک‌های ارزیابی سرمایه‌گذاری مالی و معیارهای کیفی، مانند هم‌راستایی استراتژیک، اثرات اجتماعی و اثرات محیطی باشد. معیارها ممکن است در یک پروژه با پروژه دیگر متفاوت باشند.

3-4-3 تحقق منافع (Benefits realization)

به طور کلی، تحقق منافع از مسئولیت‌های مدیریت سازمان است، که ممکن است از اقلام تحویلی پروژه برای تحقق بخشیدن به منافع در راستای استراتژی سازمانی استفاده کند. بر اساس استاندارد ISO21500، مدیر پروژه باید منافع و تحقق آنها را مد نظر قرار دهد، زیرا در طول دوره عمر پروژه، بر تصمیم‌گیری تاثیر خواهند گذاشت.

 

3-5 محیط پروژه (Project environment)

3-5-1 کلیات

محیط پروژه ممکن است بر عملکرد و موفقیت پروژه تاثیر بگذارد. همان طور که در استاندارد ISO21500 تاکید شده، تیم پروژه باید موارد زیر را در نظر بگیرد:

- عوامل بیرون مرز سازمانی، مانند اجتماعی-اقتصادی، جغرافیایی، سیاسی، قانونی، فنی و زیست محیطی؛

- عوامل درون مرز سازمانی، مانند استراتژی، فن‌آوری، بلوغ مدیریت پروژه، دسترسی به منابع، فرهنگ سازمانی و ساختار سازمان.

3-5-2 عوامل بیرون مرز سازمانی (Factors outside the organizational boundary)

عواملي كه بیرون از مرز سازماني قرار دارند، ممكن است محدودیت‌هایی را بر پروژه تحمیل کنند، يا ريسك‌هايي را ایجاد کنند که بر پروژه تاثیر بگذارند. اگر چه این عوامل اغلب خارج از کنترل مدیر پروژه هستند، اما بر اساس استاندارد ISO21500، باید همچنان مد نظر قرار گیرند.

3-5-3 عوامل درون مرز سازمانی (Factors inside the organizational boundary)

3-5-3-1 کلیات

آن گونه که استاندارد ISO21500 تشریح می‌کند، یک پروژه، معمولا، در داخل یک سازمان بزرگتر، شامل فعالیت‌های دیگر، قرار می‌گیرد. در چنین مواردی، روابطی بین پروژه و محیط آن، برنامه‌ریزی کسب‌وکار و عملیات وجود دارد. فعالیت‌های پیشا-پروژه و پسا-پروژه ممکن است شامل فعالیت‌هایی نظیر تهیه طرح توجیهی کسب‌وکار، انجام مطالعات امکان‌سنجی و گذار به عملیات باشد. پروژه‌ها ممکن است در قالب برنامه‌ها و سبد پروژه‌ها سازمان‌دهی شوند. شکل 3 این روابط را نشان می‌دهد.

 

3..jpg

 

شکل 3 پروژه‌ها، برنامه‌ها و سبد پروژه‌ها

 

 

3-5-3-2 مدیریت سبد پروژه (Project portfolio management)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، عموما، یک سبد پروژه مجموعه‌ای از پروژه‌ها و برنامه‌ها و فعالیت‌های دیگر است که با هم در یک دسته قرار می‌گیرند تا مدیریت موثر آن کار را برای رسیدن به آرمان‌های استراتژیک تسهیل کنند. از دیدگاه استاندارد ISO21500، مدیریت سبد پروژه، معمولا، مدیریت متمرکز یک یا چند سبد پروژه است که شامل شناسایی، اولویت‌دهی، تصویب، اداره و کنترل پروژه‌ها، برنامه‌ها و سایر فعالیت‌ها برای دست‌یابی به آرمان‌های استراتژیک مشخصی است. از نظر استاندارد ISO21500، شناسایی و گزینش فرصت، و همچنین تصویب و مدیریت پروژه‌ها، از طریق یک سیستم مدیریت سبد پروژه، می‌تواند بهتر انجام شود.

3-5-3-3 مدیریت برنامه (Programme management)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، عموما، برنامه عبارت است از گروهی از پروژه‌ها و دیگر فعالیت‌های مرتبط و هم‌راستا با آرمان‌های استراتژیک. مدیریت برنامه شامل فعالیت‌های متمرکز و هماهنگ برای دستیابی به آرمان‌ها می‌شود.

 

3-6 حاکمیت پروژه (Project governance)

حاکمیت چارچوبی است که توسط آن سازمان اداره و کنترل می‌شود. از دیدگاه استاندارد ISO21500، حاکمیت پروژه شامل آن دسته از حوزه‌های مدیریت سازمانی است که به طور مشخص در فعالیت‌های پروژه دخیل هستند، البته به این محدود نمی‌شود.

حاکمیت پروژه ممکن است شامل موارد زیر باشد:

  • تعریف ساختار مدیریت؛
  • خط مشی‌ها، فرآیندها و روش‌های مورد استفاده؛
  • حدود اختیارات برای تصمیم‌گیری؛
  • مسئولیت‌ها و پاسخ‌گویی‌های ذی‌نفعان؛
  • شیوه تعاملات از قبیل گزارش‌دهی و تعدیل بندهای قرارداد یا پرداختن به ریسک‌ها.

بر اساس استاندارد ISO21500، مسئوليت برقراری حاکمیت شایسته در يك پروژه، معمولا به حامي پروژه يا كميته راهبری پروژه واگذار می‌شود.

 

3-7 پروژه‌ها و عملیات (Projects and operations)

مدیریت پروژه متناسب با چارچوب کلی مدیریت است. مدیریت پروژه، به واسطه ماهیت موقت و منحصر به فرد بودن پروژه‌ها، با دیگر رشته‌های مدیریت متفاوت است.

سازمان‌ها برای دستیابی به آرمان‌های مشخصی، کارها را اجرا می‌کنند. به طور کلی، این عمل ممکن است تحت عنوان عملیات یا پروژه طبقه‌بندی شود. طبق تعریف استاندارد ISO21500، عملیات و پروژه‌ها دارای تفاوت‌های عمده به شرح زیر هستند:

  • عملیات توسط تیم‌های نسبتا پایدار از طریق فرآیندهای مداوم و تکراری انجام می‌شوند و بر بقای سازمان متمرکز هستند؛
  • پروژه‌ها توسط تیم‌های موقت انجام می‌شوند، غیر تکراری هستند و اقلامی منحصر به فرد را تحویل می‌دهند.

 

3-8 ذی‌نفعان و سازمان پروژه (Stakeholders and project organization)

بر اساس استاندارد ISO21500، برای موفقیت پروژه، باید ذی‌نفعان پروژه، از جمله سازمان پروژه، با جزییات کافی شرح داده شوند. علاوه بر این، نقش‌ها و مسئولیت‌های ذی‌نفعان باید بر مبنای آرمان‌های سازمان و آرمان‌های پروژه تعریف و اطلاع‌رسانی شوند. ذی‌نفعان مرسوم پروژه در شکل 4 نشان داده شده اند.

بر اساس استاندارد ISO21500، روش‌های ارتباط با ذی‌نفعان باید در درون پروژه و از طریق فرآیندهای مدیریت پروژه شرح داده شده در بند 4 این استاندارد، مدیریت شوند.

طبق تعریف استاندارد ISO21500، سازمان پروژه ساختاری موقتی است و شامل نقش‌ها، مسئولیت‌ها، سطوح اختیارات و مرزهای پروژه می‌شود که لازم است تعریف گردند و به همه ذی‌نفعان پروژه اطلاع‌رسانی شوند. سازمان پروژه ممکن است وابسته به مناسبات قانونی، تجاری، بین واحدی یا دیگر ترتیباتی باشد که بین ذی‌نفعان پروژه برقرار اند.

از نظر استاندارد ISO21500، سازمان پروژه ممکن است شامل نقش‌ها و مسئولیت‌های زیر باشد:

الف) مدیر پروژه (project manager)، که فعالیت‌های پروژه را رهبری و مدیریت می‌کند و در قبال تکمیل پروژه پاسخگو است؛

ب) تیم مدیریت پروژه (project management team)، که مدیر پروژه را در امر رهبری و مدیریت فعالیت‌های پروژه پشتیبانی می‌کند؛

ج) تیم پروژه (project team)، که فعالیت‌های پروژه را اجرا می‌کند.

از نظر استاندارد ISO21500، حاکمیت پروژه ممکن است شامل موارد زیر گردد:

  • حامی پروژه (sponsor)، که پروژه را تصویب می‌کند، تصمیمات اجرایی را اتخاذ می‌کند و مشکلات و اختلافاتی را که فراتر از اختیارات مدیر پروژه هستند، حل و فصل می‌کند؛
  • کمیته راهبری یا هیات مدیره پروژه (steering committee or board)، که با ارایه رهنمودهای مرشدانه به پیش‌برد پروژه کمک می‌کند.

4..jpg

 

 

شکل 4 - ذی‌نفعان پروژه

همان طور که در شکل 4 مشاهده می‌گردد، طبق استاندارد ISO21500، هر پروژه‌ای شامل دیگر ذی‌نفعان به شرح زیر است:

  • مشتریان یا نمایندگان مشتری (customers or customer representatives)، که با مشخص کردن الزامات پروژه و پذیرش اقلام تحویلی پروژه در روند پروژه مشارکت می‌کنند؛
  • تامین‌کنندگان (suppliers)، که با تامین منابع برای پروژه، به اجرای پروژه کمک می‌کنند؛
  • دفتر مدیریت پروژه (PMO)، که ممکن است گستره متنوعی از فعالیت‌ها، از جمله اداره و کنترل، استاندارد سازی، آموزش مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی پروژه و نظارت بر پروژه، را انجام دهند.

 

3-9 شایستگی‌های کارکنان پروژه (Competencies of project personnel)

بر اساس استاندارد ISO21500، کارکنان پروژه باید به منظور دستیابی به اهداف و آرمان‌های پروژه، شایستگی‌های خود را در زمینه اصول و فرآیندهای مدیریت پروژه توسعه دهند.

هر تیم پروژه نیازمند افراد شایسته است که از توانایی به‌کارگیری دانش و تجربه خود برای تامین اقلام تحویلی پروژه برخوردار باشند. بر اساس استاندارد ISO21500، هر گونه شکاف شناسایی شده بین سطح شایستگی‌های موجود و سطح مورد نیاز در تیم پروژه، می‌تواند معرف یک ریسک باشد و باید به آن پرداخته شود.

از نظر استاندارد ISO21500، شایستگی‌های مدیریت پروژه را می‌توان در قالب موارد زیر دسته‌بندی کرد، اگر چه به این موارد محدود نمی‌شوند:

  • شایستگی‌های فنی (technical competencies) برای تحویل پروژه‌ها به روشی ساختارمند، شامل اصطلاحات فنی، مفاهیم و فرآیندهای مدیریت پروژه، که در این استاندارد بین‌المللی تعریف شده اند؛
  • شایستگی‌های رفتاری (behavioural competencies)، در زمینه برقراری روابط شخصی درون مرزهای تعریف شده پروژه؛
  • شایستگی‌های محتوایی (contextual competencies)، مربوط به مدیریت پروژه داخل محیط سازمانی و محیط خارجی.

سطح شایستگی‌ها ممکن است از طریق فرآیندهای توسعه حرفه‌ای مانند آموزش، مربی‌گری و مشاوره در داخل یا خارج از سازمان ارتقا یابد.

 

3-10 دوره عمر پروژه (Project life cycle)

پروژه‌ها معمولا، بر اساس نیازهای مشخص شده برای اداره و کنترل، در قالب چند مرحله سازمان‌دهی می‌شوند. بر اساس استاندارد ISO21500، این مراحل باید یک توالی منطقی را با شروع و پایان مشخص دنبال کنند، و باید از منابع برای تامین اقلام تحویلی استفاده کنند. برای مدیریت کارای پروژه در طول کل دوره عمر پروژه، مجموعه‌ای از فعالیت‌ها باید در هر مرحله اجرا شوند. مراحل پروژه در مجموع به عنوان دوره عمر پروژه شناخته می‌شوند.

دوره عمر پروژه بازه زمانی آغاز پروژه تا پایان آن را پوشش می‌دهد. مراحل پروژه به مقاطع تصمیم‌گیری تقسیم می‌شوند که می‌توانند بسته به محیط سازمانی، متفاوت باشند. مقاطع تصمیم‌گیری اداره پروژه را تسهیل می‌کنند. بر اساس استاندارد ISO21500، در پایان آخرین مرحله، پروژه باید تمام اقلام تحویلی را تامین کرده باشد.

بر اساس استاندارد ISO21500، برای مدیریت یک پروژه در دوره عمر آن، فرآیندهای مدیریت پروژه باید برای کل پروژه به صورت کامل یا جداگانه برای هر مرحله و برای هر تیم یا زیر-پروژه مورد استفاده قرار گیرند.

 

3-11 محدودیت‌های پروژه (Project constraints)

محدودیت‌ها انواع مختلفی دارند و، از آنجا که محدودیت‌ها اغلب به یکدیگر وابسته و مرتبط هستند، برقراری توازن بین یک محدودیت خاص با سایر محدودیت‌ها برای مدیر پروژه اهمیت دارد. بر اساس استاندارد ISO21500، اقلام تحویلی پروژه باید الزامات پروژه را برآورده کنند و با همه محدودیت‌های تعیین شده از قبیل گستره (scope)، کیفیت(quality)، برنامه زمان‌بندی (schedule)، منابع (resources) و هزینه (cost) ارتباط داشته باشند. محدودیت‌ها، عموما، به یکدیگر وابسته هستند به طوری که تغییر در یکی ممکن است یک یا چند محدودیت دیگر را تحت تاثیر قرار دهد. از این رو، محدودیت‌ها ممکن است بر تصمیماتی که در فرآیند مدیریت پروژه اتخاذ می‌شوند، تاثیر بگذارند.

از نظر استاندارد ISO21500، دستیابی به توافق جمعی میان ذی‌نفعان کلیدی پروژه در مورد محدودیت‌ها می‌تواند بنیان استواری برای تضمین موفقیت پروژه باشد. برخی محدودیت‌های ممکن عبارت اند از:

  • مدت زمان اجرا یا تاریخ تعیین شده برای اتمام پروژه؛
  • فراهم بودن بودجه پروژه؛
  • در دسترس بودن منابع پروژه، مانند افراد، امکانات، تجهیزات، مواد، زیرساخت‌ها، ابزارها و سایر منابع لازم برای اجرای فعالیت‌های پروژه مطابق با الزامات پروژه؛
  • عوامل مرتبط با سلامت و ایمنی کارکنان؛
  • سطح قابل قبول قرار گرفتن در معرض ریسک؛
  • اثرات بالقوه اجتماعی یا زیست‌محیطی پروژه؛
  • قوانین، مقررات و سایر الزامات قانونی.

 

3-12 رابطه بین مفاهیم مدیریت پروژه و فرآیندها

مدیریت پروژه با استفاده از مفاهیم و شایستگی‌های توصیف شده در بندهای 3-1 تا 3-11 استاندارد ISO21500، به اجرا درمی‌آید. طبق تعریف، یک فرآیند عبارت است از مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط و وابسته به هم. فرآیندهای مورد استفاده در پروژه‌ها عموما به سه دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

  • فرآیندهای مدیریت پروژه (project management processes)، که مختص مدیریت پروژه هستند و مشخص می‌کنند چگونه فعالیت‌های منتخب پروژه مدیریت شوند؛
  • فرآیندهای تحویل (delivery processes)، که منحصر به مدیریت پروژه نیستند، و منجر به تعیین و تهیه یک محصول، خدمت یا نتیجه ویژه می‌شوند و بسته به اقلام تحویلی پروژه متغیر هستند؛
  • فرآیندهای پشتیبانی (support processes)، که منحصر به مدیریت پروژه نیستند، و پشتیبانی مناسب و ارزشمند برای محصول و فرآیندهای مدیریت پروژه در حوزه‌هایی مانند لجستیک، مالی، حسابداری و ایمنی فراهم می‌کنند.

استاندارد ISO21500، تنها به فرآیندهای مدیریت پروژه می‌پردازد. با این حال، در یک پروژه ممکن است فرآیندهای محصول، پشتیبانی و مدیریت پروژه با یکدیگر هم‌پوشانی و تعامل داشته باشند.

 

4 فرآیندهای مدیریت پروژه (Project management processes)

4-1 کاربرد فرآیند مدیریت پروژه

استاندارد ISO21500، فرآیندهای مدیریت پروژه توصیه شده را که در طول یک پروژه به عنوان یک کل، یا مستقلا برای هر مرحله، یا هر دو حالت مذکور استفاده می‌شوند، شناسایی می‌کند. این فرآیندهای مدیریت پروژه مناسب انواع پروژه‌ها در همه سازمان‌ها هستند. مدیریت پروژه نیازمند هماهنگی قابل توجهی است، به این معنی که مستلزم آن است که هر فرآیندی به طور شایسته با دیگر فرآیندها هماهنگ و در ارتباط باشد. برخی از فرآیندها ممکن است تکرار شوند تا کاملا جا بیافتند و الزامات ذی‌نفعان را برآورده کنند و به توافقی در مورد اهداف پروژه دست یابند.

در ارتباط با سایر ذی‌نفعان پروژه، استاندارد ISO21500، به مدیران پروژه توصیه می‌کند فرآیندهای تعریف شده در بند 4-3 این استاندارد را با دقت مورد توجه قرار دهند و آنها را به اقتضای پروژه و نیازمندی‌های سازمانی به کار گیرند.

نیازی نیست که فرآیندهای توصیف شده در بند 4-3 این استاندارد در همه پروژه‌ها یا همه مراحل پروژه به صورت یکسان اعمال شوند. بنابراین، بر اساس استاندارد ISO21500، مدیر پروژه باید فرآیندهای مدیریتی را برای هر پروژه یا هر مرحله از پروژه، از طریق تعیین فرآیندهای مناسب و درجه سخت‌گیری قابل اعمال برای هر فرآیند، متناسب‌سازی کند. این متناسب‌سازی باید مطابق با خط مشی‌های سازمانی مرتبط انجام شود.

بر اساس استاندارد ISO21500، برای حصول موفقیت یک پروژه، اقدامات زیر باید اجرا گردند:

  • انتخاب فرآیندهای مناسب که در بند 4-3 این استاندارد توضیح داده شده‌اند و برای دست‌یابی به اهداف پروژه لازم هستند؛
  • استفاده از یک رویکرد تعریف شده برای توسعه یا تطبیق مشخصات محصول و برنامه‌ها به منظور تحقق اهداف و الزامات پروژه؛
  • برآوردن الزامات در راستای جلب رضایت حامی پروژه، مشتریان و دیگر ذی‌نفعان؛
  • تعریف و مدیریت گستره پروژه در چارچوب محدودیت‌ها، توام با رعایت ریسک‌های پروژه و منابع مورد نیاز برای آماده کردن اقلام تحویلی پروژه؛
  • دریافت پشتیبانی مناسب از هر سازمان دخیل در پروژه، از جمله اخذ تعهد مشتریان و حامی پروژه.

فرآیندهای مدیریت پروژه توصیه شده در استاندارد ISO21500،  صرفا در ارتباط با اهدافی که در خدمت آنها هستند، روابط بین فرآیندها، تعاملات درون فرآیندها، و ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی مرتبط با هر فرآیند، تعریف و توصیف می شوند. در استاندارد ISO21500، برای رعایت اختصار، به منابع تامین همه ورودی‌ها یا همه مقاصد خروجی اصلی اشاره نمی‌شود.

 

 

4-2 گروه‌های فرآیندی و گروه‌های موضوعی

4-2-1 کلیات

همان گونه که در استاندارد ISO21500 آمده، فرآیندهای مدیریت پروژه ممکن است از دو زاویه متفاوت دیده شوند:

  • به عنوان گروه‌های فرآیندی (process groups) برای مدیریت پروژه، مانند آنچه که در استاندارد PMBOK به عنوان گروه‌های 5 گانه فرآیندی ذکر شده است؛
  • به عنوان گروه‌های موضوعی (subject groups) برای تجمیع فرآیندها بر اساس موضوع، مانند آنچه که در استاندارد PMBOK به عنوان حوزه‌های 10 گانه دانش تعریف شده است.

این دو گروه‌بندی متفاوت در جدول 1 نشان داده شده اند. هر یک از این فرآیندها به صورت جداگانه در بند 4-3 استاندارد ISO21500 به تفصیل تشریح می‌شوند.

جدول 1 - فرآيندهای مديريت پروژه در ارجاع متقابل به گروه‌های فرآيندی و موضوعی

گروه‌های موضوعی

گروه‌های فرآیندی

آغازین

برنامه‌ریزی

اجرا

کنترل

پایانی

یکپارچگی

4-3-2 تدوین منشور پروژه

4-3-3 تدوین برنامه‌های پروژه

4-3-4 کار مستقیم پروژه

4-3-5 کنترل کار پروژه

4-3-6 کنترل تغییرات

4-3-7 ختم یک مرحله یا کل پروژه

4-3-8 گردآوری درس آموخته‌ها

ذی‌نفع

4-3-9- شناسایی ذی‌نفعان

 

4-3-10 مدیریت ذی‌نفعان

 

 

گستره

 

4-3-11 تعریف گستره

4-3-12 ایجاد ساختار شکست کار

4-3-13 تعریف فعالیت‌ها

 

4-3-14 کنترل گستره

 

منابع

4-3-15 تشکیل تیم پروژه

4-3-16 برآورد منابع

4-3-17 تعریف سازمان پروژه

4-3-18 توسعه تیم پروژه

4-3-19 کنترل منابع

4-3-20 مدیریت تیم پروژه

 

زمان

 

4-3-21 تعیین توالی فعالیت‌ها

4-3-22 برآورد مدت فعالیت‌ها

4-3-23 تدوین برنامه زمان‌بندی

 

4-3-24 کنترل برنامه زمان‌بندی

 

هزینه

 

4-3-25 برآورد هزینه‌ها

4-3-26 تدوین بودجه

 

4-3-27 کنترل هزینه‌ها

 

ریسک

 

4-3-28 شناسایی ریسک‌ها

4-3-29 ارزیابی ریسک‌ها

4-3-30 پرداختن به ریسک‌ها

4-3-31 کنترل ریسک‌ها

 

کیفیت

 

4-3-32 برنامه‌ریزی کیفیت

4-3-33 اجرای تضمین کیفیت

4-3-34 اجرای کنترل کیفیت

 

تدارکات

 

4-3-35 برنامه‌ریزی تدارکات

4-3-36 انتخاب تامین‌کنندگان

4-3-37 مدیریت اجرای تدارکات

 

ارتباطات

 

4-3-38 برنامه‌ریزی ارتباطات

4-3-39 توزیع اطلاعات

4-3-40 مدیریت ارتباطات

 

 

 

4-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2-2-4 گروه‌های فرآیندی (Process groups)

4-2-2-1 کلیات

طبق استاندارد ISO21500، هر گروه فرآیندی شامل فرآیندهایی است که برای هر مرحله از پروژه یا کل پروژه کاربرد دارند (مشابه گروه‌های فرآیندی در استاندارد PMBOK). این فرآیندها با یکدیگر در تعامل و به هم وابسته هستند، و منظور، شرح عملیات و ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی آنها در بند 4-3 این استاندارد تعریف می‌شوند. گروه‌های فرآیندی مستقل از حوزه کاربرد یا کانون صنعت هستند.

اشکال پیوست A، تعاملات بین فرآیندهای مجزا را در هر گروه فرآیندی ترسیم شده با گروه‌های موضوعی معرفی شده در بند 4-2-3 استاندارد ISO21500، نشان می‌دهند. همه تعاملات بین فرآیندها در پیوست A تصویر نشده اند. تعاملات تصویر شده، یکی از حالات منطقی ممکن برای فرآیندها را نشان می‌دهند. هر فرآیند می‌تواند تکرار شود.

4-2-2-2 گروه فرآیندی آغازین (Initiating process group)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، فرآیندهای آغازین برای شروع مرحله یا پروژه، برای تعریف اهداف مرحله یا پروژه و به منظور تفویض اختیار به مدیر پروژه برای پیش بردن پروژه استفاده می‌شوند.

4-2-2-3 گروه فرآیندی برنامه‌ریزی (Planning process group)

فرآیندهای برنامه‌ریزی برای تدوین جزییات برنامه‌ریزی استفاده می‌شوند. بر اساس استاندارد ISO21500، این جزییات باید به نحوی باشند که برای ایجاد خطوط مبنایی (baselines) که بر اساس آن بتوان اجرای پروژه را مدیریت و عملکرد پروژه را اندازه‌گیری و کنترل نمود، کفایت کنند.

4-2-2-4 گروه فرآیندی اجرا (Implementing process group)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، فرآیندهای اجرا برای اجرای فعالیت‌های مدیریت پروژه و پشتیبانی از تامین اقلام تحویلی پروژه مطابق با برنامه‌های پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند.

4-2-2-5 گروه فرآیندی کنترل (Controlling process group)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، فرآیندهای کنترل برای نظارت، اندازه‌گیری و کنترل عملکرد پروژه در مقایسه با برنامه پروژه استفاده می‌شوند. در نتیجه، ممکن است به منظور دستیابی به اهداف پروژه، در مواقع ضروری، اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی انجام و درخواست‌های تغییر صادر شوند.

4-2-2-6 گروه فرآیندی پایانی (Closing process group)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، کاربرد فرآیندهای پایانی، اعلام رسمی پایان مرحله یا پروژه و آماده کردن درس‌آموخته‌ها است، تا در صورت لزوم مد نظر قرار گرفته و پیاده‌سازی شوند.

 

 

4-2-2-7 روابط و تعاملات گروه‌های فرآیندی مدیریت پروژه

همان طور که در استاندارد ISO21500 اشاره شده، مدیریت پروژه با گروه فرآیندی آغازین شروع و با گروه فرآیندی پایانی خاتمه می‌یابد. همان گونه که در شکل 5 نشان داده شده، وابستگی متقابل بین گروه‌های فرآیندی مستلزم تعامل گروه فرآیندی کنترل با هر یک از گروه‌های فرآیندی دیگر است.

5..jpg

 

 

شکل 5 - تعاملات گروه‌های فرآیندی

طبق استاندارد ISO21500، گروه‌های فرآیندی معمولا در هر مرحله پروژه تکرار می‌شوند تا پروژه را به اتمام برسانند. همه یا برخی از فرآیندهای موجود در گروه‌های فرآیندی ممکن است برای یک مرحله پروژه مورد نیاز باشند. همه تعاملات نشان داده شده در شکل 5 در تمام مراحل یا پروژه‌ها کاربرد ندارند. در عمل، فرآیندهای درون گروه‌های فرآیندی غالبا دارای هم‌زمانی، هم‌پوشانی و تعامل به روش‌هایی هستند که در شکل 5 تصویر نشده اند.

شکل 6 بسط یافته شکل 5 است تا تعاملات میان گروه‌های فرآیندی درون مرزهای پروژه را نشان دهد، از جمله ورودی‌ها و خروجی‌های نمونه فرآیندهای درون گروه‌های فرآیندی را. به استثنای گروه فرآیندی کنترل، پیوند بین گروه‌های فرآیندی مختلف از طریق فرآیندهای مجزا در هر گروه فرآیندی برقرار می‌شود. با وجودی که در شکل 6 پیوند بین گروه فرآیندی کنترل و دیگر گروه‌های فرآیندی نشان داده شده است، گروه فرآیندی کنترل می‌تواند قائم به ذات (self-standing) در نظر گرفته شود، زیرا فرآیندهای آن نه تنها برای کنترل کلی پروژه، که برای کنترل گروه‌های فرآیندی مجزا نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند.

 

 

6..jpg

 

شکل 6 - تعاملات بین گروه‌های فرآیندی که ورودی‌ها و خروجی‌های نمونه را نشان می‌دهند

 

4-2-3 گروه‌های موضوعی (Subject groups)

4-2-3-1 کلیات

طبق تعاریف استاندارد ISO21500، هر گروه موضوعی شامل فرآیندهایی است که برای هر مرحله از پروژه یا کل پروژه کاربرد دارند (مشابه حوزه‌های دانش در استاندارد PMBOK). این فرآیندها با یکدیگر در تعامل و به هم وابسته هستند، و منظور، شرح عملیات و ورودی‌ها و خروجی‌های اصلی آنها در بند 4-3 استاندارد ISO21500 تعریف می‌شوند. گروه‌های فرآیندی مستقل از حوزه کاربرد یا کانون صنعت هستند.

اشکال پیوست A، تعاملات بین فرآیندهای مجزا را در هر گروه فرآیندی ترسیم شده، معرفی شده در بند 4-2-2 استاندارد ISO21500، با گروه‌های موضوعی نشان می‌دهند. همه تعاملات بین فرآیندها در پیوست A تصویر نشده اند. تعاملات تصویر شده، یکی از حالات منطقی ممکن برای فرآیندها را نشان‌می دهند. هر فرآیند می‌تواند تکرار شود.

4-2-3-2 یکپارچگی (Integration)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، گروه موضوعی یکپارچگی فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی، تعریف، ترکیب، اتحاد، هماهنگی، کنترل و ختم فعالیت‌ها و فرآیندهای مختلف مربوط به پروژه را شامل می‌گردد.

4-2-3-3 ذی‌نفع (Stakeholder)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، گروه موضوعی ذی‌نفع شامل فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی و مدیریت حامی پروژه، مشتریان و سایر ذی‌نفعان می‌شود.

4-2-3-4 گستره (Scope)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، گروه موضوعی گستره فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی و تعریف کار و اقلام تحویلی، و تنها کار و اقلام تحویلی الزامی را در بر می‌گیرد.

4-2-3-5 منابع (Resource)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، گروه موضوعی منابع شامل فرآیندهایی است که برای شناسایی و به دست آوردن منابع مناسب پروژه از جمله افراد، امکانات، تجهیزات، مواد، زیرساخت‌ها و ابزارها الزامی هستند.

4-2-3-6 زمان (Time)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، گروه موضوعی زمان شامل فرآیندهای مورد نیاز برای زمان‌بندی فعالیت‌های پروژه و نظارت بر پیشرفت آن برای کنترل برنامه زمان‌بندی می‌شود.

4-2-3-7 هزینه (Cost)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، گروه موضوعی هزینه شامل فرآیندهایی است که برای تدوین بودجه و نظارت بر پیشرفت پروژه به منظور کنترل هزینه‌ها الزامی هستند.

4-2-3-8 ریسک (Risk)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، گروه موضوعی ریسک شامل فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی و مدیریت تهدیدها و فرصت‌ها می‌گردد.

4-2-3-9 کیفیت (Quality)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، گروه موضوعی کیفیت شامل فرآیندهای مورد نیاز برای برنامه‌ریزی و استقرار تضمین و کنترل کیفیت می‌شود.

4-2-3-10 تدارکات (Procurement)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، گروه موضوعی تدارکات شامل فرآیندهایی است که برای برنامه‌ریزی و به دست آوردن محصولات، خدمات یا نتایج و مدیریت روابط با تامین‌کننده الزامی هستند.

4-2-3-11 ارتباطات (Communication)

طبق تعریف استاندارد ISO21500، گروه موضوعی ارتباطات شامل فرآیندهای مورد نیاز برای برنامه‌ریزی، مدیریت و توزیع اطلاعات مربوط به پروژه می‌شود.

 

4-3 فرآیندها (Processes)

4-3-1 کلیات

این بند از استاندارد ISO21500 هر یک از فرآیندهای 39 گانه مدیریت پروژه را، که در جدول 1 به آنها اشاره شده، از لحاظ منظور، شرح عملیات، ورودی‌های اصلی و خروجی‌های اصلی تشریح می‌کند.

همان گونه که در شکل 6 نشان داده شده، برخی از فرآیندهای مربوط به پروژه ممکن است به واسطه خط مشی، برنامه، سبد پروژه یا سایر مقاصد سازمانی، خارج از مرزهای پروژه اجرا شوند مانند: انجام مطالعات امکان سنجی؛ تدوین طرح توجیهی کسب‌وکار؛ فرآیندهای انتخاب پروژه قبل از شروع واقعی کار پروژه؛ درس‌آموخته‌های پروژه‌های قبلی.

اگر چه قرار دادن یا ندادن این نوع فرآیندها درون مرزهای پروژه از اختیارات خاص هر سازمان مستقلی است، در راستای بهره‌برداری از استاندارد ISO21500، مفروضات زیر در نظر گرفته می‌شوند:

  • یک پروژه زمانی آغاز می‌شود که سازمان مجری فرآیندهای مورد نیاز را برای تصویب یک پروژه جدید به اتمام برساند؛
  • یک پروژه زمانی پایان می‌پذیرد که اقلام تحویلی پروژه پذیرفته شوند یا پروژه پیش ازموعد متوقف شود، و زمانی که تمام مستندات پروژه تحویل داده شوند و تمام فعالیت‌های اختتامیه کامل شوند.

در استاندارد ISO21500 فرآیندها به عنوان مولفه‌های جداگانه با روش‌های ارتباطی کاملا تعریف شده، ارایه شده‌اند. در عمل، فرآیندها به روش‌هایی با هم هم‌پوشانی و تعامل دارند که جزییات آنها در استاندارد ISO21500 نمی‌تواند کاملا بیان شود. این موضوع که به واسطه عواملی مانند اهداف الزامی برای تحقق پروژه، ریسک، اندازه، چارچوب زمانی، تجربه تیم پروژه، در دسترس بودن منابع، مقدار اطلاعات تاریخی، بلوغ مدیریت پروژه سازمان، و همچنین الزامات صنعت و حوزه کاربرد، بیش از یک روش برای مدیریت پروژه وجود دارد، در استاندارد ISO21500 به رسمیت شناخته می‌شود.

 

 

پیوست A

 

نقشه فرآیند گروه فرآیندی در برابر گروه‌های موضوعی

 

 

اشکال A.1 تا A.5 تعاملات فرآیندهای مجزا را در هر گروه فرآیندی شناسایی شده در بند 4-2-2 استاندارد ISO21500 را در برابر گروه‌های موضوعی شناسایی شده در بند 4-2-3 این استاندارد، نشان می‌دهند. در اینجا همه تعاملات فرآیندی تصویر نشده اند و تعاملات تصویر شده تنها یک حالت منطقی ممکن از این فرآیندها را ارایه می‌دهند.

پیکان‌ها نماینده یک توالی منطقی از فرآیندها هستند. در مورد این که چه فرآیندهایی و با چه توالی مورد نیاز اند، توسط سازمان، مدیر پروژه، تیم مدیریت پروژه یا تیم پروژه تصمیم‌گیری می‌شود. هر فرآیند ممکن است تکرار شود.

 

7..jpg

شکل A.1 فرآیندهای گروه فرآیندی آغازین در استاندارد ISO21500

 

 

 

 

 

 

8..jpg

 

شکل A.2 فرآیندهای گروه فرآیندی برنامه‌ریزی در استاندارد ISO21500

 

 

 

 

9..jpg

شکل A.3 فرآیندهای گروه فرآیندی اجرا در استاندارد ISO21500

 

 

 

10..jpg

 

شکل A.4 فرآیندهای گروه فرآیندی کنترل در استاندارد ISO21500

 

 

 

 

 

11..jpg

شکل A.5 فرآیندهای گروه فرآیندی پایانی در استاندارد ISO21500