دکتر مانی الهی
یکی از موضوعات مهمی که در استاندارد مدیریت پروژه، ISO21500، به آن پرداخته شده است، کنترل تغییرات (Control changes) است. طبق بند 4-2-2-5 استاندارد ISO21500، یکی از فرآیندهای گروه فرآیندی کنترل، کنترل تغییرات است. بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیندهای کنترل برای نظارت، اندازه‌گیری و کنترل عملکرد پروژه در مقایسه با برنامه پروژه استفاده می‌شوند. در نتیجه، ممکن است به منظور دستیابی به اهداف پروژه، در مواقع ضروری، اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی انجام و درخواست‌های تغییر صادر شوند. طبق تعریف استاندارد ISO21500، درخواست تغییر سندی است که یک تغییر پیشنهادی را برای اعمال در پروژه تعریف می‌کند.
جدول 1، فرآیندهای گروه فرآيندی کنترل را در ارجاع متقابل به گروه موضوعی یکپارچگی نشان می‌دهد. همان طور که مشاهده می‌گردد، فرآیند کنترل تغییرات، یکی از فصل‌های مشترک گروه موضوعی یکپارچگی و گروه فرآیندی کنترل است.
جدول 1 - فرآيندهای گروه فرآيندی کنترل در ارجاع متقابل به گروه موضوعی یکپارچگی
گروه موضوعی |
گروه‌های فرآیندی |
||||
آغازین |
برنامه‌ریزی |
اجرا |
کنترل |
پایانی |
|
یکپارچگی |
4-3-5 کنترل کار پروژه 4-3-6 کنترل تغییرات |
||||
مطابق استاندارد ISO21500، درخواست‌های تغییر (change requests) از جمله خروجی‌های اصلی شماری از فرآیندهای مدیریت پروژه هستند که از جمله آنها می‌توان به فرآیندهای زیر اشاره نمود:
ü
فرآیند کنترل کار پروژه (بند 4-3-5)
ü
فرآیند کنترل تغییرات (بند 4-3-6)
ü
فرآیند مدیریت ذی‌نفعان (بند 4-3-10)
ü
فرآیند کنترل گستره (بند 4-3-14)
ü
فرآیند کنترل منابع (بند 4-3-19)
ü
فرآیند مدیریت تیم پروژه (بند 4-3-20)
ü
فرآیند کنترل برنامه زمان‌بندی (بند 4-3-24)
ü
فرآیند کنترل هزینه‌ها (بند 4-3-27)
ü
فرآیند پرداختن به ریسک‌ها (بند 4-3-30)
ü
فرآیند کنترل ریسک‌ها (بند 4-3-31)
ü
فرآیند اجرای تضمین کیفیت (بند 4-3-33)
ü
فرآیند اجرای کنترل کیفیت (بند 4-3-34)
ü
فرآیند مدیریت اجرای تدارکات (بند 4-3-37)
از طرف دیگر، تغییرات تایید شده (approved changes) نیز از جمله ورودی‌های اصلی بسیاری از فرآیندهای مدیریت پروژه در استاندارد ISO21500 هستند، که از جمله آنها می‌توان به فرآیندهای زیر اشاره نمود:
ü
فرآیند تدوین برنامه‌های پروژه (بند 4-3-3)
ü
فرآیند کار مستقیم پروژه (بند 4-3-4)
ü
فرآیند کنترل تغییرات (بند 4-3-6)
ü
فرآیند گردآوری درس‌آموخته‌ها (بند 4-3-8)
ü
فرآیند تعریف گستره (بند 4-3-11)
ü
فرآیند ایجاد ساختار شکست کار (بند 4-3-12)
ü
فرآیند تعریف فعالیت‌ها (بند 4-3-13)
ü
فرآیند برآورد منابع (بند 4-3-16)
ü
فرآیند تعریف سازمان پروژه (بند 4-3-17)
ü
فرآیند تعیین توالی فعالیت‌ها (بند 4-3-21)
ü
فرآیند برآورد مدت فعالیت‌ها (بند 4-3-22)
ü
فرآیند تدوین برنامه زمان‌بندی (بند 4-3-23)
ü
فرآیند برآورد هزینه‌ها (بند 4-3-25)
ü
فرآیند تدوین بودجه (بند 4-3-26)
ü
فرآیند برنامه‌ریزی کیفیت (بند 4-3-32)
ü
فرآیند مدیریت اجرای تدارکات (بند 4-3-37)
ü
فرآیند برنامه‌ریزی ارتباطات (بند 4-3-38)
در استاندارد مدیریت پروژه، ISO21500، در مجموع 67 بار از واژه تغییر (تغییرات) استفاده شده است؛ از جمله در بندهای زیر:
4-3-3 تدوین برنامه‌های پروژه:
برنامه‌های پروژه معمولا شامل برنامه پروژه و برنامه مدیریت پروژه می‌شود. طبق استاندارد ISO21500، یکی از خروجی‌های اصلی فرآیند تدوین برنامه‌های پروژه، برنامه مدیریت پروژه است. به طور معمول، یکی از موضوعاتی که در برنامه مدیریت پروژه به آن پرداخته می‌شود، کنترل تغییرات است. بر همین مبنا، تغییرات تایید شده از جمله ورودی‌های اصلی فرآیند تدوین برنامه‌های پروژه هستند.
4-3-5 کنترل کار پروژه:
منظور از فرآیند کنترل کار پروژه در استاندارد ISO21500 عبارت است از تکمیل فعالیت‌های پروژه به شیوه‌ای یکپارچه و با توجه به برنامه‌های پروژه.
بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند کنترل کار پروژه باید در طول پروژه اجرا شود و شامل اندازه‌گیری عملکرد، ارزیابی سنجه‌ها و روندهایی است که ممکن است بر بهبود فرآیند تاثیر بگذارند و منجر به تغییرات فرآیند در راستای بهبود عملکرد شوند. از این رو، درخواست‌های تغییر از جمله خروجی‌های اصلی فرآیند کنترل کار پروژه هستند.
4-3-6 کنترل تغییرات:
منظور از فرآیند کنترل تغییرات در استاندارد ISO21500 عبارت است از کنترل تغییرات در پروژه و اقلام تحویلی آن و رد یا قبول رسمی این تغییرات قبل از اجرای اقدامات بعدی.
همان طور که در استاندارد ISO21500 تشریح شده، در طول پروژه ضروری است که درخواست‌های تغییر را ثبت و ضبط و آنها را با توجه به منفعت، گستره، منابع، زمان، هزینه، کیفیت و ریسک، ارزش‌یابی کرد، اثرات آنها را ارزیابی و قبل از اجرا مجوز آنها را اخذ نمود. یک درخواست تغییر ممکن است در نتیجه ارزیابی اثرات آن، اصلاح یا حتی لغو شود.
بر اساس استاندارد ISO21500، هنگامی که تغییر تصویب شد، نتیجه تصمیم باید به همه ذی‌نفعان مرتبط برای پیاده‌سازی آن، از جمله جهت به‌روز رسانی مستندات پروژه در موارد مقتضی، ابلاغ شود. تغییرات در اقلام تحویلی باید از طریق روش‌های اجرایی نظیر مدیریت پیکربندی کنترل شوند.
به این ترتیب، درخواست‌های تغییر از جمله ورودی‌های اصلی فرآیند کنترل تغییرات هستند. همچنین، خروجی‌های اصلی این فرآیند شامل تغییرات تایید شده و فهرست تغییرات (change register) می‌شوند.
4-3-14 کنترل گستره:
منظور از فرآیند کنترل گستره در استاندارد ISO21500 بیشینه کردن اثرات مثبت و کمینه کردن اثرات منفی پروژه است که در نتیجه تغییرات گستره ایجاد شده اند.
بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند کنترل گستره باید بر تعیین وضعیت گستره فعلی پروژه، مقایسه وضعیت موجود گستره با گستره خط مبنای مصوب برای تعیین هر گونه مغایرت، پیش‌بینی گستره و اجرای هر درخواست تغییر مناسب برای جلوگیری از اثرات منفی گستره، متمرکز باشد.
همان گونه که در استاندارد ISO21500 بیان شده، فرآیند کنترل گستره با عواملی که تغییرات گستره را فراهم و تاثیر آن تغییرات را بر اهداف پروژه کنترل می‌کنند، در ارتباط است. از فرآیند کنترل گستره برای حصول اطمینان از پردازش همه درخواست‌های تغییر از طریق فرآیند کنترل تغییرات (بند 4-3-6 استاندارد ISO21500) استفاده می‌شود. علاوه بر این، فرآیند کنترل گستره برای مدیریت تغییرات استفاده و با سایر فرآیندهای کنترل یکپارچه می‌شود. طبق تعریف استاندارد ISO21500، تغییرات خارج از کنترل اغلب با عنوان لغزش از گستره پروژه مورد ارجاع واقع می‌شوند. درخواست‌های تغییر از جمله خروجی‌های اصلی فرآیند کنترل گستره هستند.
4-3-19 کنترل منابع:
منظور از فرآیند کنترل منابع در استاندارد ISO21500 این است که حصول اطمینان حاصل شود منابع مورد نیاز برای پذیرش تعهد کار پروژه در دسترس هستند و در راستای رعایت الزامات پروژه، به شیوه ملزوم اختصاص یافته‌اند.
همان طور که در استاندارد ISO21500 بیان شده، ناسازگاری‌هایی در دسترس بودن منابع ممکن است به علت شرایط غیر قابل اجتناب از قبیل خرابی تجهیزات، آب و هوا، ناآرامی‌های کارگری یا مشکلات فنی رخ دهند. چنین شرایطی ممکن است نیاز به تغییر زمان‌بندی فعالیت‌ها داشته باشد که منجر به تغییر الزامات منابع برای فعالیت‌های جاری یا بعدی می‌شود. بر اساس استاندارد ISO21500، برای شناسایی چنین کمبودهایی باید روش‌های اجرایی مدون شوند تا تخصیص مجدد منابع را تسهیل کنند. درخواست‌های تغییر از جمله خروجی‌های اصلی فرآیند کنترل منابع هستند.
4-3-20 مدیریت تیم پروژه:
منظور از فرآیند مدیریت تیم پروژه در استاندارد ISO21500 عبارت است از بهینه‌سازی عملکرد تیم، ارایه بازخورد، حل مشکلات، تقویت ارتباطات و هماهنگی تغییرات، به منظور دستیابی به موفقیت پروژه. به همین دلیل، درخواست‌های تغییر از جمله خروجی‌های اصلی فرآیند مدیریت تیم پروژه هستند.
4-3-23 تدوین برنامه زمان‌بندی:
منظور از فرآیند تدوین برنامه زمان‌بندی در استاندارد ISO21500 عبارت است از محاسبه زمان‌های شروع و پایان فعالیت‌های پروژه و ایجاد خط مبنای کلی برنامه زمان‌بندی پروژه.
بر اساس استاندارد ISO21500، تدوین برنامه زمان‌بندی در طول پروژه، همان طور که کار پیشرفت می‌کند، برنامه‌های پروژه تغییر می‌کنند، ریسک‌های انتظاری رخ داده یا برطرف می‌شوند و ریسک‌های جدیدی شناسایی می‌شوند، باید امتداد پیدا کند. در صورت لزوم، برآوردهای مدت فعالیت‌ها و منابع مورد نیاز باید بازبینی و اصلاح شوند تا یک برنامه زمان‌بندی مورد تایید را تدوین کنند، که بتواند به عنوان خط مبنایی لحاظ گردد که ردیابی پیشرفت در مقایسه با آن ممکن شود. از این رو، تغییرات تایید شده از جمله ورودی‌های اصلی فرآیند تدوین برنامه زمان‌بندی هستند.
4-3-24 کنترل برنامه زمان‌بندی:
منظور از فرآیند کنترل برنامه زمان‌بندی در استاندارد ISO21500 عبارت است از نظارت بر انحرافات برنامه زمان‌بندی و انجام اقدامات مقتضی.
بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند کنترل برنامه زمان‌بندی باید بر تعیین وضعیت جاری برنامه زمان‌بندی پروژه، مقایسه آن با برنامه زمان‌بندی مصوب خط مبنا برای تعیین هر گونه انحراف، پیش‌بینی تاریخ تکمیل و اجرای هر گونه اقدامات مقتضی به منظور جلوگیری از تاثیرات نامطلوب برنامه زمان‌بندی، تمرکز داشته باشد. همه تغییرات در برنامه زمان‌بندی خط مبنا باید با توجه به فرآیند کنترل تغییرات (بند 4-3-6 استاندارد ISO21500) مدیریت شوند. درخواست‌های تغییر از جمله خروجی‌های اصلی فرآیند کنترل برنامه زمان‌بندی هستند.
4-3-27 کنترل هزینه‌ها:
منظور از فرآیند کنترل هزینه‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از نظارت بر انحرافات هزینه‌ها و انجام اقدامات مقتضی.
بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند کنترل هزینه‌ها باید بر تعیین وضعیت فعلی هزینه پروژه، مقایسه آن با هزینه‌های خط مبنا برای تعیین هر گونه انحراف، پیش‌بینی قیمت تمام شده مورد انتظار و اجرای هر گونه اقدام پیشگیرانه یا اصلاحی مناسب در راستای جلوگیری از تاثیرات هزینه‌ای نامطلوب تمرکز داشته باشد. تمام تغییرات در هزینه‌های خط مبنا باید مطابق فرآیند کنترل تغییرات (بند 4-3-6 استاندارد ISO21500) مدیریت شوند.
هنگامی که کار آغاز می شود، داده‌های عملکرد شامل هزینه‌های بودجه‌بندی شده، هزینه‌های واقعی و قیمت تمام شده برآوردی تجمیع می‌شوند. طبق استاندارد ISO21500، به منظور ارزیابی عملکرد هزینه لازم است داده‌های زمان‌بندی شده، مانند پیشرفت فعالیت‌های زمان‌بندی شده و تاریخ‌های تکمیل پیش‌بینی شده فعالیت‌های جاری و آینده، تجمیع شوند. انحرافات ممکن است ناشی از برنامه‌ریزی ضعیف، تغییرات گستره پیش‌بینی نشده، مشکلات فنی، خرابی تجهیزات یا سایر عوامل خارجی مانند دشواری‌های تامین‌کننده باشد. صرف نظر از علت، اقدامات اصلاحی یا نیازمند تغییر در هزینه خط مبنا یا مستلزم تدوین یک برنامه جبرانی کوتاه‌مدت است. به همین دلیل، درخواست‌های تغییر از جمله خروجی‌های اصلی فرآیند کنترل هزینه‌ها هستند.
4-3-33 اجرای تضمین کیفیت:
منظور از فرآیند اجرای تضمین کیفیت در استاندارد ISO21500 عبارت است از بررسی اقلام تحویلی و پروژه که شامل تمام فرآیندها، ابزارها، روش‌های اجرایی، تکنیک‌ها و منابع لازم برای رعایت الزامات کیفیت می‌گردد.
همان گونه که در استاندارد ISO21500 عنوان شده، ممیزی‌ها عملکرد فرآیند کیفیت، کنترل کیفیت و نیاز به اقدام توصیه‌ای یا درخواست‌های تغییر را تعیین می‌کنند. در نتیجه، درخواست‌های تغییر از جمله خروجی‌های اصلی فرآیند اجرای تضمین کیفیت هستند.
4-3-34 اجرای کنترل کیفیت:
منظور از فرآیند اجرای کنترل کیفیت در استاندارد ISO21500 این است که وضعیت تحقق اهداف مقرر پروژه‌ها، الزامات و استانداردهای کیفیت را تعیین و علت‌های عملکرد نامطلوب، و راه‌های برطرف ساختن آن را، شناسایی کنیم.
بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند اجرای کنترل کیفیت باید در طول کل دوره عمر پروژه اعمال شود و شامل موارد زیر است:
-
نظارت بر دستیابی به کیفیت اقلام تحویلی و فرآیندها و کشف کاستی‌ها با استفاده از ابزارها، روش‌های اجرایی و تکنیک‌های ایجاد شده؛
-
تجزیه و تحلیل علت‌های ممکن کاستی‌ها؛
-
تعیین اقدامات پیشگیرانه و درخواست‌های تغییر؛
-
ابلاغ اقدامات اصلاحی و درخواست‌های تغییر به اعضای ذی‌صلاح سازمان پروژه.
همان طور که در استاندارد ISO21500 آورده شده، کنترل کیفیت می‌تواند علت‌های عملکرد ضعیف فرآیند یا کیفیت پایین محصول را شناسایی کند، و در صورت نیاز به برطرف کردن عملکرد نامنطبق، ممکن است به اقدام توصیه‌ای یا درخواست‌های تغییر منجر شود. به همین دلیل، درخواست‌های تغییر از جمله خروجی‌های اصلی فرآیند اجرای کنترل کیفیت هستند.