یکی از حوزه‌های 10 گانه دانش در استاندارد PMBOK که در استاندارد مدیریت پروژه، ISO21500، از آنها به عنوان گروه‌های موضوعی یاد می‌شود، حوزه ذی‌نفعان (Stakeholders) است. طبق تعریف استاندارد ISO21500، ذی‌نفع به فرد، گروه یا سازمانی اطلاق می‌شود که در هر یک از جنبه‌های پروژه دارای منافعی است، یا می‌تواند بر آن تاثیر گذاشته یا از آن تاثیر پذیرد، یا خود را تحت تاثیر آن می‌پندارد.

آن گونه که در استاندارد ISO21500 بیان شده، مدیریت پروژه از طریق فرآیندها انجام می‌شود. بر اساس بند 3-3 استاندارد ISO21500، هر مرحله از دوره عمر پروژه باید دارای اقلام تحویلی مشخصی باشد و اقلام مذکور باید در طول پروژه به طور منظم مورد بازبینی قرار گیرند تا الزامات حامی پروژه، مشتریان و سایر ذی‌نفعان را برآورده سازند.

آن گونه که در استاندارد ISO21500 تشریح شده، به منظور شناسایی پروژه‌های قابل اجرا که می‌تواند برخی یا همه فرصت‌ها را به منافع ملموس تبدیل کند، ممکن است فرصت‌ها ارزش‌یابی شوند تا نقطه اتکایی برای اتخاذ تصمیم آگاهانه توسط مدیریت مسئول فراهم کنند. بر اساس بند 3-4-2 استاندارد ISO21500، سازمان باید یک حامی پروژه را به عنوان مسئول آرمان‌ها و منافع پروژه تعیین کند.

همان گونه که در بند 3-11 استاندارد ISO21500 عنوان شده، دستیابی به توافق جمعی میان ذی‌نفعان کلیدی پروژه در مورد محدودیت‌ها می‌تواند بنیان استواری برای تضمین موفقیت پروژه باشد.

مدیریت پروژه نیازمند هماهنگی قابل توجهی است، به این معنی که مستلزم آن است که هر فرآیندی به طور شایسته با دیگر فرآیندها هماهنگ و در ارتباط باشد. بر اساس بند 4-1 استاندارد ISO21500، برای حصول موفقیت یک پروژه، اقدامات زیر در ارتباط با ذی‌نفعان باید اجرا گردند:


-     

برآوردن الزامات در راستای جلب رضایت حامی پروژه، مشتریان و دیگر ذی‌نفعان؛


-     

دریافت پشتیبانی مناسب از هر سازمان دخیل در پروژه، از جمله اخذ تعهد مشتریان و حامی پروژه.

از جمله مواردی که تفاوت‌های پروژه‌ها را رقم می‌زنند، ذی‌نفعان تاثیرگذار آنها هستند. طبق بند 4-2-3-3 استاندارد ISO21500، گروه موضوعی ذی‌نفعان شامل فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی و مدیریت حامی پروژه، مشتریان و سایر ذی‌نفعان می‌شود.

جدول 1، فرآیندهای گروه موضوعی ذی‌نفعان را در ارجاع متقابل به گروه‌های فرآيندی نشان می‌دهد.

جدول 1 - فرآيندهای گروه موضوعی ذی‌نفعان در ارجاع متقابل به گروه‌های فرآيندی



گروه موضوعی


گروه‌های فرآیندی


آغازین


برنامه‌ریزی


اجرا


کنترل


پایانی


ذی‌نفعان


4-3-9- شناسایی ذی‌نفعان


 


4-3-10 مدیریت ذی‌نفعان


 


 

 

در استاندارد ISO21500، در مجموع 56 بار از واژه ذی‌نفع، 12 بار از واژه حامی (Sponsor) و 13 بار از واژه مشتری (Customer) استفاده شده است؛ از جمله در بندهای زیر:

3-8 ذی‌نفعان و سازمان پروژه:

بر اساس استاندارد ISO21500، برای موفقیت پروژه، باید ذی‌نفعان پروژه، از جمله سازمان پروژه، با جزییات کافی شرح داده شوند. نقش‌ها و مسئولیت‌های ذی‌نفعان باید بر مبنای آرمان‌های سازمان و آرمان‌های پروژه تعریف و اطلاع‌رسانی شوند. ذی‌نفعان مرسوم پروژه در شکل 1 نشان داده شده اند.

بر اساس استاندارد ISO21500، روش‌های ارتباط با ذی‌نفعان باید در درون پروژه و از طریق فرآیندهای مدیریت پروژه مدیریت شوند.

مطابق تعاریف استاندارد ISO21500، سازمان پروژه ساختاری موقتی است و شامل نقش‌ها، مسئولیت‌ها، سطوح اختیارات و مرزهای پروژه می‌شود که لازم است تعریف گردند و به همه ذی‌نفعان پروژه اطلاع‌رسانی شوند. سازمان پروژه ممکن است وابسته به مناسبات قانونی، تجاری، بین واحدی یا دیگر ترتیباتی باشد که بین ذی‌نفعان پروژه برقرار اند.

همچنین، طبق استاندارد ISO21500، حاکمیت پروژه ممکن است شامل حامی پروژه گردد، که پروژه را تصویب می‌کند، تصمیمات اجرایی را اتخاذ می‌کند و مشکلات و اختلافاتی را که فراتر از اختیارات مدیر پروژه هستند، حل و فصل می‌کند.

 

 

4...........jpg

شکل 1 - ذی‌نفعان پروژه

علاوه بر این، طبق استاندارد ISO21500، هر پروژه شامل دیگر ذی‌نفعان به شرح زیر است:


-     

مشتریان یا نمایندگان مشتری، که با مشخص کردن الزامات پروژه و پذیرش اقلام تحویلی پروژه در روند پروژه مشارکت می‌کنند؛


-     

تامین‌کنندگان، که با تامین منابع برای پروژه، به اجرای پروژه کمک می‌کنند؛


-     

دفتر مدیریت پروژه، که ممکن است گستره متنوعی از فعالیت‌ها، از جمله اداره و کنترل، استاندارد سازی، آموزش مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی پروژه و نظارت بر پروژه، را انجام دهند.

4-3-3 تدوین برنامه‌های پروژه:

آن گونه که استاندارد ISO21500 بیان می‌کند، برنامه‌های پروژه معمولا شامل برنامه پروژه و برنامه مدیریت پروژه می‌شود. برنامه مدیریت پروژه، یک سند یا مجموعه‌ای از اسناد است که نحوه پذیرش تعهد، نظارت و کنترل پروژه را مشخص می‌کند. بر حسب اختیار سازمان مجری، با هماهنگی ذی‌نفعان ذی‌صلاح پروژه، برنامه پروژه ممکن است یا سندی مفصل یا سندی مختصر همراه با ارجاعاتی به هر یک از برنامه‌های جانبی متناسب، مانند برنامه گستره و زمان‌بندی باشد.

بر اساس استاندارد ISO21500، برنامه پروژه باید همیشه به‌روزآوری و به ذی‌نفعان ذی‌صلاح در سراسر پروژه اطلاع‌رسانی شود.

4-3-5 کنترل کار پروژه:

منظور از فرآیند کنترل کار پروژه در استاندارد ISO21500 عبارت است از تکمیل فعالیت‌های پروژه به شیوه‌ای یکپارچه و با توجه به برنامه‌های پروژه.

بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند کنترل کار پروژه باید در طول پروژه اجرا شود و شامل اندازه‌گیری عملکرد، ارزیابی سنجه‌ها و روندهایی است که ممکن است بر بهبود فرآیند تاثیر بگذارند و منجر به تغییرات فرآیند در راستای بهبود عملکرد شوند. بدیهی است به‌کارگیری پیوسته این فرآیند، توصیفی جاری و دقیق از عملکرد پروژه برای ذی‌نفعان پروژه، اعم از حامی پروژه، مدیر پروژه، تیم مدیریت پروژه و تیم پروژه، فراهم می‌کند.

4-3-6 کنترل تغییرات:

منظور از فرآیند کنترل تغییرات در استاندارد ISO21500 عبارت است از کنترل تغییرات در پروژه و اقلام تحویلی آن و رد یا قبول رسمی این تغییرات قبل از اجرای اقدامات بعدی.

بر اساس استاندارد ISO21500، هنگامی که تغییر تصویب شد، نتیجه تصمیم باید به همه ذی‌نفعان مرتبط برای پیاده‌سازی آن، از جمله جهت به‌روز رسانی مستندات پروژه در موارد مقتضی، ابلاغ شود.

4-3-8 گردآوری درس‌آموخته‌ها:

منظور از فرآیند گردآوری درس‌آموخته‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از ارزش‌یابی پروژه و گردآوری تجربیات حاصله تا برای پروژه‌های فعلی و آینده مثمر ثمر واقع شوند. در سرتاسر پروژه، تیم پروژه و ذی‌نفعان کلیدی، درس‌آموخته‌ها را با توجه به جنبه‌های فنی، مدیریتی و فرآیندی پروژه مشخص می‌کنند.

4-3-9 شناسایی ذی‌نفعان:

منظور از فرآیند شناسایی ذی‌نفعان در استاندارد ISO21500 این است که افراد، گروه‌ها یا سازمان‌هایی را که از پروژه تاثیر می‌گیرند یا بر آن تاثیر می‌گذارند، تعیین و اطلاعات مربوط به مصلحت و مشارکت آنها ثبت گردد.

طبق تعریف استاندارد ISO21500، ذی‌نفعان ممکن است به طور فعال در پروژه درگیر باشند، ممکن است داخل یا خارج از پروژه باشند و ممکن است در سطوح اختیارات مختلفی داشته باشند.

4-3-10 مدیریت ذی‌نفعان:

منظور از فرآیند مدیریت ذی‌نفعان در استاندارد ISO21500 عبارت است از درک مناسب و توجه به نیازها و انتظارات ذی‌نفعان که شامل فعالیت‌هایی مانند شناسایی دغدغه‌های ذی‌نفع و رفع مشکلات می‌شود.

مطابق استاندارد ISO21500، برخورداری از سیاست و درایت هنگام مذاکره با ذی‌نفعان ضروری است. هنگامی که حل مشکلات یک ذی‌نفع برای مدیر پروژه امکان پذیر نیست، ممکن است لازم باشد، با توجه به سازمان پروژه، موضوع را به مقام بالاتر ارجاع دهد، یا از افراد خارج از سازمان یاری بجوید.

بر اساس استاندارد ISO21500، ذی‌نفعان و تاثیرات احتمالی آنها بر پروژه باید مورد تجزیه و تحلیل دقیق قرار گیرند، به طوری که مدیر پروژه بتواند از مشارکت آنها در پروژه حداکثر بهره را حاصل کند. از دل این فرآیند، برنامه‌های مدیریت ذی‌نفعان اولویت‌دار می‌توانند تدوین شوند.

4-3-28 شناسایی ریسک‌ها:

منظور از فرآیند شناسایی ریسک‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از تعیین رویدادهای دارای ریسک بالقوه و مشخصه‌های آنها که، در صورت وقوع، ممکن است تاثیر مثبت یا منفی بر اهداف پروژه داشته باشند.

بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند شناسایی ریسک‌ها یک فرآیند تکرار پذیر است و باید چندین مشارکت‌کننده را درگیر کند؛ از جمله، مشتریان پروژه و حامی پروژه.

4-3-29 ارزیابی ریسک‌ها:

منظور از فرآیند ارزیابی ریسک‌ها در استاندارد ISO21500 عبارت است از اندازه‌گیری و اولویت‌بندی ریسک‌ها برای اقدامات بعدی است.

فرآیند ارزیابی ریسک‌ها شامل ارزیابی احتمال وقوع هر ریسک و پیامد ناشی از آن، در صورت وقوع ریسک، برای اهداف پروژه می‌شود که بر اساس نتایج آن و با توجه به عوامل دیگر نظیر چارچوب زمانی و حد تحمل ریسک ذی‌نفعان کلیدی، ریسک‌ها اولویت‌بندی می‌شوند.

4-3-32 برنامه‌ریزی کیفیت:

منظور از فرآیند برنامه‌ریزی کیفیت تعيين الزامات و استانداردهاي كيفيت کاربردپذیر برای پروژه، اقلام تحویلی پروژه و چگونگي برآورده کردن الزامات و استانداردها بر اساس اهداف پروژه.

مطابق استاندارد ISO21500، فرآیند برنامه‌ریزی کیفیت شامل موارد مختلفی از جمله، تعیین اهداف و استانداردهای مرتبط و توافق با حامی پروژه و سایر ذی‌نفعان در راستای تحقق آنها می‌شود.

4-3-36 انتخاب تامین‌کنندگان:

منظور از فرآیند انتخاب تامین‌کنندگان در استاندارد ISO21500 عبارت است از حصول اطمینان از این که اطلاعات به نحوی از تامین‌کنندگان اخذ می‌شود که امکان ارزیابی سازگار پروپوزال‌ها در مقایسه با الزامات اعلام شده وجود دارد؛ بررسی و آزمون تمام اطلاعات ارایه شده؛ و انتخاب تامین‌کنندگان.

بر اساس استاندارد ISO21500، درخواست اطلاعات، پروپوزال، پیشنهاد مناقصه، قیمت پیشنهادی یا مظنه قیمت، که هر کدام مقاصد متفاوتی را دارند، باید بدون ابهام باشد، تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات دریافت شده در پاسخ به نوع مشخص درخواست، برآورنده نیازهای مشتریان و مطابق با الزامات قابل کاربرد قوانین ومقررات است.

4-3-38 برنامه‌ریزی ارتباطات:

منظور از فرآیند برنامه‌ریزی ارتباطات در استاندارد ISO21500 عبارت است از تعیین نیازهای اطلاعاتی و ارتباطی ذی‌نفعان.

اگر چه پروژه‌ها نیازمند گردش اطلاعات پروژه اند، نیازهای اطلاعاتی و روش‌های توزیع متغیر هستند. در نتیجه، از نظر استاندارد ISO21500، شناسایی نیازهای اطلاعاتی ذی‌نفعان یکی از عوامل موفقیت پروژه است.

بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند برنامه‌ریزی ارتباطات باید در اوایل برنامه‌ریزی پروژه، پس از شناسایی و تجزیه و تحلیل ذی‌نفعان، شروع شود، و باید به طور منظم مورد بررسی و تجدید نظر قرار گیرد تا بتواند اثربخشی پایدار در طول پروژه را تضمین کند. برنامه‌ریزی ارتباطات نیازهای اطلاعاتی را مشخص می‌کند و باید توسط ذی‌نفعان ذی‌صلاح در سراسر پروژه به راحتی قابل دسترسی باشد.

4-3-39 توزیع اطلاعات:

منظور از فرآیند توزیع اطلاعات در استاندارد ISO21500 عبارت است از فراهم نمودن اطلاعات مورد نیاز برای ذی‌نفعان پروژه، همان گونه که توسط برنامه ارتباطات تعریف شده، و پاسخ به درخواست‌های ویژه غیرمترقبه برای اطلاعات؛ که یکی از نتایج آن ممکن است اصلاح، آماده‌سازی یا تاثیر بر خط مشی‌ها، روش‌های اجرایی و سایر اطلاعات سازمان باشد.

4-3-40 مدیریت ارتباطات:

منظور از فرآیند مدیریت ارتباطات در استاندارد ISO21500 این است که رضایت ذی‌نفعان پروژه از برآورده شدن نیازهای ارتباطی تضمین شود و هر زمان مشکلات ارتباطی بروز کرد، حل و فصل گردد.

موفقیت یا شکست یک پروژه ممکن است به کیفیت برقراری ارتباط بین اعضای تیم‌های مختلف پروژه و ذی‌نفعان آن بستگی داشته باشد. به همین دلیل، بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند مدیریت ارتباطات باید بر روی موارد زیر متمرکز باشد:


-     

افزایش درک و همکاری میان ذی‌نفعان مختلف از طریق ارتباطات شایسته؛


-     

فراهم کردن اطلاعات به‌موقع، دقیق و بی‌طرفانه؛


-     

حل مشکلات ارتباطی برای به حداقل رساندن ریسک‌هایی که به واسطه مشکلات ناشناخته یا لاینحل ذی‌نفعان یا وجود سوء‌تفاهمات تاثیری منفی بر پروژه می‌گذارند.

   

دکتر مانی الهی