عملیات کنترل سوابق ایزو یکی از مشکلاتی است که با بزرگتر شدن سازمان پیش می آید و زمان زیادی از وقت کارشناسان واحد QA(تضمین کیفیت) را می گیرد. در این مواقع احتمال بروز خطای انسانی افزایش می یابد. سیستم های مدیریت کیفیت به دلیل فرآیندهای تکرای و پیچیده، پرهزینه و زمانبر و وابستگی کامل آنها به نیروی انسانی، همواره مشکلاتی را برای سازمانها بوجود می آورند تا جایی که باعث به تاخیر افتادن فعالیتها، کاهش قدرت تصمیم گیری، شکایت مشتریان درون و برون سازمانی و به خطر افتادن وظیفه و هدف اصلی فعالیت شرکت ها می شود به طوری که پس از مدتی کارشناسان واحدهای مرتبط، فعالیت نظام مند را کنار گذاشته و به صورت نمادین و صوری به اجرای فعالیت های آن می پردازند و در نتیجه اثربخشی یک سیستم مدیریتی و کیفی کاهش می یابد.
برای رفع این قبیل مشکلات نرم افزار مدیریت اسناد تحت ویندوز یکپارچه، مدیریت اسناد را ساده تر می کند. کنترل نسخه، گردش کار سند، اسکن بدون کاغذ، مدیریت ایمیل و مکمل کاملی از ویژگی های کنترل اسناد در سیستم مدیریت اسناد موجود می باشد. نرم افزار مدیریت اسناد با گزینه های انعطاف پذیری برای کسب و کارها، گروه ها و سازمان ها با هر اندازه ای کاربردی هست.
پردازش سریع سند، از بین بردن خطاهای جایگزینی مراحل کاغذی با مسیریابی الکترونیکی، ویرایش، شیوه های اتوماتیک مدیریت اسناد از مزایای نرم افزار مدیریت اسناد تحت ویندوز می باشد.
تکنولوژی یکپارچه مدیریت و جستجوی اسناد، دسترسی به وب و امنیت قوی موجب بهبود همکاری، تصمیم گیری و کنترل اسناد به صورت موثر می شود.
سایر مزایای استفاده از این نرم افزار در شرکتها:
- کنترل سطح دسترسی کارکنان شرکت به اطلاعات
- اتوماسیون فرم ها مبتنی بر فرآیند
- امکان ردیابی مستندات و کنترل زمان ورود و خروج اسناد و سرعت پاسخگویی
- افزایش رضایتمندی درون و برون سازمانی
- کاهش کاغذ بازی و مصرف کاغذ
- ایجاد امنیت بهتر جهت حفظ سوابق و اطلاعات و جلوگیری از مفقود شدن اسناد
- کاهش خطای انسانی
- انعطاف پذیری بیشتر از طریق سهولت در انجام تغییرات
- نرم افزار دارای راهنمای فارسی میباشد که در هر صفحه قابل دسترسی بوده و با بیان ساده کاربران نرم افزار را راهنمایی می کند.
- کنترل ویرایش ها و نسخه های سیستم های کیفی
- سهولت در تحلیل و گزارشگیری
- دسترسی آسان
- ادغام با نرم افزارهای دیگر
- گردش کار از پیش تعریف شده
- سهولت در جستجو