یکی از حوزه‌های 10 گانه دانش در استاندارد PMBOK که در استاندارد مدیریت پروژه، ISO21500، از آنها به عنوان گروه‌های موضوعی یاد می‌شود، حوزه ارتباطات (Communication) است. طبق بند 4-2-3-11 استاندارد ISO21500، گروه موضوعی تدارکات شامل فرآیندهایی است که برای برنامه‌ریزی، مدیریت و توزیع اطلاعات مربوط به پروژه الزامی هستند.
جدول 1، فرآیندهای گروه موضوعی ارتباطات را در ارجاع متقابل به گروه‌های فرآيندی نشان می‌دهد.
جدول 1 - فرآيندهای گروه موضوعی ارتباطات در ارجاع متقابل به گروه‌های فرآيندی
گروه موضوعی |
گروه‌های فرآیندی |
||||
آغازین |
برنامه‌ریزی |
اجرا |
کنترل |
پایانی |
|
ارتباطات |
4-3-38 برنامه‌ریزی ارتباطات |
4-3-39 توزیع اطلاعات |
4-3-40 مدیریت ارتباطات |
||
در استاندارد مدیریت پروژه، ISO21500، در مجموع 24 بار از واژه ارتباطات استفاده شده است؛ از جمله در بندهای زیر:
4-3-3 تدوین برنامه‌های پروژه:
طبق استاندارد ISO21500، یکی از خروجی‌های اصلی فرآیند تدوین برنامه‌های پروژه، برنامه مدیریت پروژه است. به طور معمول، یکی از موضوعاتی که در برنامه مدیریت پروژه به آن پرداخته می‌شود، ارتباطات است.
4-3-20 مدیریت تیم پروژه:
منظور از فرآیند مدیریت تیم پروژه در ISO21500 عبارت است از بهینه‌سازی عملکرد تیم، ارایه بازخورد، حل مشکلات، تقویت ارتباطات و هماهنگی تغییرات، به منظور دستیابی به موفقیت پروژه.
4-3-38 برنامه‌ریزی ارتباطات:
منظور از فرآیند برنامه‌ریزی ارتباطات در ISO21500 عبارت است از تعیین نیازهای اطلاعاتی و ارتباطی ذی‌نفعان.
اگر چه پروژه‌ها نیازمند گردش اطلاعات پروژه اند، نیازهای اطلاعاتی و روش‌های توزیع متغیر هستند. از نظر استاندارد ISO21500، عوامل موفقیت پروژه عبارت اند از: شناسایی نیازهای اطلاعاتی ذی‌نفعان و نیازهای اطلاعاتی الزام‌آور، مانند مقررات یا قوانین دولتی، و تعیین یک ابزار مناسب برای برآورده ساختن این نیازها.
لازم به ذکر است که فاکتورهایی مانند پراکندگی جغرافیایی کارکنان، فرهنگ‌های مختلف و عوامل سازمانی ممکن است به طور قابل توجهی بر نیازهای ارتباطی تاثیر بگذارند.
بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند برنامه‌ریزی ارتباطات باید در اوایل برنامه‌ریزی پروژه، پس از شناسایی و تجزیه و تحلیل ذی‌نفعان، شروع شود، و باید به طور منظم مورد بررسی و تجدید نظر قرار گیرد تا بتواند اثربخشی پایدار در طول پروژه را تضمین کند. فرآیند برنامه‌ریزی ارتباطات نیازهای اطلاعاتی را مشخص می‌کند و باید توسط ذی‌نفعان ذی‌صلاح در سراسر پروژه به راحتی قابل دسترسی باشد.
طبق استاندارد ISO21500، خروجی اصلی فرآیند برنامه‌ریزی ارتباطات عبارت است از برنامه ارتباطات.
4-3-39 توزیع اطلاعات:
منظور از فرآیند توزیع اطلاعات در ISO21500 عبارت است از فراهم نمودن اطلاعات مورد نیاز برای ذی‌نفعان پروژه، همان گونه که توسط برنامه ارتباطات تعریف شده، و پاسخ به درخواست‌های ویژه غیرمترقبه برای اطلاعات.
یکی از نتایج این فرآیند ممکن است اصلاح، آماده‌سازی یا تاثیر بر خط مشی‌ها، روش‌های اجرایی و سایر اطلاعات سازمان باشد.
4-3-40 مدیریت ارتباطات
منظور از فرآیند مدیریت ارتباطات در ISO21500 این است که رضایت ذی‌نفعان پروژه از برآورده شدن نیازهای ارتباطی تضمین شود و هر زمان مشکلات ارتباطی بروز کرد، حل و فصل گردد.
از نظر استاندارد ISO21500، موفقیت یا شکست یک پروژه ممکن است به کیفیت برقراری ارتباط بین اعضای تیم‌های مختلف پروژه و ذی‌نفعان آن بستگی داشته باشد.
بر اساس استاندارد ISO21500، فرآیند مدیریت ارتباطات باید بر روی موارد زیر متمرکز باشد:
-
افزایش درک و همکاری میان ذی‌نفعان مختلف از طریق ارتباطات شایسته؛
-
فراهم کردن اطلاعات به‌موقع، دقیق و بی‌طرفانه؛
-
حل مشکلات ارتباطی برای به حداقل رساندن ریسک‌هایی که به واسطه مشکلات ناشناخته یا لاینحل ذی‌نفعان یا وجود سوء‌تفاهمات تاثیری منفی بر پروژه می‌گذارند.